Tipps für den Mittelstand

IT-Budget im Griff - darauf kommt es an

14.10.2020
Von 


Maurice Teltscher ist Gründer und Geschäftsführer der INVENTRY GmbH, einem Spezialisten für IT-Assessments und IT-Budgetplanung mit Fokus auf Unternehmen aller Größenordnungen.
Beim IT-Einkauf in Fünfjahresplänen zu denken, klingt ziemlich unsexy. Andererseits ist es ganz schön teuer, planlos einzukaufen. Wir geben Tipps.

Während große Unternehmen ihre IT-Budgets in aller Regel professionell steuern, haben Kleinbetriebe und Mittelständler mitunter keine Transparenz über ihre IT-Ausgaben, sie agieren "nach Bedarf". Entsprechend schlecht ist die Übersicht über die IT-Gesamtkosten, die in der Regel weitaus mehr umfassen als Aufwendungen für Hard- und Software sowie Personal.

Wie setzen sich Ihre IT-Gesamtkosten zusammen? Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, sollten Sie dringend weiterlesen.
Wie setzen sich Ihre IT-Gesamtkosten zusammen? Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, sollten Sie dringend weiterlesen.
Foto: VikaGeyder - shutterstock.com

Ein solcher Zustand ist weder für Geschäftsleitungen noch für IT-Verantwortliche optimal. Er erschwert die Planung und den effizienten Einsatz der Mittel. IT-Kosten sind in solchen Fällen ein notwendiges Übel, eine Kostenstelle - und nicht selten ein schwarzes Loch.

So gelingt die IT-Inventur

Dazu tragen auch manche IT-Chefs selbst bei: Wer macht sich schon gerne messbar? Es kann jedoch nach hinten losgehen, wenn die IT jede noch so kleine Ausgabe immer neu verhandeln muss und gleichzeitig durch ein unberechenbares Supportaufkommen gelähmt wird. Das führt zu uneinheitlichen Systemen und trägen Prozessen - und damit zu unzufriedenen Anwendern. Folgende Fragen sollten sich Anwender im Rahmen eines Inventurprozesses stellen:

  • Welche Hard- und Software ist vorhanden und was hat sie gekostet?

  • Wie lange dauert der typische Nutzungszyklus? Drei Jahre, fünf Jahre oder länger?

  • Wie alt ist die vorhandene Flotte an Servern, PCs und Notebooks heute?

  • Wie häufig finden Release-Wechsel der installierten Software statt. Wenn diese auf Abo-Modellen basiert: Wie hoch sind die jährlichen Kosten?

  • Sind die alltäglichen Prozeduren klar definiert und dokumentiert?

Wenn bekannt ist, wie die Ausgaben in der jüngeren Vergangenheit und Gegenwart aussehen, können damit fundierte Annahmen für die Zukunft getroffen werden. So fördert eine genaue Inventur oft zu Tage, dass für bestimmte Aufgaben mehr als eine Lösung vorhanden ist, so dass zusätzliche Lizenzkosten und vielleicht auch mehr Arbeit entstehen.

Beispielsweise enthält die Microsoft-365-Suite (vormals Office 365) die Collaboration- und Videokonferenz-Lösung Teams, die während der Corona-Pandemie in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommt. Diese erfüllte vor drei Jahren für viele noch nicht die gewünschten Anforderungen, weshalb sich die Unternehmen nicht selten für eine andere Lösung entschieden haben. Heute sollte man sich genau ansehen, ob die damals angeschafften Collaboration- und Video-Conferencing-Lösungen wirklich noch gebraucht werden.

Manche Software wird nicht mehr gebraucht

Es gibt Dutzende solcher Beispiele. So enthält "AirWatch" (heute "Workspace ONE" von VMware) -ursprünglich eine nur als Mobile Device Management Tool verwendete Software - ab der Advanced-Version eine integrierte VPN-Lösung, die alle Endpunkte von Windows über MacOS und iOS bis hin zu Android und ChromeOS abdeckt. Damit macht Workspace ONE gegebenenfalls die extra zu lizenzierende VPN-Lösung der jeweiligen Gateway-Hersteller überflüssig. Zudem kann es die vollständige Software- und Updateverteilung für die vorgenannten Systeme übernehmen und bietet sogar einen Migrationspfad vom Microsoft System Center Configuration Manager. So ließen sich einschlägigen Lösungen von Anbietern wie Baramundi oder Matrix42 ebenso ersetzen wie Fernwartungssoftware á la TeamViewer und Co. Workflows und Bedienung würden sich ändern, das verfügbare Personal müsste sich daran gewöhnen.

