Unabhängig von der Wahl des Verrechnungskonzepts müssen weitere Vorbereitungen getroffen werden. Dazu zählt, die Services zu definieren sowie Speicherklassen und Preise zu ermitteln. Entscheidend ist dabei, welche Leistungen (beispielsweise Netzwerk, Speicher, Verfügbarkeit und Management) in welchem Betrag enthalten sind. Eine Verrechnungseinheit kann ein Gigabyte, eine Festplatte oder ein Benutzer sein. Das Verrechnungskonzept muss an die individuellen Bedürfnisse des Verursachers angepasst sein, denn für die verursachergerechte Weiterverrechnung gibt es kein generell richtiges Vorgehen.
Stichtag oder Durchschnitt?
Bei der Stichtagsverrechnung werden die Informationen an einem Stichtag ermittelt, bei der Durchschnittsverrechung dagegen entscheidet, in welchen Intervallen die Daten erhoben werden, um daraus den Mittelwert zu berechnen. Welchen Ansatz eine Firma letztlich wählt, hängt von ihren internen Strukturen ab. In einigen Fällen ist auch der umgekehrte Weg sinnvoll, nämlich die internen Prozesse an ein optimales Verrechnungskonzept anzupassen.
Die Entscheidung für ein Verrechnungskonzept ist das eine. Doch muss auch klar sein, welche IT-Leistungen ermittelt, qualifiziert und bepreist werden sollen. Hier einige Beispiele:
Speicher: Ein Großteil der Kosten entfällt auf den Festplattenspeicher. Die Verrechnung kann hier erfolgen nach Verzeichnissen, freigegebenen Verzeichnissen (Shares), exportierten Verzeichnissen unter Unix oder nach Zahl der Festplatten und Server. Meist entscheiden sich die Unternehmen für eine Kombination verschiedener Grundlagen.
Applikations-Server: Solche Systeme werden nach kompletten Servern oder nach abteilungsanteiligen Speichervolumina zuzüglich einer Pauschale für die Server-Hardware verrechnet.
Datenbanken und ERP-Systeme: Für deren Verrechung existieren ebenfalls unterschiedliche Ansätze. Die einfachste Art ist die der Leistungen pro Benutzer, bei der jeder einzelne mit einem Pauschalbetrag abgerechnet wird. Die ERP- und Datenbank-Dienstleistungen nach Zahl der Transaktionen zu verrechnen ist dagegen weitaus genauer. Dementsprechend zahlt ein Anwender mehr, der viel mit dem ERP-System arbeitet oder eine Datenbankanwendung häufig nutzt. Abteilungen, die diese Dienste nicht oder nur sporadisch beanspruchen, müssen weniger entrichten. Leider gibt es hier ebenfalls keinen Standard. Vielmehr basieren die Kostenschlüssel auf der Kalkulation des jeweiligen Unternehmens. Das setzt voraus, dass jemand die Leistungen definiert, die ein Schlüssel beinhaltet. Patentrezepte gibt es auch hier nicht.
Internet und E-Mail: Ein Augenmerk auf die durch Web- und Mail-Verkehr verursachten Kosten ist nicht nur notwendig, um sie den Anwendern in Rechnung zu stellen, sondern bewirkt auch, dass Benutzer schonend mit diesen IT-Ressourcen umgehen. Verrechnet werden sollte nach Postfachvolumen und genutztem Datenvolumen beim Surfen im Internet. Eine weniger genaue Methode ist, Benutzer pauschal damit zu belasten, indem jede Abteilung für Internet und E-Mail den gleichen Betrag zahlt. In der Praxis durchgesetzt hat sich letztlich eine Mischform aus beiden Verfahren: Es wird ein Grundbetrag pro Monat und Anwender erhoben, zuzüglich eines Grundbetrags für das tatsächlich genutzte Internet- und E-Mail-Volumen. Im Ergebnis bedeutet dies eine faire und verursachergerechte Verteilung der Internet- und E-Mail-Kosten.
Für alle genannten Kostenbereiche gibt es bereits Lösungen und Applikationen, mit denen Firmen Daten sammeln beziehungsweise Volumina ermitteln können.