Seit dem 1. Januar 2002 dürfen Finanzbeamte die digital erstellten Daten der Buchführung eines steuerpflichtigen Unternehmens auch per Datenzugriff prüfen. Die Finanzverwaltung hat dazu die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) erstellt, die Anwendungsregelungen zur Umsetzung der neuen Abgabenordnung enthalten. Paragraf 147 Absatz 6 der AO regelt "den Umfang und die Ausübung des Rechts". Danach sind die Daten, die für die Besteuerung wichtig sind, für den Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Dazu zählen neben den Informationen aus der Buchhaltung aber auch andere digitale Dokumente, beispielsweise Bestellungen per E-Mails, sofern sie steuerlich relevant sind. Zu beachten ist dabei, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBs) einzuhalten sind, die unter anderem eine revisionssichere Verwahrung fordern.
Gesetz verschieden interpretiert
Die unterschiedlichen Interpretationen von Gesetz und Grundsätzen sorgten in der Vergangenheit für Verwirrung bei den Steuerpflichtigen. Hersteller von Worm-Archiven (Worm = Write once read many) nutzten die Neuregelung, um Kunden zu fangen, Lieferanten von optischen Speichern lockten damit, dass mit ihren Produkten die Forderungen der Finanzbehörden einfach und kostengünstig zu erfüllen seien. Dabei liegt der kritische Punkt nicht in der Art und Weise, wie archiviert wird, sondern darin, welche Daten steuerlich relevant sind, also welche Unter-, Neben- und Vorsysteme der Steuerpflichtige - neben den reinen Buchhaltungsinformationen - für die Prüfer einsehbar machen muss und in welcher Weise der Zugriff erfolgen kann.
Die Finanzbehörden sehen in den GDPdU drei Arten von Zugriffsmechanismen vor. "Z1" definiert den "unmittelbaren Zugriff". Dabei wird dem Steuerprüfer ein Arbeitsplatz im Unternehmen eingerichtet, und er kann die Software - beispielsweise SAP-Programme - des Steuerpflichtigen nutzen. Bei kleineren Betrieben, deren Buchhaltungsprogramm auf einem Einzelplatzsystem installiert ist, erfolgt der "mittelbare Zugriff", auch "Z2" genannt. Das Unternehmen zeigt dem Prüfer die gewünschten Dateien vor Ort oder exportiert sie für ihn. Beim Zugriff nach "Z3" ("Datenträgerüberlassung") erhält der Finanzbeamte einen Datenträger, in der Regel eine CD oder DVD, die die steuerrelevanten Informationen enthält. Die Finanzverwaltung prüft die Datenträger mit der Prüfsoftware "Idea" der Firma Audicon in Stuttgart (www.audicon.net). Sie ist auf den Notebooks der Finanzbeamten installiert und beherrscht eine Vielzahl von Dateiformaten.
Für kleinere Unternehmen ändert sich durch die neue Abgabenordnung nach Meinung von Bernhard Zöller, Chef des Sulzbacher Mangement- und Beratungshauses Zöller & Partner, recht wenig: "Neu ist, dass die Archivierung der elektronischen Daten über die Dauer der Aufbewahrungspflicht erfolgen muss. Das bedeutet zunächst nur eine Vergrößerung des Plattenplatzes." Auch bestehe keine erweiterte Sorgfaltspflicht, denn die steuerlich relevanten Informationen mussten schon immer revisionssicher, also nicht veränderbar, aufbewahrt werden. In der Regel leistet das die Software für die Finanzbuchhaltung, die es unmöglich macht, etwa einzelne Buchungssätze zu manipulieren.
Wo die Daten abgelegt werden, interessiert den Gesetzgeber nicht. In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (Gobs) von 1995 steht, dass die Ablage auf Diskette, Magnetplatte, Magnetband oder anderen elektronischen Speichern erfolgen kann - man hatte einkalkuliert, dass neue Speichertechniken kommen würden. Zugelassen ist somit alles, was im Rahmen eines Gesamtkonzepts zu einer Gob-konformen und damit revisionssicheren Speicherung führt. Das Gesetz verlangt also nicht - entgegen der Darstellung einiger Hersteller - die Daten auf Worm-Speichern abzulegen.
