Rechenbeispiel: Cloud oder Eigenbetrieb

IT-Flatrate macht Finanzierung überflüssig

Gabi Visintin ist Journalistin in Tübingen.
Speziell für kleine und mittelständische Betriebe stellen Anfangsinvestitionen in die IT eine enorme Hürde dar. Cloud-Modelle bieten als Alternative nicht nur die Chance, Kapitalkosten in Betriebskosten umzuwandeln, sondern auch unter dem Strich zu sparen.
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Als Räume und IT-Ausstattung des Versicherungsmaklers Ellwanger & Kramm an ihre Grenzen stießen, suchte der IT-Verantwortliche eine Alternative zum IT-Eigenbetrieb. Der geplante Umzug des 50 Mitarbeiter umfassenden Unternehmens machte deutlich, dass auf jeden Fall Investitionen in Rechenräume, Zugangskontrollen, Klimatisierung und Brandschutz erforderlich würden. Die Lösung für den Betrieb war ein Schwenk vom Selbermachen zum modernen Outsourcing. Heute muss sich Thomas Schaaf, Leiter des kaufmännischen Innendiensts, der für IT und Telekommunikation zuständig ist, keine Sorgen mehr um Verfügbarkeiten und Support machen: "Die Bereitstellung von IT, Telefonie und Services durch externe Service-Provider war die richtige Entscheidung", resümiert Schaaf.

Den kompletten ITK-Betrieb auszulagern, hatten sich vor mehr als zehn Jahren fast nur große Unternehmen zugetraut. Das moderne Outsourcing, das sozusagen in der Cloud seine Höchstform findet, ändert inzwischen vieles. Vor allen Dingen fühlen sich heute auch kleinere mittelständische Betriebe angesprochen. Laut Claudia Blümle, Business Development Manager des IT-Serviceanbieters Datagroup, der sich nun um die IT-Infrastruktur des Stuttgarter Versicherungsmaklers kümmert, ist im Vergleich zu früheren Outsourcing-Modellen die Flexibilität in der Cloud enorm gestiegen. Inzwischen stehe die nutzungsabhängige Bezahlung im Vordergrund. "Heute zahlt der Kunde weder für eine hochdimensionierte Auslegung der IT oder für Services, die kaum oder gar nicht genutzt werden, noch steckt ein Betrieb in langen Laufzeiten fest", erklärt Blümle den Unterschied zu früher.

Das stellte auch der Verlag des Stuttgarter Gesellschaftsmagazins "Top Magazin" vor einem guten Jahr fest, als er den Kauf eines Servers plante. Die Geschäftsführerin Karin Endress stieß bei ihrer Recherche auf ein Geschäftsmodell, das sofort ihr Interesse weckte. Statt sich um Server-Größe und Preisvergleiche zu kümmern - was gleichzeitig die redaktionelle Arbeit am Stadtblatt einschränkte -, bot sich dem Verlag eine attraktive Alternative: eine IT-Flatrate, die eine funktionsfähige IT versprach - egal, wie viele Daten ins Haus strömen und wie beansprucht Speicher und Systeme werden. Und alles zum monatlichen Festpreis. Endress: "Am wichtigsten war uns ein stabiler und sicherer IT-Betrieb, ohne Spezialisten im eigenen Betrieb zu beschäftigen. Die Finanzierungsthematik hat bei der Entscheidung nur eine untergeordnete Rolle gespielt."

Vorteil der Monatsmiete oder Flatrate

Laut Datagroup-Managerin Blümle sind es dennoch meist die Zahlen, die Unternehmen vor der Entscheidung "Eigenbetrieb oder Cloud" interessieren. Seit gut einem Jahr bietet der IT-Dienstleister speziell kleinen und mittelgroßen Unternehmen ein Cloud-Modell an. Darunter versteht das IT-Service-Unternehmen "zentralisiert erbrachte Betriebs- und Infrastrukturdienste über das Internet". Im Leistungspaket mit dem Namen "IT-Flatrate" sind zum Beispiel die anteilige Rechenzentrumsinfrastruktur, die Server-Administration, Microsoft Office und E-Mail, der Zugriff mit Citrix XenApp und eine Service-Desk-Hotline von 8 bis 17 Uhr für alle Fragen rund um die IT gelistet. Wer will, kann nicht allein Server und Speicher des Dienstleisters nutzen, sondern auch PCs, Notebooks und Drucker oder auch den sicheren Zugriff für mobile Endgeräte und den Home-Office-Betrieb - bis hin zum Datenschutzbeauftragten. Die monatlichen Kosten setzen sich aus dem Basispreis und aus den Gebühren für die Zusatzkomponenten zusammen.

