IDC hat im August 2022 in Deutschland branchenübergreifend 300 Organisationen mit mehr als 100 Beschäftigten zum Thema Work Transformation befragt. IDC versteht unter Work Transformation die "Verschiebung des traditionellen Arbeitsplatzes hin zu einem Arbeitsplatz, der die Zusammenarbeit zwischen Menschen und Technologie fördert und eine vernetzte, sichere Umgebung unterstützt, die nicht an einen Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden ist".

"Auch wenn die Veränderung des Arbeitsplatzmodells in deutschen Unternehmen in vollem Gange ist, liegt noch viel Potenzial brach", beobachtet Sabrina Schmitt, Senior Consultant und Projektleiterin der Studie. Vor allem, was den Technologieeinsatz, die Verbesserung der Arbeitskultur und auch die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes an sich angeht, haben die Organisationen branchenübergreifend noch großen Nachholbedarf.

Hybride Arbeitsmodelle sind die Zukunft

Obwohl sich vor Beginn der Corona-Pandemie viele Unternehmen ortsunabhängiges Arbeiten kaum vorstellen konnten, ist die große Mehrheit laut IDC-Analyse inzwischen überzeugt: hybride Arbeitsmodelle sind die Zukunft. 62 Prozent der befragten Unternehmen planen künftig ein hybrides Arbeitsplatzmodell, also eine Mischung aus der Arbeit vor Ort und remote. Im Vergleich zur Vorjahresstudie zu diesem Thema ist das ein starker Anstieg, hier waren es lediglich 36 Prozent.

Allerdings ist parallel dazu auch der Anteil der Unternehmen gestiegen, deren Mitarbeiter komplett vor Ort arbeiten. "Wir sehen, dass die Unternehmen zwischenzeitlich einen klareren Blick auf die Dinge haben und heute punktuell anders entscheiden, als sie es noch vor zwölf Monaten geplant hatten", analysiert Studienleiterin Schmitt. Dennoch sei ein "deutlicher Trend" in Richtung Hybrid Work zu beobachten: "Unternehmen haben sich im letzten Jahr intensiv mit den unterschiedlichen Arbeitsplatzmodellen beschäftigt. Viele, die unsicher waren, wie ihr Arbeitsplatzmodell künftig aussehen könnte, haben sich nun mehrheitlich für einen hybriden Ansatz entschieden."

Budgetbeschränkungen bremsen New Work aus

Ortsunabhängiges Arbeiten ist ein integraler Bestandteil von Hybrid Work. Die Mehrheit der Unternehmen plant laut IDC künftig Remote Work anzubieten, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern (43 Prozent), und die bisher positiven Erfahrungen mit Remote Work fortzuschreiben (40 Prozent), aber auch um ganz pragmatisch Kosten einzusparen (38 Prozent). "Der Dreiklang aus Technologie, Arbeitskultur und der Gestaltung des Arbeitsplatzes an sich ist entscheidend", ist Schmitt überzeugt. Das eine funktioniere nicht ohne das andere.

Der Fakt, dass die Unternehmen mit der Veränderung ihrer Arbeitsplatzmodelle vorrangig Kosten sparen (28 Prozent) und die Produktivität steigern (27 Prozent), aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern (22 Prozent) wollen, zeigt deutlich, unter welchem zunehmenden Kostendruck die Unternehmen durch geopolitische Unsicherheiten, steigende Energiepreise, Inflation und den immer weiter steigenden Fachkräftemangel stehen.

Compliance-Themen werden unwichtiger

Gleiches wird bei den Herausforderungen, mit denen die Unternehmen bei der Umsetzung der Work Transformation zu kämpfen haben, deutlich. Denn neben dem Spagat zwischen Flexibilität und IT-Sicherheit (30 Prozent) bremsen vor allem Budgetbeschränkungen (28 Prozent) die Unternehmen aus. In Hinblick auf die IT sind es hohe Anschaffungskosten (22 Prozent) und Komplexität (21 Prozent). "Interessanterweise sehen wir, dass Bedenken in Bezug auf Datenschutz und Compliance (20 Prozent) und allgemeine Sicherheitsbedenken (20 Prozent) im Vergleich zum Vorjahr stark zurückgegangen sind und von den kostengetriebenen Herausforderungen überholt wurden", stellt IDC-Analystin Schmitt fest.

