Wachsende Konkurrenz im Wettbewerb hat den Lüdenscheider Leuchtenhersteller Hoffmeister Leuchten GmbH zur Rationalisierung im Bereich Administration veranlaßt. Das Ziel war, ein Bürokommunikations-System an die zentrale DV-Anlage anzubinden und die Dienste der Post zu nutzen.

Zusätzlich zu dem installierten Bull-System DPS 7000/340 kommt im Lüdenscheider Unternehmen eine Cyber 932 für CAD-Anwendungen sowie HP-Rechner für Lichtplanung, Lichtdaten-Verarbeitung und Lichtberechnungen zum Einsatz.

Die Bull-Anlage stellt die zentrale DV-Anlage dar. Darauf werden im wesentlichen die Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Auftragsabwicklung sowie Lagerbestands- und Personalwesen per Dialog abgewickelt. Schon sehr früh stellte sich heraus, daß durch die mangelnden Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen dem früheren Textverarbeitungs-System und der DV-Zentrale Engpässe und Datenredundanzen auftraten, die dazu führten, daß sich die Textverarbeitung nur in eingeschränktem Maße einsetzen ließ.

Die Anforderungen an das neue System

So beschloß man 1985, sich unter der Führung von Karl-Heinz Hering nach einem mehrplatzfähigen Bürokommunikations-System umzusehen. Die Realisation war nicht einfach, weit Heer Anforderungskatalog für das neue Bürokommunikations-System zahlreiche Leistungsmerkmale enthielt, die in den Jahren 1985/86 standardmäßig nur von wenigen Herstellern erbracht wurden. Folgende Optionen wurden gefordert:

- ein ausgeteiltes Textverarbeitungs-Programm,

- Rechenmöglichkeit im Text,

- Grafikfähigkeit,

- Kommunikation per Telex und Teletex,

- Anbindungsmöglichkeiten an die bestehende Bull-Anlage DPS 7 (später von DPS 7000/340 abgelöst),

- Datenaustausch-Möglichkeit zwischen den Systemen und

- quasi als Nebenprodukt die Ablösung der vorhandenen Datenerfassungs-Anlage durch das mehrplatzfähige BK-System.

Eine besondere Rolle spielte dabei die Kommunikationsmöglichkeit zum Host, da man über die neuen BK-Systeme künftig im Dialog auf die Datenbestände des Hosts zugreifen wollte.

Getestet wurde eine Reihe von BK-Systemen verschiedener Hersteller, deren Geräte sich weniger von den Hardwareleistungen, um so mehr jedoch hinsichtlich des Funktionsangebotes und der Preise unterschieden. Vor allem als es darum ging, sich schriftlich auf das Kriterium "Host-Kommunikationsmöglichkeit" festlegen zu lassen, mußte eine Vielzahl der Anbieter passen. Gemeinsam mit dem Vertriebspartner Markmann + Henning, erhielt die Egs GmbH den Zuschlag.

Auf der Hardwareseite bestehen die BK-Systeme aus intelligenten Halbseitenbeziehungsweise Ganzseiten-Bildschirm-Arbeitsplätzen, die über ein lokales Netz miteinander verbunden sind. Jede einzelne Arbeitsplatz verfügt neben Tastatur und Bildschirm über einen eigenen Rechner. Zusätzlich können an die Geräte Datenträger und Drucker angeschlossen werden. Die Arbeitsplätze sind je nach Aufgabenstellung und Leistungsanforderung mit Rechnern (8 bis 32 Bit), die über einen RAM-Speicher von 512 KB bis zu 8 MB verfügen, ausgestattet.

In großen Verbundsystemen arbeiten die 32-Bit-Rechner als Fileserver. Sie enthalten großvolumige Datenträger mit schnellen Zugriffsmethoden zur Optimierung der Plattenzugriffe und des Netzwerk-Verkehrs. Die Schnelligkeit und Sicherheit des Systems wird durch Techniken wie LAN Cache Memories noch gesteigert. Durch das lokale Netz, das nach dein Prinzip des Token-Bus mit einer Übertragungsgeschwindigkeit von 2,5 MB/s arbeitet, werden bis zu 225 Arbeitsplätze miteinander verbunden.

Jeder Anwender hat die Möglichkeit, Datenträger, beispielsweise eine Floppy-Disk mit 1,6 MB oder auch große Platten mit bis zu 660 MB, einzusetzen. Unabhängig davon, ob der einzelne Arbeitsplatz über einen eigenen Datenträger verfügt, kann er bis zu acht Datenträger adressieren. Auf diese Weise läßt sich die Speicherkapazität des Systems an die jeweilige Aufgabenstellung anpaßen.