In dieser Monatsmiete liegt für Blümle der besondere Charme des neuen Serviceangebots. Betriebswirtschaftlich gesprochen wandern bei der IT-Flatrate der Datagroup die IT-Kosten von Capex zu Opex, also aus dem Anlage- in das Betriebsvermögen. Dadurch entfalle für Unternehmen der Kapitaleinsatz und entstehe der positive Effekt, dass die Bilanz entlastet werde. Ein Blick auf den Betriebskostenvergleich, den die Strategin für Geschäftsentwicklung aufgestellt hat, zeigt, mit welchen Zahlen es kleine Unternehmen oder Startups zu tun haben, wenn sie ihre IT selbst einrichten: Die Neuanschaffung und der Eigenbetrieb für 50 IT-Arbeitsplätze inklusive Lizenzen sowie zwei Servern summiert sich auf die stolze Summe von rund 160.000 Euro. Dazu kommen monatliche Kosten von der Abschreibung der Hardware über Strom und Klimatisierung bis hin zur Administration und Datensicherung in Höhe von 7644 Euro. Auf der anderen Seite des Rechenbeispiels stehen rund 17.000 Euro einmalige Transition-Kosten des Cloud-Modells sowie der monatliche Preis von 125 Euro pro Nutzer. Für 50 Anwender fällt so eine Summe von 6833 Euro im Monat an, inklusive Abschreibung (siehe tabellarische Vergleichsrechnung). Während sich also die monatlichen Kosten eher gleichen, unterscheiden sich die Anfangskosten eklatant.

Auch SaaS hat geringe Anfangskosten

Im Unterschied zu den Infrastruktur- und Anwendungs-Basics aus der Cloud, wie sie der Service-Provider liefert, scheint das Thema beim Software-Cloud-Modell einen Tick schwieriger zu sein. Das merkt man schon daran, dass es einige Jahre gedauert hat, bis es die ERP-Hersteller schafften, ihre relativ komplexen Betriebswirtschaftslösungen in das Modell Software-as-a-Service (SaaS) zu transformieren. Zu dem halben Dutzend SaaS-ERP-Anwendungen auf dem deutschen Markt hat sich vor Kurzem eine weitere Betriebswirtschaftslösung aus der Wolke gesellt: Die Sage Software GmbH führte im Oktober 2012 ebenfalls eine reine Cloud-Lösung ein, die Sage Office Line 24. Sie bildet die Grundlage von Oliver Henrichs Vergleichsrechnung:

Vergleichsrechnung Nutzungskosten ohne Dienstleistung

Office Line Warenwirtschaft und Rechnungswesen, 5 User:

Kostenart

OnPremise

Cloud

Lizenzen (einmalig)

Warenwirtschaft

1.990,00 €

- €

Rechnungswesen

1.990,00 €

- €

Clients für 5 User

6.450,00 €

- €

10.430,00 €

- €

Wartung- und Support (pro Jahr)

Warenwirtschaft

1.212,00 €

- €

Rechnungswesen

1.212,00 €

- €

Clients für 5 User

974,40 €

- €

3.398,40 €

- €

Nutzungsgebühr (pro Jahr)

- €

5.340,00 €

Kosten in Jahr 1

13.828,40 €

5.340,00 €

Kosten in Jahr 2

3.398,40 €

5.340,00 €

Kosten in Jahr 3

3.398,40 €

5.340,00 €

Kosten in Jahr 4

3.398,40 €

5.340,00 €

Kosten in Jahr 5

3.398,40 €

5.340,00 €

Gesamtkosten nach 5 Jahren

27.422,00 €

26.700,00 €

Der Leiter Produkt-Management bei Sage hat das On-Premise-Angebot, also den Lizenzkauf und Softwarebetrieb im Unternehmen, den Kosten des Cloud-Angebots gegenübergestellt. Das Bild ist ähnlich wie bei der IT-Flatrate: Die Anfangskosten des Eigenbetriebs sind viel höher als in der Cloud: Die Lizenzkosten für fünf Nutzer von Warenwirtschaft und Rechnungswesen samt fünf Client-Versionen sowie Wartung und Support belaufen sich im ersten Jahr auf knapp 14.000 Euro, während das Cloud-Angebot konstant bei 5340 Euro im Jahr liegt. Teurer wird das Cloud-Modell erst nach fünf Jahren.