Im Gegenteil: Worm-Verfahren sind gar nicht so revisionssicher, wie oft proklamiert wird. Durch das Erzeugen von geänderten Kopien lassen sich Daten durchaus manipulieren. Bei neuen Speicherverfahren auf Basis von Festplatten ist das dank ausgeklügelter Software nicht möglich. Speichersysteme wie "Nearstore" von Network Appliance oder "Centera" von EMC erfüllen diese Forderungen. Thomas Ehring, Geschäftsführer des Softwarehauses Macros Innovation in Ottobrunn bei München, bringt die Nachteile von Worm-Speichern auf die Formel: "Sie sind langsam, fehleranfällig und teuer." Der Wechsel der Medien (optische Platten, CDs, DVDs) erfolgt entweder per Robotsystem oder per Hand und kostet damit Zeit. Staub und Abnutzung der Datenträger machen das System fehleranfällig, ganz zu schweigen von Technologiewechseln, die eine Migration der Daten erfordern. Zudem liegt der Preis von Hard- und Software eines Worm-Archivs rund ein Viertel über dem, was man für eines der gängigen Festplattensystem zu zahlen hat - und dort hat man die Daten stets im Online-Zugriff.
Umstrittene Anforderungen an SAP
Den mittelständischen und großen Unternehmen kann die neue Abgabenordnung allerdings schon Kopfzerbrechen bereiten. Die Datenbanken platzen bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht aus allen Nähten. Daten müssen also, auch aus Performance-Gründen, so ausgelagert werden, dass sie irgendwann in ein recherchefähiges System zurückzuladen sind. SAP beispielsweise hat dazu das Werkzeug "Archive Development Kit" (ADK) entwickelt, mit dem alte Buchungs-Records aus Tabellen entfernt werden können. Die Finanzbehörden sind damit allerdings nicht zufrieden, denn ihrer Meinung nach erhalten sie die Daten aus ADK nicht so zurück, dass sie vorschriftsmäßig prüfen könnten. Deshalb haben die Walldorfer das "Data Extraction und Detension Tool" (Dart) entwickelt, das ursprünglich nur den Anforderungen der US-amerikanischen Finanzbehörden Genüge leisten sollte, jetzt aber auch den deutschen Finanzämtern als Lösung präsentiert wird. Für den Anwender ist die Hilfskonstruktion mittels ADK und Dart plausibel: Er exportiert die alten Daten in die ADK-Datei, kopiert sie in die Dart-Files und löscht danach seine Online-Informationen im Produktivsystem.
Was den Amerikanern reicht, ist für die deutsche Gründlichkeit offenbar noch nicht gut genug. Derzeit diskutiert das Bundesfinanzministerium mit dem Softwarehaus über die Einhaltung der Regeln. Im Kern geht es um die Frage, ob die in Dart ausgelagerten Informationen für die Prüfer nachvollziehbar sind oder nicht.
E-Mail-Daten problematisch
Die Dart-Daten kommen aus verschiedenen Tabellen und werden im Flat-File-Format abgelegt, also in einer zweidimensionalen Darstellung mit Spalten und Zeilen. SAP beschreibt dabei, was die einzelnen Datenfelder bedeuten - genug Information für US-Behörden. Die deutschen Prüfer bestehen aber auf einer "vollumfänglichen Funktionalität", aus der auch die Tabellenbeziehungen zueinander erkennbar sind.
