Für die Portierung der allgegenwärtigen Büroanwendungen auf eine netzwerkzentrierte Architektur gibt es durchaus einleuchtende Argumente. Sie macht die lokale Installation überflüssig, Anwendungen werden am Server eingespielt und von dort heruntergeladen. Dadurch entsteht weniger Aufwand für Installation und Wartung. Die Java-Anwendungen laufen auf unterschiedlichen Clients (PCs, NCs, Workstations), einheitliche Büroanwendungen für alle lassen sich damit auch in heterogenen Umgebungen realisieren. Individuelle Einstellungen sind nicht mehr auf bestimmte Arbeitsplatzrechner beschränkt, sie stehen potentiell weltweit zur Verfügung. Einsparungen ergeben sich dadurch auch bei firmeninternen Umzügen. Außerdem ist ein Ende der Update-Eskalation in Sicht, bei dem immer größere Office-Pakete den Kauf von leistungsstärkerer Hardware erzwingen.
Der Umstieg auf schlankere Office-Lösungen erfordert nach Ansicht der Befürworter keine Einschränkungen, weil die meisten Benutzer ohnehin weniger als 20 Prozent der Funktionen großer Pakete nutzen. Demnach fallen mit den Windows-Suites unnötig hohe Kosten für Lizenzen und Trainingsaufwand an. Die E-Suite kostet hingegen voraussichtlich nur 49 Dollar pro Arbeitsplatz.
Office-Lösungen wie die Lotus E-Suite bieten daher nur einen Funktionsumfang, wie er etwa von "Works"-Paketen her bekannt ist. Hinzu kommen zumeist ein E-Mail-Client, eine Adreß- und Terminverwaltung sowie Browser-Funktionen.
Das von diversen Herstellern propagierte Umdenken bei der Automation von Büroaufgaben begründet Corel außerdem mit geänderten Arbeitsbedingungen, die stärker auf die Kooperation von Mitarbeitern ausgerichtet seien. Sie erforderten eine Transformation von Büroanwendungen, die traditionell auf die "persönliche Produktivität" abgestellt sind, zu Werkzeugen weltweit vernetzter Firmen. In einem Strategiepapier http://www.corel.com/javastrat/alta.htm weist das kanadische Softwarehaus darauf hin, daß E-Mail der Textverarbeitung bereits den Rang als wichtigste Büroanwendung streitig mache.
Die verheißenen Vorteile des neuen Modells finden viele Anwender durchaus attraktiv, allerdings will sich kaum jemand zu diesem frühen Zeitpunkt darauf festlegen. Vor allem aber stellt sich die Frage, wie die neue Software in die bestehende Umgebung paßt. Die meisten Unternehmen haben für Bürosoftware eine Strategie beschlossen, die auf die firmenweite Nutzung von Produkten eines Herstellers baut. Dies soll Trainings- und Supportaufwand in Grenzen halten sowie Kompatibilitätsprobleme vermeiden helfen. Angesichts der Marktverhältnisse kommt vornehmlich Microsoft als Hauslieferant zum Zug. Der Office-Riese aus Redmond sitzt dann durch eine Reihe von Absicherungen meist fest im Sattel. Dazu gehören unternehmensweite Lizenz- und Supportverträge, die großen Anwendern dann zum Nachteil geraten, wenn sie in einigen Abteilungen kostengünstige Produkte anderer Hersteller nutzen. Da die leichtgewichtigen Java-Anwendungen die großen Pakete nicht auf allen Arbeitsplätzen ablösen können, sind sie aber auf ein solches Nebeneinander angewiesen.
Frank Ludwig, Senior Infrastructure Analyst bei der deutschen Niederlassung des US-Pharmakonzerns Eli Lilly, gibt zu bedenken, daß in der Folge zwei getrennte Systeme unterhalten werden müssen. "Außerdem entsteht zusätzlich Aufwand, wenn ein Mitarbeiter vom einfachen auf das System für Power-User umgestellt werden muß." Zur Reduktion von Installations- und Wartungskosten zieht Ludwig Tools vor, die Benutzerfreiheiten weitgehend einschränken, und greift für die Softwaredistribution auf Microsofts "System Management Server" (SMS) zurück.
Erfolgversprechend scheint deshalb nur Thin-Client-Software solcher Hersteller, die zusätzlich komplexere Büroanwendungen im Portfolio haben. Damit können sie zumindest durch eine firmenweite Lizenzpolitik Microsoft Paroli bieten. Lotus bemühte sich für ein harmonisches Nebeneinander beider Produktlinien, die Bedienerführung der E-Suite an jene der "Smartsuite" anzugleichen. Letztere eignet sich jedoch genauso wie "Corel Office" nur für fette Clients. Die Kanadier arbeiten aber mit "Remagen" an einer Lösung, die auch höhere Ansprüche über Java-Front-ends bedienen und so die funktionsärmeren "Alta"-Anwendungen ergänzen kann (siehe Kasten). Es bleibt aber in jedem Fall das Manko, daß zwei verschiedene Büropakete betreut werden müssen. Dieser Aufwand ließe sich nur durch dramatische Kostenreduktion rechtfertigen, die der zentralistische Ansatz sowie die verringerten Trainings- und Supportkosten für die Magerversionen erzielen.