Ist das jetzt der Haken des Cloud-Preismodells? Sowohl Blümle als auch Henrich verneinen dies. Die impliziten Vorzüge des Cloud-Modells wögen die Mehrkosten, die sich nach rund fünf Jahren langsam aufbauen, bei Weitem auf. Ein Blick auf die Beweggründe "Cloud-affiner" kleiner und größerer Mittelständler verdeutlicht, dass sich die Entscheidung für oder gegen das Cloud-Modell nicht auf die Finanzfrage reduzieren lässt. So führt etwa der Zulieferbetrieb für Bäcker und Konditoren, die Bäko Südwürttemberg eG, die sich ebenfalls für eine IT-Flatrate entschieden hat, als Anforderungen an eine IT-Lösung auf: "Planbare Betriebskosten, hohe Verfügbarkeit, reduzierte Aufwände zur Systempflege und Daten in sicherer Umgebung". Die "planbaren Betriebskosten" sind eine wichtige Bedingung.

Andere Argumente, die Blümle nennt, sind Fragen, die sich meist nicht erst nach fünf Jahren stellen: Was passiert mit veralteter Hardware? Kommt sie auf den Schrott? Wer kümmert sich um die neue Hardware? Selbst wenn Händler Rückkaufoptionen bieten, bindet der Server- und PC-Wechsel Ressourcen in der Firma. Auch die vielen unproduktiven Stunden von Mitarbeitern, die verstreichen, bevor ein abgestürztes oder überlastetes System im Eigenbetrieb wieder richtig funktioniert, sind ein triftiger Grund für die Wolke. Die Zusage einer in der Regel 99-prozentigen Verfügbarkeit liegt über dem durchschnittlichen Ausfallwert im Eigenbetrieb. Ganz zu schweigen von den vielen Fällen der vernachlässigten Datensicherung, die besonders bei kleinen Betrieben anzutreffen sind. Und während in der Cloud die Daten sicher und redundant in verschiedenen Rechenzentren aufbewahrt werden, sind sie in vielen Firmen nicht vor Brand- oder Wasserkatastrophen geschützt.

Mobilmacher Cloud

Einen weiteren Vorzug bringt Henrich ins Spiel, nämlich die permanente Verfügbarkeit, die durch die Wolke hergestellt wird. "Die Cloud ist der eigentliche Mobilmacher", bringt der Sage-Manager eine wichtige Charakteristik der neuen Auslagerungsform auf den Punkt. Tatsächlich stellt der große Trend zur mobilen Anwendung, mit der sich nicht nur Geschäftsführer aktuelle Reportings auf ihr Smartphone holen, sondern auch Vertriebler aktuelle Informationen aus den ERP-Systemen ziehen, ohne Cloud immer einen Extraaufwand dar. Mit der Cloud wird die mobile Anwendung per se mitgeliefert.

Bleibt das Gegenargument, dass Cloud-Projekte keine Individualität zulässt. Das trifft auf die Out-of-the-Box-Applikationen der Public Cloud zu, "aber nicht auf unser Cloud-Modell", erklärt Henrich. Der ERP-Anbieter aus Frankfurt am Main hat sich mit der Anpassbarkeit der Cloud-Software intensiv auseinander gesetzt. Schließlich ist es das Unterpfand seiner vielen Partner, dass sie ihren Kunden die Standardsoftware auf den Leib schneidern. "Unsere Partner, die den Unternehmen bei der Cloud-Einführung helfen, haben direkten Zugriff auf die gehostete Cloud-Anwendung im Rechenzentrum, an der sie kundenspezifische Adaptionen vornehmen können", erläutert Heinrich.

Auch die Cloud hat ihre Grenzen

Wenn Anwendungssysteme allerdings über die Maßen an die Spezifik eines Unternehmens anzupassen sind, muss die Cloud passen. Auch bei Lösungen, die sehr komplex oder stark mit anderen Systemen vernetzt sind - was unter dem Gesichtspunkt von Prozessoptimierung Pflicht ist -, stößt die Cloud an ihre Grenzen. Das betrifft zum Beispiel die Vernetzung von ERP-Systemen mit externen Lösungen aus dem Logistik- und Produktionsbereich. "Cloud-Anwendungen sind derzeit kein Ablösemodell", kommentiert Henrich. In rund zehn Jahren könnte sich das ändern, meint der Mittelstandsexperte. Bis dahin dürften sich auch die wenigen Einschränkungen im Hardwarebereich erledigt haben. Blümle kennt nur ein paar Fälle, wo das Datagroup-Angebot nicht greift: Wenn zum Beispiel Ingenieur- oder Grafikbüros massenweise Daten erzeugen, schaffen das die Übertragungsnetze kaum.

Für Startups und KMUs dürften die derzeitigen Möglichkeiten der Wolke auf jeden Fall eine attraktive Alternative sein - nicht allein, weil sie sich dadurch die Mittelstandsanleihe ersparen. (pg)