Dass die richtige IT ein Grundbaustein für jeden Digitalisierungserfolg ist, erkennen nun zunehmend auch Familienunternehmen und Filialbetriebe. Diese und viele weitere kleine und mittelständische Unternehmen spüren den Handlungsdruck, ihre Technologie-Landschaft anzupassen, um mit der Innovationsfrequenz am Markt mithalten und im Wettbewerb bestehen zu können.

Eine wesentliche Komponente ist der digitale Arbeitsplatz. Durch die Bereitstellung einer Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation können neue Potenziale in Sachen Geschwindigkeit und Produktivität bzw. innovative Geschäftsideen entfaltet werden.

Der Aufbau und die Umsetzung einer solchen Arbeitsplatz- und Collaboration-Plattform basieren grundsätzlich auf einem umfangreichen, durchgängigen Architekturmodell, bestehend aus Backend, Management, Plattform, Endgeräten und Anwendungen. Dabei ist die richtige Zusammensetzung der einzelnen Bausteine des digitalen Arbeitsplatzes erfolgsentscheidend. Es gibt viele Kombinations- und Gestaltungsmöglichkeiten.

Insbesondere für ein Einsteiger-Szenario können weite Teile der Backend-, Management- und Plattform-Ebene als Standard-Service vom Anbieter bezogen werden und müssen somit nicht selbst ausgewählt und integriert werden. Erst acht Prozent der Mittelständler haben schon heute einen digitalen Arbeitsplatz der nächsten Generation etabliert, doch weitere 59 Prozent wollen in den kommenden 24 Monaten gleichziehen.

Neben den positiven Aspekten, die ein digitaler Arbeitsplatz ermöglichen kann, legen die Unternehmen bei der Auswahl der Technologien jedoch ebenso Wert auf die Einhaltung von Datenschutz (60 Prozent) und Sicherheit (58 Prozent) und wünschen sich neben Produktivität (47 Prozent), dass die Lösung kosteneffizient (34 Prozent) und benutzerfreundlich (33 Prozent) ist.

Dienstleister und Provider, die als Partner der Software- und Technologie-Anbieter auftreten, können dabei helfen, den Unternehmen passende Lösungen und Lösungswege an die Hand zu geben. Anhand des Beispiels von MACMA, einem mittelständischen, weltweit tätigen Werbeartikelhändler aus Nürnberg, wird in der Studie eine solche Transformation veranschaulicht. Dabei wird illustriert, welche Ansprüche und Ziele ein solches Projekt treiben und welche Ergebnisse durch die Umsetzung eines Digital-Workplace-Projektes erzielt werden können.

Digitale Arbeitsplatzgestaltung en detail

Heutzutage gehören Smartphones zur Grundausstattung der meisten Menschen. In Deutschland gibt es im Jahr 2018 laut einer Prognose des BITKOM rund 57 Millionen Smartphone-Nutzer. Somit sind die Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten sehr vertraut mit dieser Technologie. Die Unternehmen, die bislang noch nicht diese Standards für ihr Geschäft einsetzen, laufen Gefahr, durch die Innovation und zukünftige Entwicklung überholt zu werden. Durch die zunehmende Nutzung von mobilen Endgeräten im Alltag werden neue Kommunikationsstandards, aber auch Verhaltensweisen und Wünsche in den Arbeitsalltag getragen. Mit der veränderten Nutzung der Endgeräte im Unternehmen wandelt sich auch die Nutzung der Anwendungen.

Das Smartphone als Tor in die digitale Welt

Gehörten lange Zeit Drucker, PC, Telefon und Fax zu den unbedingt notwendigen Geräten eines jeden Büro-Arbeitsplatzes, sind es in Zukunft vor allem mobile Endgeräte, auf die keiner verzichten möchte. Dies gilt auch für die Arbeitsplätze von kleinen Unternehmen, die technologisch aufschließen und die Vorteile schnellerer Reaktionen gegenüber Kunden und Lieferanten, weniger Papier und besserer digitaler Arbeitsumgebungen nutzen können.

