In einigen Teilen der Anwendungslandschaft laufen noch selbst entwickelte Altapplikationen, die mit aktuellen Betriebssystemen oder Datenbanken nicht kompatibel sind. Das muss laut Baars vorerst so bleiben. Das Team prüft, ob die Altsysteme durch Software-as-a-Service-Angebote ersetzt oder in der SAP-Suite untergebracht werden können. Wenn beides nicht möglich ist, müsse die jeweilige Anwendung in einer modernen Entwicklungsumgebung neu gebaut werden, so Baars.

"Mit dem Wechsel zu Azure haben wir uns genügend Luft verschafft, um das auch mit knappen Ressourcen zu stemmen," sagt der IT-Manager. Sein Nachfolger Ziegler ergänzt: "Wir arbeiten neben der Migration auch an einigen Digitalisierungsprojekten und unterstützen das Business bei Transaktionen im Bereich Merger and ­Acquisitions sowie bei Carve-outs. Trotz der Vielzahl der Aufgaben haben wir es geschafft, mittlerweile etwa 50 Prozent der Anwendungen zu restrukturieren und auf den neuesten Stand zu bringen."

Neuer Partner und Insourcing

Um die neue Infrastruktur zu hosten, entschied sich Baars nach einer Ausschreibung für die COC AG. Der Burghausener Dienstleister betreibt für Xella die heute konsolidierte Citrix-Farm, die Microsoft Azure Cloud sowie sämtliche Office-365-Services. "Wir haben uns bewusst für einen Partner auf Augenhöhe entschieden", erläutert Baars. "Bei dem damaligen Dienstleister lagen wir bezüglich der Priorität irgendwo auf Platz 967, bei COC sind wir unter den Top Drei."

Zusätzlich hat der CIO die IT-Aufbauorganisation für die Infrastruktur so gestaltet, dass der neue Provider strategisch, taktisch und operativ gesteuert werden kann. Damit soll sichergestellt werden, dass sich das Unternehmen aus eigener Kraft weiterentwickelt.

Wichtige Services für interne Kunden holte Baars zurück ins Unternehmen. Probleme wie das über acht Monate unbearbeitete Ticket wollte er unbedingt vermeiden. Helpdesk, Nutzer-Services und die Betreuung für Windows 10 liegen nun in der Verantwortung der Xella-IT. "Dadurch hat sich das interne Image der IT deutlich verbessert", erklärt Ziegler. Die Kollegen sind vor Ort und können schnell und persönlich helfen."

Auf dem Weg zu S/4 Hana

Bereits vor Baars Antritt als CIO hatte die Xella Gruppe 2014 entscheiden, die 22 Landesgesellschaften, die alle separate SAP-Lösungen einsetzten, auf ein globales SAP-ERP-System umzustellen. Bereits 2016 waren acht Länderorganisationen migriert, bis 2020 gliederte das IT-Team die restlichen 14 Märkte ein. Zeitgleich sollten die Release-Stände aktualisiert werden. Ab September 2017 migrierte das Unternehmen die gesamte SAP-Landschaft schrittweise auf die Hana-Plattform. Seit April 2020 arbeiten alle Regionen bis auf Russland auf SAP ERP ECC 6.0. Der weitere Schritt in Richtung S/4 Hana ist geplant.

Digitalisierung mit Hybris

Schon 2016 hatte Baars beschlossen, auch die kundenseitigen Prozesse auf Vordermann zu bringen. Das Unternehmen wollte möglichst früh mit Kunden in Kontakt treten, um diese in Produktentscheidungen etwa für Baustoffe einzubeziehen. Dazu musste die gesamte Prozesskette digitalisiert werden.