Klare Regeln für den Geschäftsverkehr

Die E-Mail-Kommunikation ist beliebt, weil sie schnell und einfach ist. Das öffnet der Manipulation und Sicherheitsrisiken Tür und Tor. Sensible Unternehmensdaten können - absichtlich oder versehentlich - verschickt sowie geschäftskritische Mails gelöscht oder unauffindbar abgelegt werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass vielen Firmen den Umgang und die Nutzung von E-Mails nicht oder unzureichend regeln. Da Mitarbeiter mehr und mehr via E-Mail kommunizieren liegen manche Dokumente etwa für Vertragsabschlüsse sowie Absprachen im Projektgeschäft nur als elektronische Mail vor. Den Mitarbeitern sollte daher die Wichtigkeit der Aufbewahrung von E-Mails, möglichst in einer strukturierten Ablage, deutlich gemacht werden.

Fordert das Unternehmen eine solche Sorgfalt im Umgang mit Mails von den Mitarbeitern ein, muss es im Gegenzug auch die entsprechende technische Infrastruktur etwa in Form eines Mail-Archivs oder eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) - das neben E-Mails auch andere Dokumente wie Briefe, Faxe, Memos verwalten kann - bereitstellen.

Private E-Mail: Im Zweifel verbieten

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Nutzung der Firmen-Mail-Adresse für private Kommunikation. Ein SPAM-Filter kann private Mails zurückhalten und so das im Telemediengesetz geregelte Fernmeldegeheimnis verletzen, weil dem Empfänger Informationen vorenthalten werden. Eine Journal-Archivierung, die sämtlichen Mail-Verkehr automatisch speichert, ist ohne Erlaubnis durch den Mitarbeiter nicht möglich. Ein Mail-Archiv ist nicht in Lage, Mails automatisch in dienstlich und privat zu qualifizieren.

Die Empfehlung lautet daher: Unterbinden sie die privaten Nutzung mit Firmen-Mailadresse und erlauben sie den Mitarbeitern im Gegenzug, ihren privaten Account etwa via Browser-Zugang zu nutzen. Alternativ ist eine Betriebsvereinbarung möglich, die dem Unternehmen alles erlaubt, was im Falle einer Mail-Recherche notwendig ist.