Was Anwender wollen: Speicherbedarfs begrenzen

Ein wesentlicher Antreiber zur E-Mail-Archivierung ist die IT. Die IT-Mitarbeiter haben mit den wachsenden Datenbanken von Mailsystemen zu kämpfen. Die Datenbank-Größe kann im Extremfall dazu führen, dass sie nicht mehr im zugesagten Zeitfenster (etwa über das Wochenende) konsistent gesichert oder wiederhergestellt werden können. Zudem erzeugen Anwender oft lokale persönliche Mail-Archiv-Dateien. Diese entlasten zwar den teuren, zentralen Mailsystem-Speicher, sind dafür aber schwieriger zu sichern, weil jeder Benutzer eigene Vorstellungen von Ordnung und Sicherheit hat.

Eine systemgetriebene Mail-Archivierung zur Entlastung von Mail-Datenbanken kann die Administration erleichtern und Benutzern eine quasi "unlimitierte Mail-Box" verschaffen. Zwangsläufig stellt sich aber auch die Frage nach dem Umgang mit den so entsorgten E-Mail-Daten. Das immer größer und teurer werdende Mail-Archiv muss irgendwann ebenfalls wieder bereinigt werden.

Auskunftsfähigkeit durch Vollständigkeit

Viele Unternehmen stehen vor dem Problem, dass Betriebsvorgänge aufgrund fehlender Unterlagen - gerade in Form von Mail-Kommunikation - nicht nachvollziehbar sind oder teilweise erheblichen Mehraufwand verursachen. Eine wichtige per Mail versandte Absprache abwesenden Vertriebskollegen ist aufgrund individueller Ablagesysteme (Papier-, Dateisystem-, Mailsystemordner) nicht zeitnah auffindbar. Idealerweise sollte hier den Mitarbeitern eine zentrale strukturierte elektronische Ablage als Kundenordner - auch für solche E-Mails - zur Verfügung gestellt werden. Der zuverlässige Informationszugang ist ein weiterer wichtiger Wunsch von Anwenderunternehmen an ihr E-Mail-Archiv.