Die Studie zeigt, dass Unternehmen bereits diverse Investitionen in Collaboration und Kommunikation getätigt haben. Hierbei ging es zunächst um Basics wie Sicherheitssoftware (59 Prozent), Anwendungen für Audio- und Videokonferenzen (58 Prozent), die entsprechende Hardware wie etwa Bildschirme und Tastaturen (54 Prozent), Collaboration Tools (53 Prozent) und Fernzugriffslösungen (53 Prozent). Auf der Planungsagenda für die nächsten ein bis zwei Jahre stehen nun primär Anwendungen, die einen Schritt weiter gehen wie Compliance-, Cloud- und Content-Sharing-Lösungen.

Der Einsatz von Tools ist nicht ausreichend, das bestätigen auch die befragten Unternehmen. Die Digitalisierung von Prozessen und Workflows sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Geräte und Anwendungen sind für jeweils knapp ein Viertel der Befragten erfolgskritisch für die hybride Zusammenarbeit - ebenso eine bessere Vernetzungsmöglichkeit über Plattformen sowie hohe Sicherheitsstandards.

Für 78 Prozent der Befragten hängt eine erfolgreiche Arbeitsplatz-Transformation stark bis sehr stark vom Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens ab. In Bezug auf papierbasierte Prozesse werden in den Unternehmen bereits heute 63 Prozent aller Prozesse und Workflows in elektronischer Form ausgeführt.

Mit Schulungen Mitarbeiter halten

Das sind immerhin fünf Prozent mehr als es noch vor einem Jahr der Fall war, in den kommenden ein bis zwei Jahren sollen sogar 75 Prozent aller papierbasierter Prozesse digital ablaufen. Mit Document-Management- (47 Prozent) und E-Signature-Lösungen (40 Prozent) sowie künftig auch Enterprise-Content-Management- (38 Prozent) und KI-gestützten Lösungen und Chatbots (jeweils 37 Prozent) wollen die Unternehmen Aufgaben und Prozesse automatisieren.

Die Veränderungen am Arbeitsmarkt und vor allem der akute Fachkräftemangel bringen die Unternehmen zunehmend in Bedrängnis, sie müssen aktiv werden, um Mitarbeitende an sich zu binden und neue Talente zu gewinnen. Die Befragten setzen daher auf Weiterbildungen und Schulungen, Zufriedenheitsanalysen (je 78 Prozent) sowie Recruitment- und Talent-Management-Plattformen (74 Prozent) und stellen somit die Mitarbeitenden und deren Zufriedenheit mehr und mehr in den Fokus.

Feedback via Mitarbeiterbefragungen

Besonders bei der Veränderung von Arbeitsplatzmodellen oder dem Einsatz neuer Technologien, sei es laut IDC wichtig, die Mitarbeitenden zu informieren und für den Nutzen zu sensibilisieren. 59 Prozent der befragten Unternehmen messen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden - am häufigsten über Mitarbeiterbefragungen.

"Aber nicht nur die Zufriedenheit, auch die Produktivität und Loyalität der Mitarbeiter gewinnt für die Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Ein Großteil macht daran den Erfolg der Arbeitsplatzveränderungen fest. Insgesamt sind Parameter wie Kundenbindung oder Rentabilität etwas in den Hintergrund gerückt und spielen aktuell eine deutlich geringere Rolle in diesem Kontext.

"Herausfordernd ist der steigende Kostendruck, dem sich die Unternehmen stellen müssen, aber auf lange Sicht überwiegt eindeutig der Nutzen einer umfassenden Work Transformation", ist Schmitt überzeugt. "Wir sehen eine gute Dynamik, bereits heute sind einige Technologien und Lösungen für die Zusammenarbeit, Kommunikation, Automatisierung, Digitalisierung sowie Sicherheit implementiert, und in den nächsten Monaten geplant."