Ein regelmäßiger und genauer Blick auf bereits vorhandene Softwarelösungen lohnt sich eigentlich immer. Zum Beispiel ist mit Microsoft Intune eine Mobilgeräteverwaltung bereits in Microsoft 365 enthalten und lizenziert (je nach Plan). Oft ließe sich der Einsatz einer anderen Lösung einsparen - natürlich immer abhängig von den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Andere Software wurde vielleicht schon früher an anderer Stelle beschafft, jedoch nicht in den Produktiveinsatz übernommen. Gezahlt wird dafür immer noch.

Schlüsselfaktor Personal

Ebenso wie über das Inventar sollten sich die Verantwortlichen Gedanken über das Personal in der IT-Organisation und seine Rolle im Unternehmen machen. Soll es selbstbestimmt strategisch zentrale Themen vorantreiben und externen Dienstleistern qualifiziert auf die Finger schauen? Oder wollen Sie eine IT, die nur noch Tickets bei externen Dienstleistern eröffnet und verwaltet? Zugegeben, eine polarisierende Darstellung, aber zwischen diesen beiden Extremen gibt es viele unterschiedliche Ausformungen.

Routinetätigkeiten wie die Bereitstellung von Client-Geräten oder Endanwender-Support mögen sich outsourcen lassen, um der Unternehmens-IT die zeitlichen Ressourcen für wichtigere Themen zu verschaffen. Genauso gut könnten aber auch neue Werkzeuge eingeführt werden, um einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen.In jedem Fall braucht es Mitarbeiter, um diese Dinge umzusetzen. Ist deren Auslastung zu hoch, gibt es unmittelbaren Handlungsbedarf: Wenn ein sicherer IT-Betrieb auf Dauer nicht gewährleistet ist, kann das gravierende rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen haben. Fehlendes Personal heißt zudem, dass es keinen Spielraum für neue Projekte und eine digitale Weiterentwicklung gibt.

Das wird eher früher als später dazu führen, dass auch treue Mitarbeiter irgendwann das Handtuch werfen. In der Folge entsteht eine teure Personalfluktuation, da neue Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vorkenntnissen und Herangehensweisen jedes Mal aufs Neue mühsam eingearbeitet werden müssen. Die Kontinuität geht verloren, andere Abteilungen verlieren das Vertrauen in ihre IT.

Standardisierung hilft

Um ausufernde Supportaufwände im Zaum zu halten, ist Standardisierung nach wie vor das Mittel der Wahl. Das gilt natürlich für Endgeräte - vom Notebook über den PC bis hin zu Smartphone und Tablet. Wer jedem Schnäppchen nachläuft oder Einzelbestellungen nach Bedarf oder gar Endnutzer-Wunsch vornimmt, hat schnell einen ganzen Zoo von Geräten und Software im Einsatz, der IT-Abteilungen beschäftigen und lahm legen kann.

So erscheint in Kürze die zehnte Windows-10-Version, unabhängig der unterschiedlichen Editionen und Vorgänger. Die Support-Verantwortlichen sollen sich aber auch noch mit allem anderen gut auskennen, etwa mit Betriebssystemen von Android 5 bis 10, allen individuellen Feinheiten der jeweiligen Gerätehersteller und natürlich mit iOS, iPadOS und MacOS. Das schafft Frust auf allen Seiten und sorgt für erhebliche versteckte Kosten.

Unternehmen sind gut beraten, sich einen Warenkorb mit maximal einer Handvoll Hardwaremodelle zusammenzustellen, idealerweise vom Hersteller ihres Vertrauens. Sicher lassen sich einzelne Geräte immer mal wieder auswechseln, doch die IT muss nur einen Serviceprozess im täglichen Betrieb nutzen, statt Dutzender unterschiedlicher. Die Probleme, die dann immer noch auftreten, werden zumindest einheitlich sein. Eine solche Standardisierung ist auch eine Grundvoraussetzung für ein Outsourcing. Ein Dienstleister, der seriös und kosteneffizient anbieten will, wird Standards voraussetzen.