Auch der Einsatz von unterschiedlichen Druckertypen kann, den Qualitätsansprüchen und organisatorischen Erfordernissen entsprechend ausgerichtet werden. Mit speziellen Grafik- und Arithmetikprozessoren sowie Kommunikations Gateways stehen dem BK-System weitere Hardware-Optionen zur Verfügung.

Zwei Ebenen für den Dialoganschluß

Im Mai 1986 wurden bei Hoffmeister Leuchten als Master. System ein Mini 85 S (512 KB RAM) mit Halbseiten-Bildschirm, 5?-Zoll-Floppy-Laufwerk (1,6 MB), Winchester-Festplatte im zweiten Gehäuse (85 MB), Streamer-Tape (55 KB), Grafikkarte, Maus und LAN-Interface installiert. Im April 1988 rüstete man die Mini 85 S auf eine Mini 170 S (4 MB, 32-Bit-CPU) mit Festplatte (170 MB) und Streamer-Tape (120 MB) auf.

Das Personalbüro setzt ein Halbseiten-System Mini 26 mit 512 KB RAM ein, das mit einem 5?-Zoll-Diskettenlaufwerk (1,6 MB), einer Winchester-Festplatte (26 MB) sowie einem LAN-Interface ausgestattet ist. In den anderen Abteilungen wurden insgesamt 26 Halbseiten-Textverarbeitungs-Systeme (512 KB bis 1 MB), LAN-Interface, ein 8-Zoll-Floppy-Laufwerk sowie vier Halbseiten-Mini-Systeme (je 512 KB) mit Grafikkarte, Maus und LAN-Interface installiert. Acht Matrix--Drucker, sieben Canon-Laser-Drucker A4, zwei Telex-Line-Adapter für Telex (TLA) sowie ein Teletex-Konzentrator mit 128 KB einschließlich Software runden die Hardwarepalette ab.

Auf der Softwareseite wurde darüber hinaus eine Dialoganbindung auf Basis der VIP-Prozedur zwischen dem Bürokommunikations-System und der Bull DPS 7000/340 realisiert. Spezielle VIP-Protokollkonverter sorgen dafür, daß alle Bildschirme dialogmäßig auf das Bull-System zugreifen können. Um es dem Bediener leicht zu machen, hat man eine beziehungsweise zwei der sieben Ebenen speziell für den Dialoganschluß reserviert. In gleicher Art können alle Monitore über eine VT100-Emulation die Daten des CDC-Systems abrufen. Ein spezielles Programm sorgt für die Übertragung der Projekt-Stücklisten aus der CDC-CAD-Anlage in das BK-System, das aus den Daten automatisch Projektangebote erstellt.

Außerdem installierte man eine relationale Datenbank, ein Textverarbeitungs-Programm, Grafik- und Statistiksoftware sowie Programme für den Datei-Transfer, für Telex und Teletex. Die Textverarbeitung "Egstra" stellt eine Vielzahl von BK-Softwarefunktionen zur Verfügung, wie ein integriertes Wörterbuch für die Überprüfung der Rechtschreibung und eine automatische Trennhilfe, frei generierbare Zeichensätze, wobei vier gleichzeitig zur Verfügung stehen, sowie die Erstellung automatisch sortierter und numerierter Inhaltsverzeichnisse aus einzelnen Dokumenten etc.

Hinter dem Begriff Bürodienste verbergen sich Anwendungen wie Dokumentenverwaltung und Archivierung für Text und Grafik, Volltext-Recherche, Wiedervorlage, Terminkalender, Telefon-Anbindung über Rufnummern-Geber für die automatische Telefonwahl aus der Adreßverwaltung etc.

Die Datenbank "Dorado" läßt sich mit der Textverarbeitung koppeln. Alle Auswertungen aus der Datenbank fließen zurück in die Textverarbeitung und können dort entsprechend bearbeitet und ausgedruckt werden. Darüber hinaus steht für die Illustration von Dokumenten eine hochauflösende Vektor-Grafik zur Verfügung.

Von besonderer Bedeutung ist die Kommunikation. Systemintern kommuniziert der Anwender über eine Mailbox. Neben der Großrechner-Anbindung, für die es eine Vielzahl von Protokollen und Emulationen gibt, lassen sich Postdienste wie Telex, Teletex, Datex-P nutzen.

