Vor jeder Konsolidierung muss laut Buchta eine umfassende Bestandsaufnahme eingeleitet werden. Sie solle nicht nur technische Komponenten wie Datenbanken, Clients, Server, Office-Anwendungen, Netze oder Entwicklungsumgebungen umfassen, sondern auch für den Betrieb wichtige Faktoren wie User-Helpdesk und Service-Level-Agreements beinhalten. Außerdem müsse die IT-Lieferantenbasis durchleuchtet werden: „Häufig kaufen einzelne Geschäftsbereiche identische Komponenten unabhängig voneinander beim selben Hersteller ein, ohne dass jemand daran gedacht hätte, einen Rahmenvertrag abzuschließen“, so der Unternehmensberater.

Nicht alle Bereiche zentralisieren

Der für eine Infrastruktur-Inventur benötigte Zeitraum hänge stark von der Bereitschaft der Verantwortlichen ab, ihre Bestandslisten herauszugeben. „Diese politischen Problemchen sollten sich aber innerhalb von vier bis sechs Wochen ausräumen lassen“, schätzt Buchta. Bei der folgenden Standardisierung rät der Unternehmensberater zu konsequentem Vorgehen: „In den Bereichen, die der Endanwender nicht sieht, bedeutet das totale Gleichschaltung.“ Entsprechende Vorgaben müssten von einem geeigneten Gremium mit diktatorischer Macht beschlossen und konsequent umgesetzt werden. Zu viel Liberalität koste bares Geld.

Deutlich mehr Fingerspitzengefühl, Planung und vor allem unternehmensweite Abstimmung erfordert hingegen die Konsolidierung auf Anwendungsebene. „Wenn hier Konsolidierung nur als Einsparungsinstrument verstanden wird, ist das Risiko, zu scheitern, sehr hoch“, warnt Wolfgang Thiel, Vice President der Boston Consulting Group. Eine Reihe von Bereichen sei für eine Zentralisierung nur bedingt geeignet. Dazu zählt er unter anderem Fertigungs-, Logistik- und Kerntransaktionsprozesse. IT-Abteilungen seien hoffnungslos überfordert, wenn sie entscheiden sollen, wo konsolidiert werden soll. Schließlich wirke sich jede konsolidierte IT-Anwendung auf Geschäftsprozesse aus: „Da muss man aufpassen, dass der Schwanz nicht mit dem Hund wackelt“, frozelt Thiel. Aus Business-Sicht sei zunächst zu klären, wo im Unternehmen identische oder ähnliche Geschäftsprozesse genutzt würden.

Potenziale und Hürden: John Mahoney, Vice President bei Gartner, hat für die strategische Vorbereitung von Konsolidierungsprojekten eine Checkliste für die Auswahl geeigneter Ansatzpunkte erstellt. Sie enthält unter anderem folgende Punkte:

Chancen: