Das ist heute anders. Seit Anfang 2009 sorgt die Excel-basierte und vollständig in SAP CO integrierte SAP-Add-In-Lösung Allevo der Kern AG für eine durchgängig IT-gestützte sowie schnelle und sichere Planung von hoher Qualität. Das bringt laut Christian Truog im Vergleich zu früher deutliche Vorteile für den Budgetprozess, denn: "Mit der Lösung können wir die Kosten für Kostenstellen, Innenaufträge, Investitionen und Projekte, aber auch für die Aus- und Weiterbildung, in allen Bereichen auf einem einzigen Excel-Blatt und direkt in SAP CO planen."

Technisch gesehen besteht die Lösung aus einem ABAP-Programm sowie einer Excel-Datei als zentraler Mustervorlage, dem so genannten Allevo-Master. Durch die SAP-Technik des Office-Inplace lässt sich die Planungslösung in ihrer vollen Funktionalität direkt unter SAP starten und sie kann bidirektional mit SAP CO kommunizieren. Das heißt: Ist- und Plandaten werden automatisch aus SAP nach Excel gelesen und von Excel nach SAP geschrieben.

Plandaten fließen automatisch in das Controlling

Sobald die Kostenstellenplaner ihre Plandaten in die Mustervorlage der Add-In-Lösung eingeben, sind diese auch im Controlling verfügbar. Vorteil: Controller können sofort auf Abweichungen von den Budgetvorgaben reagieren. Bis zum Abschluss des Planungsprozesses lassen sich die Werte beliebig oft ändern, die aktuellen Planwerte fließen jeweils umgehend nach SAP CO. Über ein Status-Management können sich Controller jederzeit über den aktuellen Planungsstand zu einzelnen Planungsobjekten informieren. Darüber hinaus überträgt Allevo bei Budgetplanungen für Innenaufträge nun automatisch die Plandaten für Gemeinkosten sowie Investitionskosten auch in die Kostenstellenrechnung von SAP.

So fallen bislang zeitaufwendige, nachträgliche Abstimmungsprozesse sowie die mehrfache Erfassung von Daten einfach weg. Nach Aussage von Christian Truog ist die "damit verbundene Zeitersparnis enorm. Wir schließen Budgetplanungen heute innerhalb von drei statt wie früher in sechs Wochen ab."

In Zukunft noch mehr vor

Derzeit arbeiten die drei Gruppengesellschaften Phonak AG, Phonak Communications und Phonak Schweiz produktiv mit der Planungslösung. Künftig will Truog die Budgetplanung durch die Aktivierung der flexiblen Planung sowie den Aufbau einer Mustervorlage für die Massenplanung noch effizienter machen. Außerdem will er den Forecast-Prozess auf der Detaillierungsstufe der Kostenarten in SAP einbinden.