Moderne DV-Systeme, insbesondere Anwendungsprogramme, sind vielseitig verwendbare Werkzeuge, deren Gebrauch erlernt werden muß. Dasselbe gilt für die Technik, die es möglich macht, diese Werkzeuge einzusetzen, zum Beispiel Betriebssysteme und Management-Tools. Schulungsunternehmen und Systemhäuser bieten, oft in Zusammenarbeit mit den Herstellern, entsprechende Schulungen und Ausbildungen an.
Endanwendern, die ihre Ausbildung selbst finanzieren müssen, sind solche Maßnahmen in der Regel zu teuer. Auch Vorgesetzte, die über die Ausbildung ihrer Mitarbeiter entscheiden müssen, schrecken davor zurück, Schulungsangebote in Anspruch zu nehmen. In diesem Fall sind nicht nur die Kosten, sondern auch die zu investierende Arbeitszeit der Mitarbeiter der Grund dafür.
Die Ausbildung zum Microsoft Certified Systems Engineer (MCSE) beispielsweise dauert in offiziellen Vorbereitungskursen zwischen fünf und sechs Wochen. Bei einem durchschnittlichen Tagespreis von 700 Mark kommen Kosten von bis zu 21000 Mark zusammen. Kosten für Schulungsmaterialien, Ausfallzeiten, eventuell Reise und Übernachtung sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.
Die Schulung zu einem Anwendungsprogramm wie "Word" oder "Notes" ist einschließlich Einführungs- und Vertiefungsseminaren mit durchschnittlich fünf bis sechs Tagen anzusetzen. Weil PC-Benutzer in der Regel mit verschiedenen Programmen arbeiten, wären mehrere Schulungen notwendig, um eine umfassende Ausbildung zu gewährleisten. Viele Unternehmen überschätzen die Kenntnisse ihrer Mitarbeiter, verzichten auf Schulungen und damit auf Produktivitätszuwächse.
Eine billigere Form der Weiterbildung ist das Selbststudium. In den Anwendungen sind meist interaktive Lernprogramme, sogenannte Assistenten, integriert, oder der Anwender findet Informationen über die Hilfefunktion.
Detaillierter befassen sich Fachbücher, die für jede gängige Anwendung erhältlich sind, mit den einzelnen Funktionen. Teilweise werden sie mit CDs kombiniert. Als weitere Alternative stehen Computer-based Trainings (CBTs) zur Verfügung.
Diese Medien geben zwar gute Überblicke über die Möglichkeiten eines Programms, gehen aber naturgemäß nicht auf die besonderen Bedürfnisse eines Unternehmens ein.
Im übrigen sind auch die Kosten für die Bereitstellung von Literatur und Software zum Selbststudium nicht zu unterschätzen, sobald eine große Anzahl von Mitarbeitern Ausbildung benötigt. Bücher für Einsteiger sind zu Preisen zwischen 50 und 150 Mark erhältlich. Für Expertenliteratur werden bis zu 400 Mark verlangt.
Schulungsunternehmen setzen nun auf neue Konzepte, um ihre Kompetenz und den Nutzen ihrer Dienstleistungen erkennbar zu machen. Im wesentlichen geht es darum, viele Mitarbeiter eines Unternehmens zu niedrigen Kosten auszubilden.
Bei den unmittelbaren Kosten für ein Seminar besteht wenig Spielraum, wenn ein Schulungsunternehmen wirtschaftlich agieren will. Also konzentriert man sich auf Faktoren wie Dauer, Ort der Schulung und notwendige Abwesenheit der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz. Hier finden sich gute Möglichkeiten, Kosten zu senken.
Denkbar ist beispielsweise, daß die Seminare nicht beim Anbieter, sondern beim Kunden stattfinden. Dadurch ergeben sich andere Fragen, zum Beispiel, ob beim Kunden die für die Schulung notwendige Hardware vorhanden ist, an der die Kursteilnehmer üben können. Einige Schulungsunternehmen bieten deshalb "mobile Schulungsräume" an. Hier handelt es sich in der Regel um Notebooks, auf denen die zu trainierende Software installiert ist.
Eine weitere Sparmöglichkeit ist die Kombination von Training und Selbststudium. Ein Trainer muß grundlegende Funktionen eines Programms erklären und überprüfen, ob die Teilnehmer es verstanden haben. Weiterführende Funktionen bringt sich der Benutzer anhand von Unterlagen und Übungen im Selbststudium bei.
