Viele Unternehmen haben zu viel Arbeit für zu wenig Mitarbeiter. Um hierauf zu reagieren, können Arbeitgeber zwei Dinge tun: Sie kaufen die Experten auf dem Markt ein, was zum einen schwierig und zum anderen richtig teuer ist. Oder: Sie entwickeln ihre Mitarbeiter - rechtzeitig, kontinuierlich und bedarfsoptimiert. Hierfür bieten Informationen aus der skillbasierten Ressourcenplanung gute Orientierung, da sie den aktuellen Skill-Bestand des gesamten Unternehmens und mögliche Bedarfslücken offenlegen.

Wichtig für eine erfolgreiche Projektplanung ist nach wie vor: Wer macht was wann? Diesen Ansatz erweitert Thomas Schlereth, Geschäftsführer von Can do, zunächst um die skillbasierte Komponente "Wer kann was?". Sie nimmt die Fähigkeiten und Stärken des Teams bei der Kapazitätsplanung in Augenschein und ermöglicht, die im Unternehmen benötigten Skills frühzeitig gezielt aufzubauen. "Es ist wichtig, den Skill-Bedarf eines Projekts mit Hilfe einer verknüpften Planung von Verfügbarkeiten und Skills rechtzeitig vorherzusehen", erläutert Schlereth. Getreu dem Motto "Warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute liegt so nah" bilden Unternehmen in diesem Fall ihre eigenen Leute bedarfsoptimiert fort und können die Anforderungen entsprechend bedienen. Vorläufiger Nachteil: Die Komplexität der Planung steigt!

Künstliche Intelligenz verringert die Komplexität

Schlereth ist überzeugt, dass KI die Planung strategisch und operativ unterstützt. Sie entlastet alle Beteiligten und reduziert die Komplexität auf ein handhabbares Maß. Beispielsweise ist der Mitarbeiter oft durch kleinteilige Prozesse und hohe Geschwindigkeit überfordert. Fehler und Überlastung sind häufige Folge. Hier ermöglicht KI mit Apps zur mobilen Zeiterfassung und KI-basierten Vorschlägen zur optimierten Arbeitszeitplanung eine strukturierte Arbeitsweise. Die Hürden für Routinetätigkeiten lassen sich so auf ein Minimum senken - oder ganz von der KI übernehmen. Diese Entwicklung wirkt sich positiv auf die Datenqualität aus, denn je mehr Daten beispielsweise bei der Zeiterfassung zurückgemeldet werden, desto besser können der Projektfortschritt beurteilt und die Planung angepasst werden.

Mit Informationen, die auf einer Vielzahl von Daten basieren, zeigt KI dem mittleren Management, wo Handlungsbedarf in einem Projekt ist. Die Tipps reichen von "Sofort eingreifen" bis "Ignorieren" und erlauben schnelle Reaktionszeiten. In der Folge entstehen zeitliche Freiräume, die eine aktive Gestaltung von Themen und die Mitarbeit in Projekten ermöglichen. Auch die Geschäftsleitung profitiert von KI: sie trifft Entscheidungen auf Basis eines KI-gestützten Berichtswesens mit hoher Datenqualität - natürlich in Echtzeit. Wenn Unternehmen das KI-Potenzial ausreizen wollen, brauchen sie aus Sicht von Schlereth Lösungen, mit denen der Schritt von statischen hin zu dynamischen Kontexten gelingt.