So gehören schon heute Smartphones bei 62 Prozent und zukünftig bei 67 Prozent zur Grundausstattung des digitalen Arbeitsplatzes in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Auch Tablets sind in Zukunft bei mehr als der Hälfte (53 Prozent) aller Unternehmen eine wesentliche Komponente der Arbeitsplatzausstattung. Das klassische Telefon verliert zwar seine Spitzenposition, bleibt aber, genauso wie der PC, auch weiterhin im Amt.

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen sorgen mobile Endgeräte wie Smartphones aber auch für Bedenken, dass sich Prozesse und Strukturen zugunsten der neu gewonnenen Mobilität aufweichen könnten. Umso wichtiger ist es, dass die ausgesuchten Lösungen und Systeme an die bestehende Prozesse und Strukturen angepasst werden.

Lang lebe die E-Mail!

Auch die Art der Kommunikation hat sich im Zuge der Digitalisierung stark verändert und die Themen Kommunikation und Kollaboration einhergehend mit neuen Kanälen und kulturellen Verhaltensweisen in den Mittelpunkt gerückt.

Zwar behält die E-Mail bei 70 Prozent der Unternehmen den Status als wesentliches Kommunikationsmedium am Arbeitsplatz und hat nach wie vor eine große Bandbreite an Einsatzszenarien, dennoch ist sie kein Collaboration Tool. Daher sind neue Anwendungen und Technologien, die speziell für die höchsten Ansprüche des digitalen Kundenkontakts und der Zusammenarbeit entwickelt wurden, zukünftig sehr gefragt, sodass der Anteil der Web- und Video-Konferenz-Funktionen oder auch Chat-Plattformen ansteigen wird.

Ähnlich wie die E-Mail sind auch Office-Anwendungen vertraut und haben sich fest im Arbeitsalltag etabliert. Daher bleiben sie auch Maß der Dinge für technologiebasierte Arbeit und Kommunikation bei mehr als der Hälfte der Unternehmen. Diese wandeln sich in ihrem Charakter zunehmend, wie Microsoft mit der Entwicklung der Office Suite in Richtung Office 365 beweist. Die Notwendigkeit des Einsatzes einer solchen Suite verstärkt sich, sodass immer weniger Unternehmen vor der stärkeren Cloud- und Collaboration-Ausrichtung zurückschrecken.

Wichtig ist, sich bei E-Mail- und Office-Anwendungen nicht nur auf die bestehende Ausstattung zu verlassen. Mit den neuen Cloud-basierten Lösungen können die mobile Arbeit und die Vielzahl der Anwendungen im Technologie-Mix einfacher abgebildet werden als mit Altsystemen, die viele dieser Funktionen und Möglichkeiten nicht bieten.

KMUs und Mittelständler stellen sich die Frage, wie sie ihre Arbeitsplatzarchitektur neu ausrichten sollen. Insbesondere Kleinunternehmen, die bislang nur wenig Berührungspunkte mit digitalen Lösungen hatten oder der Mittelstand, der eine höhere Komplexität bei der Vernetzung der Anwendungen und Technologien bewältigen muss, stehen bei neuen digitalen Arbeitsplatzkonzepten vor einer großen Herausforderung. Darüber hinaus hat die europäische Datenschutzverordnung (DSGVO) Unklarheiten aufgeworfen und Unsicherheit bei den Verantwortlichen ausgelöst. Der Weg zur vernetzten Arbeit und den daraus resultierenden Vorteilen ist jedoch vielerorts gar nicht so weit.

Lösungsansätze und fundierte Einblicke in die Art und Weise, wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland ihren digitalen Arbeitsplatz zukünftig gestalten, liefert Ihnen die Studie “Digitale Arbeitsplatzgestaltung - Hub für vernetztes Arbeiten”. Die Studie wurde von Crisp Research im Auftrag der Telekom Deutschland GmbH erstellt und aggregiert die Einschätzungen und Planungen von rund 400 IT- und Unternehmens-Entscheidern aus Unternehmen verschiedener Branchen und Größenklassen. Neben den empirischen Ergebnissen gibt die Studie Einblicke in die konkrete Einführung und Ausgestaltung eines Digital Workplace-Projektes, wie es auch die Telekom am Beispiel des mittelständischen Werbeartikelhändlers MACMA darstellt.