Die gesamte BK-Software, die unter dem Mehrplatz-fähigen Betriebssystem Multi-DOS läuft, ist integriert und zudem mit einer einheitlichen Bedieneroberfläche ausgestattet. In den einzelnen Fachabteilungen profitieren die Mitarbeiter am meisten von der Einführung der BK-Systeme. So arbeiten die Abteilungen Verkauf und Lichtplanungen mit Datenbanken, die über 85000 Anschriften beinhalten. Außerdem sind unter anderem 8000 Textbausteine und 600 Schreibaufträge auf der Mini 170 S gespeichert.

Alle Abteilungen be- und verarbeiten heute Texte, erstellen Schreibaufträge, versenden Telex- und Teletex-Schreiben, verwalten Anschriften und mischen diese für Serienbriefe mit den Brieftexten. Ferner greifen sie im Dialog auf die Daten der DPS 7000/340 und der Cyber 932 zu. Dabei arbeitet jede Abteilung im Bereich der BK mit den zentral erfaßten und gespeicherten Texten und Bausteinen.

Die Abteilung Lichtplanung nimmt bei Hoffmeister eine Schlüsselstellung ein. Hier werden aus über 1000 Artikeln Projekt- und Angebotsausarbeitungen unter lichtplanerischen Aspekten für Architekten, Planungsbüros, den Großhandel etc. durchgeführt und Preise sowie Materiallisten zusammengestellt. Ursprünglich eine zeit- und schreibaufwendige Aufgabe, lassen sich heute durch Basic-Programme Preisberechnungen innerhalb der Textverarbeitung schnell durchfuhren.

Erheblich unterstützt wird auch die Exportabteilung und der Bereich Verkauf Inland. Früher wickelte man den gesamten Schriftverkehr mit Kunden und Händlern Über den Schreibdienst sehr zeitaufwendig ab. Mit Hilfe der BK-Systeme ließen sich diese Aufgaben wieder in die Fachabteilungen zurückverlagern. Allein für den Export wurden bisher 400 Katalogseiten sowie Briefe in sechs verschiedenen Sprachen auf elektronischem Wege abgespeichert. Dabei besteht die Möglichkeit, die Texte über ein elektronisches Wörterbuch auf korrekte Schreibweise zu überprüfen.

Vom Muster selbst kein Zugriff möglich

Das Personalbüro verfügt über eine Mini-26, von der sowohl auf den Bull-Rechner als auch auf die übrigen Egs-Systeme zugegriffen werden kann. Vom Master selbst ist aus Gründen des Datenschutzes jedoch kein Zugriff möglich. Die BK-Hauptanwendungen im Personalbereich sind Standardbriefe, wiederkehrende Bescheinigungen für das Finanzamt oder für Krankenkassen, Stellenbeschreibungen etc. Vorgesehen ist eine Verknüpfung zwischen Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen und den auf dem Host abgespeicherten Personaldaten.

Das BK-System arbeitet in bis zu sieben verschiedenen Ebenen pro Arbeitsplatz. Dadurch kann sich der Sachbearbeiter zu einer Personalakte (Ebene 1) die Stellenbeschreibung (Ebene 2) und zusätzliche Auskünfte (Ebene 3) auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Gleichzeitig ist beabsichtigt, eine freigegebene Stellenbeschreibung zusätzlich über den Master allen Hauptabteilungen zur Verfügung zu stellen.

Von der Flexibilität bei der Abwicklung von Standardaufgaben, der Möglichkeit der schnellen Bearbeitung abteilungsbezogener Daten, der Erstellung beliebiger Outputs für die Informationsbeschaffung, raschen Kommunikationsmöglichkeiten über Telex und Teletex etc. profitieren besonders die Fachabteilungen. Von entscheidender Bedeutung für die Akzeptanz des BK-Systems war das Schulungskonzept, das der Leuchten-Hersteller gemeinsam mit Markmann + Hennig entwickelt hat. Zwei Mitarbeiterinnen erhielten eine professionelle Einweisung und beantworten heute 99 Prozent aller Anfragen aus dem Haus hinsichtlich Systembedienung und Fehlerbeseitigung.

Darüber hinaus sind Datenbanken für immer wiederkehrende Katalogtexte, für Texte zu Bildpreislisten sowie für den Innen- und Außenleuchten-Katalog zu erstellen.

Karl-Heinz Hering ist DV-Leiter bei der Hoffmeister Leuchten GmbH & Co in Lüdenscheid.