Natürlich ist nicht nur SAP mit diesem Problem konfrontiert. Anwender von Oracle, Baan oder anderen komplexen Systemen sind ebenso betroffen. Sie können aber keine solchen Tools anbieten. SAP hat zudem in der deutschen Anwendervereinigung (Dsag) eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die sich mit diesen Fragen beschäftigt. Sie gibt Empfehlungen, welche Listen, Konstrukte und dergleichen als steuerrelevant anzusehen sind. Berater Zöller empfiehlt Unternehmen mit SAP-Software, denen eine Steuerprüfung ins Haus steht, sich die Hinweise der Dsag zu Herzen zu nehmen und den Prüfer im Zweifel darauf zu verweisen: "Das ist der Dsag-Vorschlag, besser kann ich es auch nicht."
Das scheint legitim, denn es gilt auch bei der Steuerprüfung der in den GDPdU verankerte Grundsatz der "Verhältnismäßigkeit". Darunter fällt nach Meinung vieler Experten auch, dass der Steuerpflichtige ausgemusterte DV-Anlagen nicht allein zum Zweck der Finanzprüfung weiterhin betriebsbereit halten muss. Vor dem Abschalten der alten Systeme sollte jedoch sichergestellt sein, dass die Daten in der neuen Anlage einsehbar sind oder mittels Z3 geprüft werden können. Generell rät Zöller in solchen Fällen, die Daten zu exportieren und in recherchefähigem Format vorzuhalten.
Für E-Mail-Software nutzt das wenig, denn die Inhalte lassen sich nicht maschinell auswerten - allenfalls angehängte Tabellen. Erfolgt etwa eine Bestellung per E-Mail, kann die Datei zwar nach Idea exportiert, dort aber nicht ausgewertet werden, denn es handelt sich um keine strukturierte Tabelle. Das Bundesfinanzamt nimmt auf seiner Homepage innerhalb der "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" auch dazu Stellung und fordert "... die maschinelle Auswertbarkeit - der wahlfreie Zugriff - auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail .... sicherzustellen." Einige Anwender lösen das Problem, in dem sie elektronische Post, die steuer- oder zivilrechtlich relevant ist, in eigene Ordner verschieben und in ein Archivsystem zur langfristigen Aufbewahrung auslagern.
Technologieberater Zöller, der zusammen mit der Hamburger Projekt Consult eine umfangreiche Stellungnahme zur diesem Thema veröffentlicht hat (www.zoeller.de), rät zum Dialog mit Finanzamt, Steuerberater und Softwarehaus. Im Fall der Fälle bleibe immer noch die Möglichkeit, nach Absprache, die Unterlagen wie bisher zu reproduzieren - auch auf Papier.
Unternehmen nicht fit
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young hat zusammen mit dem Stuttgarter Softwarehaus Audicon, Hersteller des von den Finanzämtern verwendeten Prüfprogramms Idea, im Mai dieses Jahres 600 deutsche Unternehmen über die elektronische Steuerprüfung befragt.
Es zeigte sich, dass nur fünf Prozent der Befragten auf diese Form der Steuerprüfung vorbereitet sind, knapp 13 Prozent haben sich mit diesem Thema überhaupt noch nicht beschäftigt. Die große Masse (knapp 45 Prozent) durchläuft derzeit eine Konzept- oder Evaluierungsphase. Mehr als ein Viertel (27,4 Prozent) betrachten ihre Steuerunterlagen als teilweise konform zu den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Obwohl viele Firmen nur teilweise oder überhaupt nicht auf die Bereitstellung der elektronischen Daten vorbereitet sind, erwarten sie damit keine größeren Schwierigkeiten. Lediglich die Zusammenfassung und Konsolidierung der Daten wird als eventuell problematisch eingeschätzt. In spätestens einem Jahr will das Gros der Befragten (76,7) vollständig GDPdU-konform sein.
Infos auf der DMS EXPO
Der Verband Organisation- und Informationssysteme e.V. (VOI) wird im Rahmen von Spezialveranstaltungen auf der kommenden DMS EXPO 2003 (16. bis 18. September 2003 in Essen) ein Fazit ziehen über die aktuellen Auswirkungen der neuen Gesetzeslage auf den Markt. Dazu werden am letzten Messetag Referenten aus den Bereichen Finanzverwaltung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung ihre Einschätzung abgeben.