Für die Schulung zu speziellen Themenwünschen der Unternehmen bedarf es individuell zusammengestellter Unterlagen. Sie werden den Kunden als Kopierlizenzen zur Verfügung gestellt.
Ist in einem Unternehmen ein Intranet vorhanden, können die Unterlagen dort publiziert werden. Dadurch erhalten die Anwender die Möglichkeit, jeder- zeit von ihrem Arbeitsplatz auf diese Informationen zuzugreifen. Intranet-typische Techniken vereinfachen den Umgang mit den Ausbildungsmaterialien, beispielsweise erleichtert ein Browser das Suchen nach bestimmten Begriffen.
Schulungsunternehmen helfen auch bei der Logistik. Dazu gehören die Koordination von Trainern und Räumen sowie die Betreuung der Hardware oder die Aufstellung eines Ausbildungsplans.
Ein Beispiel, wie neue Technik für Schulungszwecke genutzt werden kann, bietet die Siemens AG in Bruchsal. Hier bestand die Anforderung, in möglichst kurzer Zeit 300 Mitarbeiter in der Anwendung "Outlook 97" und weitere 300 Mitarbeiter in "Office 97" zu schulen. Zu Office gehören unter anderem "Word", "Excel" und "Powerpoint".
Geschult werden sollte in Gruppen zu maximal zwölf Personen. Die Teilnehmer waren zum Teil Umsteiger von älteren Versionen, hatten also schon Erfahrungen in der Bedienung dieser Systeme. Es waren aber auch Neueinsteiger ohne Vorkenntnisse dabei.
Eine Standardschulung bei Prodacta hätte bei zwei Tagen Schulung pro Programm für alle Beteiligten insgesamt 400 Arbeitstage in Anspruch genommen. Dies entsprach nicht den Vorstellungen des Kunden.
In Zusammenarbeit mit Mitarbeitern der Siemens AG wurde deshalb ein Dreimonatsplan erstellt. Er sah für Umsteiger einen halben Tag Intensivschulung und für Neueinsteiger einen Tag Einführungsschulung vor. Jedes Thema wurde in einzelnen Modulen angeboten, so daß sich die Mit- arbeiter ihren individuellen Schulungsplan zusammenstellen konnten und verschiedene Termine zur Auswahl hatten. Die weitere Ausbildung der Teinehmer wurde durch eine individuelle Schulungsunterlage gesichert. Sie wurde in Hypertext Markup Language (HTML) im Siemens-internen Intranet zur Verfügung gestellt. Eine Baumstruktur hilft den Lernern, ihr Thema schnell zu finden.
Die Schulungen fanden bei Siemens statt. Das reduzierte die Ausfallzeiten der Mitarbeiter, zusätzliche Ausgaben für Anreise und Unterkunft waren nicht notwendig. Die endgültigen Kosten inklusive der erstellten Unterlagen lagen 50 Prozent unter dem, was für Kurse bei Prodacta zu bezahlen gewesen wäre. Die Resonanz bei den geschulten Mitarbeitern war gut, ebenso die Nachfrage nach den Schulungsunterlagen im Intranet.
Computer-based Training
Ein CBT ist ein Programm, das es dem Anwender ermöglicht, sich interaktiv mit einer Anwendung vertraut zu machen. Es erklärt einzelne Komponenten der Anwendung theoretisch. Anschließend bekommt der Benutzer die Gelegenheit, sein neues Wissen anhand von Übungen zu überprüfen. Diese bestehen in der Regel aus Simulationen konkreter Einsatzmöglichkeiten. CBTs erfreuen sich einer großen Beliebtheit, weil der Lernende Einfluß auf Themenauswahl, Lerngeschwindigkeit und Zeitpunkt der Weiterbildung hat. In vernetzten Umgebungen ist es sehr einfach, vielen Mitarbeitern gleichzeitig diese Möglichkeit der Weiterbildung anzubieten.
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Klassische Schulungsangebote erhalten weniger Zuspruch. Sie sind den Unternehmen per se zu teuer, verursachen noch höhere indirekte Kosten und sind ihnen nicht genau genug auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten. Die Anbieter solcher Ausbildungsmaßnahmen wollen daher ihr Programm attraktiver gestalten. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei den Möglichkeiten, die sich aus den DV-Netzen der Unternehmen, insbesondere aus der zunehmenden Verbreitung von Intranets, ergeben.
*Uwe Kosok ist Trainer der Akademie der Prodacta Systemhaus GmbH in Ettlingen.