Mit einem Vorurteil brach Helmut Meitner, Partner bei Roland Berger Strategy Consultants in Frankfurt am Main: "Die IT-Kosten wurden durch den E-Hype nicht wesentlich beeinflusst", so fand das Beratungsunternehmen heraus. Deshalb lasse sich der Kostenanstieg auch nicht mit einer Reduzierung der E-Business-Aktivitäten bremsen.
Für erfolgversprechender hält es Meitner, die "Komplexitätstreiber" aufzuspüren. Unnötige Kosten verursache zum Beispiel eine hohe Fertigungstiefe im Entwicklungsbereich, eine unüberschaubare gewachsene Organisation, wo dieselben Aufgaben doppelt erledigt würden, eine bruchstückhafte IT-Integration, wie sie nach einer Fusion vorliege, sowie ein mangelhaftes Service-Level-Management und fehlende Erfolgsverantwortung der IT.
Um diese Kostenverursacher in den Griff zu bekommen, empfahl Meitner unter anderem, Sicherheit und Verfübarkeit der Systeme höher einzustufen als die Aktualität der Technologie. Außerdem müsse die IT-Organisation mehr Lösungsverantwortung übertragen bekommen, die IT-Verantwortung auf höchster Ebene verankert und das IT-Management auf der Grundlage strategischer Kennzahlen, beispielsweise einer Balanced Scorecard, betrieben werden.
Ferner betonte der Berater, dass die steigenden IT-Kosten häufig durch einen wachsenden Beitrag der Informationstechnik zur Wertschöpfung aufgewogen würden: "Die Reduktion der Prozesskosten rechtfertigt die Finanzierung eines weiteren IT-Einsatzes."
Diesen Ausführungen schloss sich Günter Köster, CIO der Dynamit Nobel AG, Troisdorf, an: In seinem Vortrag über "Activity-based (IT-) Business" verwahrte er sich gegen eine pauschale Reduzierung der IT-Kosten, befürwortete aber "Fitnessprogramme", die "nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Situationen" einen Sinn ergäben.
Warnung vor isolierten Betrachtungen
Verringern ließen sich unter anderem die Personal- und Prozesskosten beispielsweise durch Aufbrechen, Vereinfachen und Verkürzen von Prozessen und Abläufen - bei gleichzeitiger Reduzierung der manuellen Arbeit, einmaliges Erfassen von Daten ("IT in Echtzeit"), ständigen Informationsaustausch mit den internen Kunden sowie Identifizieren und Einführen von "Best Practices" im gesamten Unternehmen. Köster warnte hierbei vor isolierten Betrachtungen. "Prozesszusammenhänge müssen vollständig analysiert, organisiert und ergebniswirksam optimiert werden.
Darüber hinaus legte der IT-Manager den Zuhörern ans Herz, die IT nach den Unternehmensplänen auszurichten ("agieren, nicht reagieren müssen"), die Kernkompetenzen zu strukturieren und prozessorientiert zu unterstützen. Die übrigen Aufgaben sollten nach Möglichkeit ausgelagert werden, um die Effizienz zu steigern. Wichtig sei ferner, Leistungen und Prozesse aufzugeben, die keinen Beitrag zur Wertschöpfung leisten, das IT-Controlling auch als "Verkaufsinstrument" zu nutzen, "Service Value Agreements" zu entwickeln, die den Stellenwert der IT im Unternehmen festigen und kein Projekt anzufassen, das sich nicht spätestens in einem Jahr amortisiert hat - mit Ausnahme von "strategischen Programmen" wie Knowledge-Management.
Quick Wins sind nur Show
Auch Ragnar Nilsson, CIO des Medienkonzerns Bertelsmann AG, brachte seine Erfahrungen in die Diskussion ein. Gerade im Rahmen der Kostendiskussion sei es wichtig, die Macht- und Politikstrukturen im Unternehmen zu verstehen und zu berücksichtigen. Vor jeder Kostendiskussion müssten die Ausgangssituation und die darin versteckten Potenziale über einen längeren Zeitraum beobachtet und analysiert werden. Nur wenn klar sei, welche Maßnahmen wo greifen, ließen sie sich auch durchsetzen. "Quick Wins sind immer sehr beliebt, aber stand-alone sind sie nur Show", ergänzte der langjährige CIO. Sie seien dann sinnvoll, wenn sie mit einer langfristigen Strategie verknüpft würden.
IT-Kosten-Gipfel"Unser Ziel war es, Anwender, Berater und Anbieter an einen Tisch zu bringen." Mit diesen Worten begrüßte Heinrich Seeger, Chefredakteur der CW-Schwesterpublikation "CIO", die Teilnehmer an der ersten "CIO-Matinee" unter dem Titel: "IT-Kosten im Griff". Die Veranstaltung wird am 12. September in Köln und am 18. September in München wiederholt.