Dabei ginge es sogar noch schneller, hätte sich ABB nicht vorgenommen, alle bearbeiteten Rechnungen hundertprozentig prüfen zu wollen: "Wir checken alle Belege, auch die Rechnungen, welche die Software als durchgehend richtig erkannt wertet. Das ist unser Qualitätsanspruch." Neben kürzeren Prozessen und finanziellen Einsparungen nennt Fangmann deutlich mehr Transparenz in den Abläufen als weiteren Vorteil: "Wir wissen nun jederzeit, in welchem Status welche Rechnung ist. Durch den Workflow sind wir in der Lage, jedes Skonto zu nutzen, weil beispielsweise durch die Vertreterregelung keine Rechnung wegen Urlaubs des Bearbeiters auf dessen Schreibtisch liegen bleibt", erklärt Fangmann.
Der Prozess der automatischen Rechnungserkennung selbst läuft in mehreren Teilschritten ab. Nach dem Scannen, Erkennen (Kopf- und Positionsdaten), Analysieren und Klassifizieren nach buchhalterisch gängigen Entscheidungs- und Ordnungskriterien werden die Daten an den SAP-Workflow übergeben. Daraus werden sie im Archiv (Ixos) abgelegt und im SAP-System gebucht.
Derzeit verarbeitet das Mannheimer System zirka 1000 Rechnungen pro Tag, in der endgültigen Ausbaustufe für Deutschland - laut Plan erstes Quartal 2002 - sollen es mindestens 4000 sein. Das ist dann der gesamte Rechnungseingang der deutschen k
ABB AG, nicht aber eine technische Grenze. Die liegt deutlich höher: "Durchsatzzahlen von 20 000 verarbeiteten Belegen und mehr pro Tag sind möglich.", so Fangmann.
Was früher aufwändig, personal- und kostenintensiv war, läuft jetzt zentral und weitgehend automatisiert ab. Entsprechend hoch ist deshalb das Einsparungspotenzial pro Rechnungsbuchung - bei etwa 1,2 Millionen Rechnungen pro Jahr ein durchschlagendes Argument und eine gute Empfehlung für alle ABB-Standorte und -Gesellschaften. Nicht nur der Durchsatz, sondern auch die Qualität der Bearbeitung hat sich entscheidend verbessert. Dank vollautomatischer Erfassung und automatisierter Prüfung der eingehenden Rechnungen gehören Probleme wie Sortierfehler in der Poststelle, Erfassen durch qualifizierte Rechnungsprüfer, fehlerhaftes Erfassen oder fehlende Rechnungspositionen ebenso der Vergangenheit an wie die visuelle Prüfung der Einzelpositionen und die Rechnungsfreigabe, etwa wenn erst mit Fachabteilungen Rücksprache gehalten werden muss.
Die Hardwareinvestitionen spielen im Projekt eine eher untergeordnete Rolle. Seitens der Sachbearbeiter läuft die Anwendung auf den Standard-Arbeitsplatz-PCs von ABB, (Mindestanforderungen Pentium-Prozessor mit 500 MHz, 128 MB Arbeitsspeicher). Zusätzliche, über die normale Ausstattung hinausreichende Hardwarekäufe seien nicht nötig, wie Projektleiter Fangmann betont. Die Lösung fügt sich nahtlos in die vorhandene Ixos- und SAP-Umgebung ein. Offene, standardisierte Schnittstellen leiten die Daten an beliebige Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme weiter.