Über die XML-Integration auf Basis von Microsofts "Biztalk" hat der Hersteller nach eigenen Angaben ein plattformübergreifendes und Web-fähiges Workflow-Management seiner Keyflow-4.1-Produktreihe erreicht. Die Einsatzmöglichkeiten der Messaging-basierten Workflow-Funktionen sind damit nicht mehr nur auf Windows- und Exchange-Umgebungen beschränkt, sondern lassen sich zum Beispiel auch in Verbindung mit XML-fähigen Warenwirtschaftssystemen anderer Plattformen nutzen.

Keyflow wird mit einer Reihe vorgefertigter XML-basierter Formulare ausgeliefert, die über denselben Funktionsumfang verfügen wie die bislang genutzten Outlook-Formulare. Zur weitergehenden Gestaltung - etwa die Integration von Firmenlogos oder unternehmensspezifische Formatierungen - steht optional ein Design-Tool bereit. Alle XML-basierten Formulare können innerhalb des Workflows genutzt werden und benötigen lediglich einen SMTP- oder POP-3-Mail-Client. Zudem ermöglicht die Keyflow-Technik, über Java-Skripte "intelligente" Formulare mit Prüfungs-, Berechnungs- und Validierungsoptionen zu erstellen. Voraussetzung am Client ist ein XML- und Java-Skript-fähiger Browser.

Leichtes Rollenspiel auf Basis von XMLÜber die in Biztalk beschriebenen DTDs (Document Type Definitions) beherrscht Keyflow jetzt auch den Austausch von Rollendefinitionen mit anderen XML-fähigen Programmen. Auf diese Weise wird die Pflege einer Rolle innerhalb des Workflows deutlich vereinfacht. Beispiel: Die Position des Vertriebsleiters ist im Workflow-Schema nur noch bedingt an eine bestimmte Person gekoppelt, so dass bei deren Abwesenheit ohne großen Aufwand jemand anderes eingetragen werden kann. Da auch andere Biztalk-orientierte Programme wie R/3 dieses Rollenschema beherrschen, ist laut Hersteller eine schnelle Verknüpfung mit diesen Fähigkeiten möglich.