Beschaffungen bündeln

Zur Standardisierung kann die Bündelung von Einkäufen wesentlich beitragen, denn zentrale IT Komponenten wie CPUs, Chipsätze, Betriebssysteme oder Smartphones unterliegen einem jährlichen Erneuerungszyklus, von dem es sich zu entkoppeln gilt. Server, PCs und Notebooks in Unternehmen müssen nicht häufiger als alle fünf Jahre ausgetauscht werden - es sei denn die Einkäufer haben preislich ins unterste Regal gegriffen.

Es liegt nahe, die Beschaffungen zu konzentrieren, um damit bei Herstellern Rabatte geltend zu machen. Die Margen im Hardwaregeschäft sind niedrig, jedoch macht es einen deutlichen Preisunterschied, ob man Geräte einzeln nach Bedarf von verschiedenen Anbietern beschafft oder in beispielsweise 50er-Chargen von nur einem Hersteller. Wenn Server- und Storage-Anschaffungen gleichzeitig anstehen, lassen sich im Gesamtvolumen durchaus fünfstellige Einsparungen erzielen. Projektpreise können über die jeweiligen Vertriebspartner oft schon ab einem fünfstelligen Umsatz geltend gemacht werden, der Spareffekt ist hier natürlich übersichtlicher.

Wer den Hardwareeinkauf in wenige Großbestellungen aufteilt, hat also neben einem starken Vereinheitlichungsgrad volle Kostentransparenz und Einspareffekte. Zudem ist klar, welche Summe in fünf Jahren ungefähr wieder zu budgetieren ist. Auch werden Kunden, die ihr Einkaufsvolumen konzentrieren, deutlicher vom Hersteller wahrgenommen und die Verhandlungsposition ist erheblich gestärkt. So sind neben einem bevorzugten Service auch Rabatte für Schulungen keine Seltenheit.

Gibt es einen idealen Zeitpunkt für die Beschaffung? Nein. Wer in der IT mit dem Einkauf auf etwas Neues wartet, der wartet bis in alle Ewigkeit. Und die Zeiten, in denen es "nach der CeBIT billiger wird", sind lange vorbei. Tröstlich: Bevor etwas vom Markt verschwindet, wird es meistens erstmal billiger.

Einkauf und Finanzen brauchen Unterstützung

Da es sich bei gebündelten IT-Beschaffungen um massive Investitionen handelt, schalten sich hier Einkaufs- und Finanzabteilungen oder auch die Geschäftsleitung naturgemäß mit ein. Deren Sachkompetenz reicht jedoch oft nicht über den Summenvergleich unterschiedlicher Angebote hinaus. Also muss die IT-Leitung genau prüfen, ob die zur Wahl stehenden Angebote wirklich vergleichbar sind. Schon eine einzige weggelassene Position kann einen gewaltigen Unterschied machen. Erschwert wird die Situation dadurch, dass manche Anbieter alles versuchen, um ihre Produkte auch für versierte Augen möglichst nicht vergleichbar zu machen.

Es ist wichtig, dass die IT hier eindeutige Vorgaben macht, die eine Vergleichbarkeit ermöglicht. Erst dann können die anderen Bereiche involviert werden. Über diese Spielregeln sollte vorab ein abteilungsübergreifender Konsens hergestellt werden. Am besten, die IT stellt mindestens zwei gut ausgearbeitete, unterschiedlich teure Varianten zur Wahl, die sie verargumentieren kann. Sie sollte dabei auch die kleinere Variante so auslegen, dass alle gut damit leben können. Hier muss die IT klar argumentieren und zum Beispiel darauf hinweisen, dass der Lebenszyklus kürzer sein kann, oder möglicherweise Kosten für Speichererweiterungen anfallen - weshalb die teurere Lösung gegebenenfalls die bessere und am Ende billigere ist.