Die Verbesserung der bestehenden Installation hat daher in vielen Unternehmen Priorität, darunter auch in einer württembergischen Versicherung. Der großangelegte Einsatz von IBMs System-Management-Werkzeug "Tivoli TME" soll auch die Unterhaltskosten der Client-Rechner senken und das firmenweit eingesetzte MS-Office warten helfen. Trotzdem werden hausintern Thin-Client-Modelle geprüft. Mögliche Einschränkungen entstehen durch die im Versicherungsgewerbe große Zahl von Außendienstmitarbeitern. Diese müssen zumeist offline arbeiten und sind auf lokal installierte Programme angewiesen. Die E-Suite läßt sich zwar auch als Stand-alone-Anwendung nutzen, dabei gehen aber die meisten Vorteile des netzwerkzentrierten Ansatzes verloren. Unabhängig davon könnten viele Benutzer beispielsweise mit dem geringen Funktionsumfang der Java-Textverarbeitungen nicht auskommen. "Die fehlende Fußnotenverwaltung ist kein Problem, aber Funktionen für das Erstellen von Gliederungen, Serienbriefen und Inhaltsverzeichnissen werden häufig benötigt", meint ein DV-Zuständiger, der ungenannt bleiben will. Interessanter findet er die Entwicklerversion der E-Suite, weil sich selbstprogrammierte Anwendungen damit um Standardfunktionen erweitern lassen, beispielsweise einen Editor.
Nicht nur mit firmenweiten Verträgen für Lizenzen und Support sichert sich Microsoft die Loyalität von Kunden, proprietäre Dateiformate tun ihr übriges. Den Umstieg auf Konkurrenzprodukte ziehen die meisten Anwender überhaupt nur dann in Erwägung, wenn sie damit bestehende Dokumente weiter bearbeiten können. Die E-Suite hat da noch nicht viel zu bieten: Für Texte unterstützt sie ASCII, HTML und das Rich Text Format (RTF), bei Tabellenkalkulationen das Dateiformat von "1-2-3". Bis zur Fertigstellung verspricht Lotus aber Filter für weitverbreitete Dateiformate. Noch schwächer in dieser Hinsicht ist bis dato Oracles "Interoffice Composer". Das Produkt akzeptiert nur ASCII und HTML, unterstützt bei letzterem aber nicht einmal Tabellen.
Daß die Dateikonvertierung für Konkurrenten eine erhebliche Hürde darstellen muß, wird deutlich, wenn man sich ansieht, welche Probleme Microsoft bei Updates selbst hat. "Der Teufel sitzt da im Detail", meint Hauke Peyn, Seniorberater bei Bertelsmann Mediasystems. "Man glaubt, die Konvertierung sei erfolgreich verlaufen, aber bei genauerem Hinsehen finden sich Fehler." Der Großverlag hat sich ebenfalls firmenweit auf MS-Office festgelegt und nutzt als Standard für den Dokumentenaustausch das Format von Word 6.0. Daß Microsoft mit Office 97 wieder ein neues Dateiformat einführte, "rief bei uns Irritationen hervor", so Peyn. Der Konzern betreibt schon seit längerem ein Intranet und nutzt entsprechend für das Publizieren HTML. Der für ältere Office-Versionen verfügbare "Internet Assistant" genügt aber dafür nicht mehr. Da Microsoft die HTML-Fähigkeiten älterer Office-Programme nicht mehr verbessert, wird Bertelsmann eventuell auf Office 97 umsteigen. Gegen den Einsatz von speziellen HTML-Editoren spricht zur Zeit laut Peyn der zusätzliche Trainingsaufwand.
Dieses Beispiel legt den Schluß nahe, daß Microsoft aufgrund der marktbeherrschenden Stellung nicht mehr auf das Versteckspiel mit proprietären Dateiformaten angewiesen ist. Und in der Tat sind laut Stefan Leiprecht, Pressereferent für Desktop-Produkte, Informationen über die Formate von Word seit kurzem, über die von Excel schon seit längerem öffentlich zugänglich. Hoffnung auf ein unkomplizierteres Nebeneinander von Anwendungen verschiedener Hersteller läßt Microsofts Engagement bei der Extensible Markup Language (XML) aufkeimen. Diese von der Standard Generalized Markup Language (SGML) abgeleitete Auszeichnungssprache steht kurz vor der Standardisierung.