MESCHEDE - Um die in vielen Kommunen erstrebte Integration von Text- und Datenverarbeitung zu verwirklichen, müssen sich die Mitarbeiter der Rechenzentren mit den Anwendern in der lokalen Verwaltung an einen Tisch setzen. Letztere bringen die textverarbeitungsspezifischen Kenntnisse mit, die an einem multifunktionalen Arbeitsplatz benötigt werden.
Die Kommunalverwaltungen haben in den 60er und 70er Jahren zur Realisierung der Datenverarbeitung Zweckverbände (Gebietsrechenzentren) gegründet. Eigene Rechenzentren werden lediglich von wenigen großen Kommunen (Großstädte) betrieben. Den Rechenzentren obliegt neben der technischen Abwicklung, der Planung der Datenverarbeitung, der Aufgabenanalyse und der organisatorisch-technischen Ablaufgestaltung die gesamte Programmentwicklung einschließlich deren Fortschreibung. Alle Aufgaben werden zentral im Rechenzentrum wahrgenommen. Die einzelnen Verbandsmitglieder sind durch Präsenz in Organen und Facharbeitskreisen am Verfahren beteiligt. Da allerdings die fachspezifischen Kenntnisse in der Vergangenheit fast ausschließlich bei den Rechenzentren vorhanden waren, bestimmte dies zwangsläufig den Grad der Einflußnahme. Gegenstand aller Betrachtungen war zu diesem Zeitpunkt die rein numerische Datenverarbeitung zur Lösung von Mengenproblemen.
Ende der 70er Jahre hat die technische Entwicklung die Textverarbeitung aus dem klassischen Schreibdienst zu konkurrierenden Systemen der Datenverarbeitung herangeführt. In diesem Bereich lagen die Kenntnisse und Erfahrungen ausschließlich bei den Kommunalverwaltungen, die sich mit dieser Technik auseinandergesetzt hatten. Mehrplatzfähige Systeme mit relativ großer Rechner- und Speicherkapazität sowie die durch den Personalcomputer-Einsatz geschaffenen Möglichkeiten führten zu Eigenentwicklungen in den Kommunalverwaltungen, die im Gegensatz zu den Entwicklungen durch die Rechenzentren schneller, individueller und somit anwenderfreundlicher realisiert wurden; aufgrund der fehlenden Koordination zwischen Rechenzentrum und Anwender allerdings auch zu Doppelerfassungen gleicher Daten führte. Daten, die bei den Rechenzentren gespeichert waren (zum Beispiel Adreßbestände) standen der Textverarbeitung nicht zur Verfügung.
Ergänzendes Wissen beider Partner
Diese Entwicklung hat zu Überlegungen geführt, wie die Bereiche Daten und Text gemeinsam, das heißt integriert genutzt werden können. In einem im Jahr 1982 begonnenen Pilotprojekt "Textverarbeitung mit Integration zur Datenverarbeitung", an dem sich neben der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland der Hochsauerlandkreis, der Märkische Kreis und die Stadt Arnsberg beteiligten, wurden erste positive Erfahrungen über die Integration der Text- und Datenverarbeitung gewonnen. Insbesondere hat dieses Projekt wesentlich zur Standortbestimmung beigetragen.
Die Integration der Text- und Datenverarbeitung setzt eine kooperative Gemeinschaftsarbeit zwischen Rechenzentrum und Anwenderverwaltung voraus. Nur ergänzendes Wissen beider Partner kann die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Die programmtechnischen Spezialkenntnisse der Datenverarbeitungsebene werden durch fachbezogene und organisatorische, die allgemeine Verwaltung betreffende und textverarbeitungsspezifische Kenntnisse vor Ort ergänzt.
Diese grundsätzliche Aussage zur Integration von Daten und Text führt zu Überlegungen, was beziehungsweise wie integriert werden soll. Leitgedanke aller Integrationsbemühungen muß die bedingungslose Unterstützung der beteiligten Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer täglichen Arbeit sein. Integration ist nur dann sinnvoll, wenn nicht das "elegante Verfahren", sondern vielmehr der Mensch die Normen setzt.
