Von diesem Aufwand ließ sich Siemens Power Generation (PG) jedoch nicht abschrecken. Als das Unternehmen vor vier Jahren aus der KWU hervorgegangen war, stand auch die rund 1000 Mann starke IT-Organisation auf dem Prüfstand. Bis zu diesem Zeitpunkt verfügten die verschiedenen Divisionen des Kraftwerksherstellers über eigene, regionale IT-Abteilungen. Im Jahr 2000 entschied sich Siemens Power Generation diese Strukturen aufzulösen und stattdessen unter der Leitung des erstmals berufenen CIO Lothar Hirschbiegel die IT in einer alle Standorte und Abteilungen übergreifenden Organisation zusammenzufassen. Als Grundlage wählten die IT-Verantwortlichen hierfür das Itil-Framework.
Die IT-Abteilung begann Ende 2001, die Vorgehensweisen der verschiedenen Bereiche zu beschreiben, und schickte dafür Prozessimplementierungs-Manager ins Feld, um die jeweiligen Abläufe zu erfragen und zu dokumentieren. Bei näherer Betrachtung zeigte sich, dass sich die wesentlichen IT-Abläufe mit insgesamt 89 Itil-Prozessen abdecken ließen.
"Deren detaillierte Beschreibung und Modellierung wäre jedoch mit einem erheblichen Aufwand verbunden gewesen", erinnert sich Projektleiter Alhard Horstmann. Eine lehrbuchmäßig gründliche Vorgehensweise stieß insbesondere beim rund 300 Mann starken amerikanischen Teil der IT-Organisation auf wenig Gegenliebe. Schließlich galt es, so schnell wie möglich eine neue funktionsfähige IT für das gesamte Unternehmen auf die Beine zu stellen.
Anfang 2002 beschloss die Projektleitung daher, einen alternativen Weg einzuschlagen: Sie verzichtete auf eine allzu detaillierte Modellierung der Prozesse und sah sich stattdessen nach einem am Markt verfügbaren und weitgehend vorkonfigurierten Tools um, das möglichst viele Prozesse bereits im Standard abdeckt. Auf Basis der für das Unternehmen als besonders wichtig identifizierten Itil-Prozesse wurde ein Anforderungskatalog für die Auswahl der Software erstellt. "Zuerst haben wir die eierlegende Wollmilchsau gesucht", so Horstmann. Da diese bekanntlich schwer zu finden ist, beschlossen die Beteiligten, die 89 Prozessschritte für die Suche nach einer geeigneten Software auf 13 Hauptprozesse zu reduzieren.