Wenn die IT ein Budget kalkuliert, dann sollte sie es auch verantworten - kaufmännisch und technisch. Ist das Budget abgesegnet, ist es sinnvoll, dass die IT innerhalb dieser finanziellen Parameter Verfügungsgewalt hat und entscheiden darf, was konkret angeschafft wird. Die Einkaufsabteilung kann natürlich die Konditionen verhandeln, aber nicht den Leistungsumfang. Dazu muss sie Rücksprache mit der IT halten. Generell sollte dabei ein ständiges Hin und Her mit fachfremden Abteilungen vermieden werden.

Im Trend liegen derzeit Cloud-Dienste, die monatlich oder jährlich im Dauerschuldverhältnis gegebenenfalls sogar via Kreditkarte abgerechnet werden. Interessanterweise sind dagegen Mietkauf oder Leasing bei Servern, PCs und Notebooks, etwa über einen Nutzungszeitraum von 60 Monaten, oftmals unerwünscht.

In größeren Volumen einzukaufen spart aber bares Geld - aufgrund von Rabatten und eben auch durch die damit einhergehende Standardisierung. Im Krisenfall schnell die laufenden Kosten zu reduzieren, um die Liquidität zu erhalten, ist ein nachvollziehbares Vorgehen. Man muss sich aber fragen, ob Einmalinvestitionen von fünf- bis siebenstelligen Summen in Hard- und Software in jedem Fall günstiger sind. Bevor Sie die Idee verwerfen, sollten Sie darüber mit Ihrer Finanzabteilung oder dem Steuerberater sprechen.

Digitalisierungs-Zuschüsse und -Fördergelder

Ein Blick in die staatlichen Förderangebote kann sich lohnen, gibt es doch zahlreiche, regional unterschiedliche Programme der Bundesländer und Kommunen, um Kleinbetriebe zu fördern. Das betrifft auch die Digitalisierung: Das Land Hessen etwa bietet einen "Digi-Zuschuss". Damit werden 50 Prozent der Kosten für Projekte zur Digitalisierung von Produktions- und Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der IT-Sicherheit bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Hessen übernommen. Der Zuschuss ist aber bei maximal 10.000 Euro gedeckelt.

Zu den Förderprogrammen der Bundesländer

Finanzielle Unterstützung lässt sich auch im Bereich der Qualifizierung von Mitarbeitern beantragen. Das am 1. Januar 2019 vorbehaltlich in Kraft getretene "Qualifizierungschancengesetz" soll Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit Weiterbildungen unterstützen, deren Arbeitsplatz durch Technologie ersetzt zu werden droht oder die einen Job in einem "Engpassberuf" anstreben, einem Job also in Bereichen, in denen Fachkräftemangel herrscht. Bezuschusst wird sowohl die Fortbildung/Umschulung als auch die Entgeltfortzahlung während der Weiterbildung.

Mögliche Weiterbildungen mit IT-Bezug (beispielhaft):

  • SAP (Grundkurs/Personal/Vertrieb/Finanzwesen/Einkauf/Controlling)

  • Microsoft Office 365

  • Kaufmännische Berufe

  • Datenbanken (Oracle, Microsoft, MySQL)

  • Softwareentwicklung (C++, C#, Java, Full-Stack Web- und App-Entwicklung)

  • Netzwerktechnologie

  • MCSA/MCSE

  • Projektmanagement

  • Linux

  • Technisches und Wirtschaftsenglisch

  • Datenschutzfachkraft

  • Digital Transformation Manager/-in

Nähere Informationen finden Sie an folgenden Stellen:

IT-Kosten planen ist Pflicht!

Abschließend bleibt festzuhalten, dass IT-Kosten vorhersehbar, optimierbar und planbar sind - auch wenn sich vor allem viele kleinere Betriebe immer noch häufig von ihnen überraschen lassen. Abgestimmt mit der Unternehmensstrategie und in Zusammenarbeit mit allen Abteilungen kann die IT planen, welche Systeme ausgetauscht werden sollen, ob sich der Bedarf, etwa durch Zukäufe, ändert und welches Wachstum zu erwarten ist. Diese Daten müssen in die Budgetplanung einfließen. Umgekehrt kann die IT die Unternehmensstrategie proaktiv unterstützen und das Budget vorausschauend anpassen, anstatt nur zu reagieren. (hv/fm)