E-Mail-Archivierung

Keine Angst vor Compliance

03.02.2009
Von 
Jobst Eckardt ist Senior-Berater bei Zöller & Partner.

Lösungansatz: Anwender- oder systemgetrieben?

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Herangehensweisen.

  • Der anwendergetrieben Lösungsansatz bedeutet, dass der Benutzer je nach Situation entscheidet, welche E-Mail er in welche Archive (Aktenstrukturen, Bereichsarchive, etc.) mit welchen Indexwerten ablegt. Das Mail-Archivsystem kann ihn hierbei unterstützen, etwa durch Vorbelegung der Indexfelder mit Mail-Eigenschaften.

  • Die systemgetriebene Lösung archiviert, ohne dass der Anwender eingreift. Die Ablage verläuft regelbasierend und automatisch. Eine Variante kann eine Journal-Archivierung sein, die ohne Ausnahme alle Nicht-SPAM-Mails archiviert - auch die, die aus steuerrechtlicher Sicht gar nicht aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig sind.

Anwender- und systemgetriebene Mail-Archivierung decken unterschiedliche Anforderungen ab und ergänzen sich daher häufig in der Praxis.

Welche Speicherformate gibt es?

Es gibt keinen generellen Format-Standard zur Speicherung oder einen rechtlich begründeten Zwang zur Konvertierung von E-Mails vor der Archivierung. Jeder Mail-Client stellt den Inhalt einer E-Mail unterschiedlich formatiert dar. So verliert eine in Lotus Notes erzeugte und in Microsoft Outlook angezeigte Mail (oder umgekehrt) teilweise Formatierungen. Relevant ist lediglich, dass die GdPDU verlangt, alle steuerrelevanten Mails (Text und Anhänge) im Originalformat zu speichern. Außerdem sollten fachliche und funktionale Rahmenbedingungen beispielsweise eine Weiterbearbeitung von Anhängen erlauben.

Eine Konvertierung in ein einheitliches Format kann manchmal sinnvoll sein, ist in technisch Hinsicht aber komplex. Als Grundregel gilt: Die Formate TIFF, PDF beziehungsweise PDF/A sind geeignet für Dokumente, die alle relevanten Informationen in der Druckansicht offenbaren. Für andere Dokumente und Unterlagen ist abzuwägen, ob nicht andere Formate besser geeignet sind.

Stolpersteine sind auch E-Mails oder Anhänge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur wie beispielsweise bei einem elektronischen Rechnungsaustausch. Neben der Speicherung im Originalformat inklusive Signatur sollte das Mail-Archiv zusätzlich die Speicherung von Prüfprotokollen als auch deren Prüfung - insbesondere bei Einsatz einer systemgetriebener Archivierung - unterstützen.