Fazit: Ein Archiv löst nicht alle Compliance-Probleme

Wer den Einsatz einer E-Mail-Archivierungs-Lösung plant, sollte sich durch vermeintliche Rechtsanforderungen verunsichern lassen. Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse. Anwender sollten zunächst ihre individuelle Rechtslage und Verpflichtungen klären, bevor sie unnötig in Compliance-Lösungen investieren.

Eine reine Mail-Archivierung löst kann indes nicht alle Compliance-Probleme lösen, sondern kann gegebenenfalls unterstützen. Der Einsatz eines Mail-Archivs zur Entlastung der Mail-Datenbank kann sinnvoll sein, bedarf aber immer einer wirtschaftlichen Betrachtung der Gesamtkosten für den dauerhaften Betrieb. Die am Markt zahlreich angebotenen E-Mail-Archivierungslösungen weisen gravierende Unterschiede bezüglich Funktionalität, Architektur, Zukunftsfähigkeit und Integrationsfähigkeit in führende Anwendungssysteme auf. Dies gilt insbesondere für die Funktionen auf Anwenderseite und der Bedienbarkeit. Eine systemgetriebene, also automatische, Archivierung benötigt immer klare Regeln im Umgang mit privaten E-Mails.