Das Spektrum der möglichen Integration von Text und Daten in der Kommunalverwaltung ist abhängig von der Größe der jeweiligen Verwaltung, der Aufgabenstellung, der personellen Ausstattung und der Leistungsfähigkeit (Angebotspalette, Netztopologie) des Rechenzentrums. Grundsätzlich bieten sich wegen der Aufgabenfülle und deren informationstechnischen Verknüpfung innerhalb der Verwaltung Möglichkeiten zur integrierten Verarbeitung. Folgende Beispiele mögen dies verdeutlichen:
In der Verwaltung werden an vielen Stellen Bescheide, Bescheinigungen oder Erlaubnisse erteilt, die gebührenpflichtig sind. Dies bedeutet, daß für den gleichen Adressaten ein Gebührenbescheid ausgestellt wird. Dieser Schriftverkehr wird unter Nutzung der Textverarbeitung als Ganzbrief mittels Textbaustein gefertigt. Die Kassendaten werden darüber hinaus nochmals im DV-Verfahren Kassenwesen erfaßt. Diese Doppelerfassung im Kassenwesen wird im Wege der Integration vermieden, indem die kassenrelevanten Daten automatisch über eine Zwischendatenbank vom Textsystem dem DV-Verfahren Kassenwesen zur Verfügung gestellt werden.
Insellösungen bei Bedarf
Ein weiteres Anwendungsgebiet stellt die Nutzung von Adreßbeständen zur Einfügung in Serien- oder Ganzbriefen dar. Dabei ist der Datentransfer sowohl vom Host zum Textsystem als auch umgekehrt möglich.
Integrierte Verfahren abstrakt betrachtet, bedeutet aufgrund ihrer erkennbaren Rationalität zunächst, daß hier eine optimale Lösung gelungen ist. Haben daneben Insellösungen keine Berechtigung mehr? Diese Frage muß unter Berücksichtigung verschiedener Aspekte beantwortet werden.
Grundsätzlich sollten Text und Daten immer dann integriert werden, wenn dies zur spürbaren Entlastung der Mitarbeiter führt und die Sensibilität der Daten und Texte dies nicht blockiert. Es ist durchaus denkbar, daß besondere Datenbestände bewußt nicht integriert werden. Darüber hinaus bieten sich nach wie vor für abgeschlossene Aufgabengebiete autonome Verfahren, das heißt Insellösungen an. Die Entscheidung, welche Form der Verarbeitung eingesetzt werden soll, ist gezielt für jeden Einzelfall zu treffen, wobei der Integration hohe Priorität eingeräumt werden sollte.
Multifunktionalität am Arbeitsplatz
Eng verknüpft mit den Integrationsbestrebungen ist der Wunsch nach dem multifunktionalen Arbeitsplatz. Wenn schon die Voraussetzungen zur Integration von Text und Daten geschaffen werden, sollte dann nicht auch eine Integration der Hardware in Form eines Bildschirms und einer Tastatur für alle Anwendungsbereiche stattfinden? Sicherlich ist dieses technisch für beide Bereiche gelöst. Problematischer wird es allerdings, wenn zusätzlich Bild und Sprache hinzukommen. Die Mehrfachbelegung von Tasten, die zwar teilweise über Schablonen erläutert wird, stellt besondere Anforderungen an das Bedienungspersonal. Insofern sind der hardwaremäßigen Integration (dem multifunktionalen Arbeitsplatz) Grenzen gesetzt.
Mit der Integration der Text- und Datenverarbeitung wird ein wesentlicher Schritt zur Bewältigung der Informationsflut in der öffentlichen Verwaltung vollzogen. Die Integrationsbemühungen werden aber langfristig nur dann zum Erfolg führen, wenn Rechenzentren und Kommunalverwaltungen kooperativ zusammenarbeiten.
Inwieweit sich künftig die heute erkennbare Aufgabenteilung bei der Integration von Text und Daten zwischen Rechenzentrum und Kommunalverwaltung weiter auf die Verwaltungsseite verlagert, ist im wesentlichen von der verfügbaren Technik und der Bereitschaft der Verwaltungen zur personellen Unterstützung abhängig und kann somit zum jetzigen Zeitpunkt nur spekulativ beantwortet werden.