ABB AG erkennt und bearbeitet Dokumente automatisch

Keine Rechnung bleibt liegen

14.09.2001

Drei zu eins

Aufgrund des erhöhten Datenvolumens erhöhte man die Server-Kapazität, aber auch hier blieben die nötigen Investitionen niedrig. Jetzt stehen drei Server - davon zwei Erkennungs- und ein Fuzzy-Logic-Server - für die Dokumentenanalyse- und -abgleicharbeiten in der Abteilung. Ein Scanner widmet sich aus Sicherheitsgründen nur dem Backup-Geschäft. Die derzeit nötigen Archivsysteme waren bereits angeschafft, müssen aber mit der Datenmenge mitwachsen. Als Faustregel gilt hier ein Archivsystem für drei SAP-Systeme.

Das Herzstück des IVS läuft in den Erkennungsservern, die so genannte "Invoice Verification Solution". Index- und buchungsrelevante Informationen, ganz gleich ob sie auf Papier, Fax oder künftig vielleicht als Mail eingehen, lassen sich durch die Software zur Zeichenerkennung und Dokumentenanalyse extrahieren und prüfen. Dabei erkennt Forms Rec Aida for Invoices selbständig den Lieferanten, prüft die Adressen des Rechnungsstellers, die Rechnungsanschrift und Lieferadresse, kontrolliert die Beträge sowie die Zahlungskonditionen, ergänzt fehlende Daten wie etwa Mehrwertsteuersummen, bildet Kontrollsummen und übernimmt sowohl komplexe Plausibilitätskontrollen als auch Datenbankabgleiche.

Das Programm erfasst die Kopfdaten, also die Rechnungs-, Lieferschein- und Bestellnummern und das Rechnungsdatum, erkennt Tabellen mit Einzelpositionen - unterstützt durch fehlertoleranten Datenabgleich mit Bestelldaten oder Artikellisten - und verarbeitet auch mehrseitige Rechnungen. Schließlich lassen sich die Daten in jedem beliebigen Datenformat weitergeben. Ein in der Software integrierter Selbstlernmechanismus hilft dabei, dass sich die automatische Identifizierung von Belegen ständig verbessert. Das Tool erkennt die unterschiedlichsten Rechnungsformulare, Schreibweisen für Datum und Adressen, unterschiedliche Währungen und Steuersätze sowie Zahlungsbedingungen. Derzeit liegt die Felderkennungsrate bei über 70 Prozent, die der Belege bei 50 Prozent. Das entlastet die Sachbearbeiter in der Rechnungsprüfung von eintönigen Eingabearbeiten. Für etwaige Nacharbeiten steht eine Korrekturoberfläche zur Verfügung.

Wer soll was bezahlen?

Konzernintern mussten für die neue Rechnungsbearbeitung einige Vorbereitungen getroffen werden. So galt es, den Rechnungseingang aller ABB-Gesellschaften und 35 Rechnungsstellen einheitlich und zentral nach Mannheim ins Group Services Center Germany zu verlegen. Die für den Datenabgleich beim Bearbeiten der Rechnungen nötigen Referenzdaten lassen sich von den SAP-Systemen der beteiligten Gesellschaften auf die Mannheimer Systeme herunterladen.