Das Problem ist bekannt: Alle Jahre wieder steht eine große IT-Umstellung ins Haus, das Unternehmen ist in höchstem Aufruhr. Und dann? Meist bleibt alles beim Alten. Die Mitarbeiter nutzen die neue Software genauso wie das Vorgängerprodukt, und das Versprechen der ungeheuren Produktivitätssteigerung gerät dabei langsam in Vergessenheit.
Die Janus GmbH & Co. KG, ein Organisations- und Teamentwicklungsunternehmen aus München (www.janusteam.de), wollte aus den Fehlern der Vergangenheit lernen. Die Mitarbeiter haben die IT-Umstellung genutzt, alte Abläufe zu überdenken und sie durch neu gestaltete, standardisierte Prozesse zu ersetzen, um so die Produktivität zu steigern.
Die Mitarbeiter des Münchner Dienstleisters verbringen das Gros ihrer Arbeitszeit beim Kunden oder sind unterwegs. Die Koordination etwa neuer Trainingstermine wird hierdurch erschwert. Bisher wurden alle administrationsrelevanten Informationen in einer "Access 97"-Datenbank verwaltet. Eine Kommunikation über die Mail-Funktionen von Microsofts "Outlook" war hiermit nicht möglich. So mussten die Schulungstermine sowohl in die Datenbank als auch in den jeweiligen Outlook-Kalender des Mitarbeiters eingetragen werden.
Die IT-Betreuung bei Janus war bis dahin rein technisch an Beschaffung und Funktionsfähigkeit von Hard- und Software orientiert. Im Zuge der IT-Umstellung sollten sich Daten nun systematischer nutzen lassen. Ziel war eine längerfristige IT-Planung, die eine Verzahnung von Outlook mit der Datenbank vorsah. Damit sollten mit Outlook als Organisationsinstrument alle administrationsrelevanten Informationen so einfach, schnell, aktuell und übersichtlich wie möglich zugänglich gemacht und gleichzeitig die Pflege der Daten unkompliziert gehalten werden. Des Weiteren wollte Janus organisatorische Standards einführen, um Arbeitsprozesse zu erleichtern und effizienter zu gestalten.
Standardisierung als Voraussetzung
Die Münchner entschieden sich für den Dienstleister Moreoffice (www.moreoffice.de), der sich seit 15 Jahren dem Thema Produktivitätsverbesserungen im Büro widmet. Als interne Vorbereitung für die Verzahnung von Acces mit Outlook war es notwendig, die Rechner zu standardisieren.
Als Server wurde der Small Business Server 2004 von Microsoft gewählt, da neben der File-Server-Funktionalität auch gleich Groupware-, SQL- und ISA-Server für die weiteren Schritte zur Verfügung standen. Jeder Rechner wurde mit MS Office 2003, Mind Manager XP, Adobe Reader 6.0 und weiteren Standardprogrammen etwa zur PDF-Erstellung ausgestattet.
Kurzes Intensivtraining in Kleingruppen
Um dem Ziel gerecht zu werden, alle Informationen aktuell und überall nutzen zu können, wurden die Notebooks der Trainer mit UMTS-Karten versehen. Per VPN oder Outlook- Web-Access können die Janus-Mitarbeiter nun von unterwegs auf alle Daten zugreifen.
In einem nächsten Schritt fanden die Mitarbeiterqualifizierungen statt. In Kleingruppen von drei bis vier Teilnehmern) schulte Moreoffice die Janus-Mitarbeiter innerhalb von zwei bis drei Stunden. In einem letzten Schritt wurde die Access-97-Datenbank auf SQL umgestellt.
Als elementare Voraussetzung zum Gelingen dieses Projekts galt die enge Zusammenarbeit zwischen den Auftragsparteien. Das Know-how, die Entscheidungen umzusetzen, wurde anschließend in Workshops und Seminaren vermittelt. (hk)