Mit dem Inventurdatenerfassungsprogramm, Implementiert auf einem Nixdorf-System 8812, verliert der jährliche Inventurtermin für den Einzelhändler seine Schrecken. Dies zumindest behauptet der Krefelder Fachautor Volker Heiner. Nach Heiners Darstellung kann sich der Händler, der außerdem die Programmoduln "Verkaufsdatenerfassung" und "Wareneingangserfassung" einsetzt, ein regelrechtes Warenwirtschaftssystem aufbauen. Nicht nur die Erfassung der Inventurdaten, erläutert der Krefelder geschieht automatisch sondern auch ihre Bewertung, und zwar nach allen im Handel üblichen Kriterien - auch denen das Finanzamts.
Verwendet der Händler optoelektrisch lesbare Etiketten, so braucht er die Datenerfassung nicht manuell vorzunehmen, merkt Heiner an. Das Lesen von Etiketten unterscheidet zwischen Etiketten mit Einkaufs- und Verkaufspreis, Etiketten mit Verkaufspreis und Abschlagspanne sowie Etiketten mit Ident-Nummer.
Bei manueller Erfassung gliedert man nach Einkaufspreis und Verkaufspreis sowie Verkaufspreis mit Abschlagspanne. Entscheidend für die Wahl der Erfassungsart sind - so Heiner - die Art der Etikettierung und bei der Aufnahme verfügbare Daten. Vor Beginn der Erfassung muß in jedem Fall am System die Inventur eröffnet und ein Bediener angemeldet werden. Danach kann über eine Codewahl bestimmt werden, wie die Daten für die Inventur erfaßt werden - per Handleser oder manuell.
Die angewählte Erfassungsart gilt solange, bis sie durch eine andere überschrieben wird. Bei Diskettenwechsel müssen nach Einlegen einer neuen Diskette nochmals Erfassungscode und Bedienernummer eingegeben werden. Die gelesen Einkaufs- und Verkaufspreise werden auf der Diskette aufgezeichnet. Sie werden sofort im Speicher der Computerkasse oder des Warendatenerfassungsplatzes abgestellt, verdichtet und vorverarbeitet und stehen nach Abschluß der Inventur abrufbereit zur Verfügung.
Verbesserte Abstimmung
Das Programm erlaubt nach Heiners Darstellung auch eine Erfassung des Moderisikoschlüssels. Dieser Schlüssel, gemeinsam erfaßt mit dem Wareneingangsdatum, lasse Auswertungen nach modischen Gesichtspunkten und nach der Altersstruktur der lagernden Ware zu. Auf diese Art und Weise könne die Inventur dazu beitragen, Sortimentsschwächen zu erkennen und Trends abzuleiten.
Den praktischen Ablauf beschreibt Heiner folgendermaßen: Die Inventuraufnahmebögen werden fortlaufend numeriert und die Seitennummern bei der Erfassung mit angegeben. Über die Summentaste der Computerkasse oder des Warendaten-Erfassungsplatzes wird bei Seitenwechsel jeder Bogen zunächst einzeln aufgerechnet, was insgesamt zu einer verbesserten Abstimmung führe. (Läßt die manuelle Aufnahme keine Einkaufspreisermittlung zu, so wird nach Heiners Angaben mit Verkaufspreis und Kalkulationsabschlag gearbeitet.) Auf der Kopfleiste vorbereiteter Inventurformulare wird nach der Erfassung die Spanne (etwa warengruppenweise) eingetragen.
Diese Spanne wird am System mit den Kopfdaten eingegeben und gilt solange, bis sie durch eine andere ersetzt wird. Auch bei dieser Art der Erfassung sei aus Abstimmungsgründen pro Blatt ein Summenzug vorgesehen. Dewegen müsse bei Wechsel der Blattnummer die Spanne neu eingegeben werden.
Heiner fährt fort: Bei codierten Etiketten ohne Einkaufspreis, beispielsweise Chosenetiketten, wird der Verkaufspreis mit Kalkulationsabschlag gelesen. Um den EK-Preis zu ermitteln, wird die in den Stammdateien der jeweiligen Hauptwarengruppe zugeordnete Spanne herangezogen. Diese Spanne kann auch durch manuelle Eingabe eines anderen Wertes überschrieben werden.
Eine weitere Variante sieht nach Heiners Darstellung so aus:
Soll die Inventur auf einer EDV-Anlage ausgewertet werden und sind alle relevanten Artikeldaten auf der Magnetplatte gespeichert, so muß zum Zweck der Inventuraufnahme die Artikelnummer oder Identnummer gelesen und auf der Diskette aufgezeichnet werden. Inventur-Sofortinformationen wie bei den vorher beschriebenen Erfassungsarten seien dann allerdings nicht möglich. Auch bei dieser Erfassungsart, unterstreicht der Krefelder, kann manuell erfaß werden. Anschließend würden pro Zeile des Aufnahmeformulars nur Menge und Verkaufspreis erfaßt.
Heiners Schlußbemerkung: Bei allen Inventurerfassungen über die Computerkasse oder den Warendaten-Erfassungsplatz werden grundsätzlich für 99 Warengruppen die Werte sowohl mengen- als auch wertmäßig mit Einkaufs- und Verkaufspreisen im Speicher des Systems abgestellt. Ist die Inventurerfassung abgeschlossen, kann eine Bestandsübersicht für die entsprechenden Warengruppen mit diesen Werten augedruckt werden.