Textverarbeitung gerät durch die Konzentration auf umfassende Bürokommunikationskonzepte seitens der Hersteller immer wieder ins Blickfeld: Integrierte Textverarbeitung heißt das neue Schlagwort. Der Einsatz dedizierter Textsysteme für Sekretariate und Schreibbüros ist damit aber nicht hinfällig, denn nach wie vor wird es reine Dienstleistungsabteilungen für Schreibarbeiten im Unternehmen geben. Anhand des Philips-Bürosystems Butler beschreibt hier Susanne Schupp* Voraussetzungen und Einsatzbreite eines vollintegrierten Systems.

Isolierte, reine Textsysteme sterben nicht aus, wenn sie auch nicht zu einem der Wachstumsmärkte werden. Dagegen bezieht die integrierte Textverarbeitung inner- und außerbetriebliche Gesamtzusammenhänge im Rahmen des Trends zu multifunktionalen Systemen ein. Sicher wird es deshalb ein 'sowohl als auch' geben, wobei diese sogenannten vollintegrierten Systeme vom Einsatz her universeller anzusiedeln sind.

Ein integriertes Konzept mit einer einmaligen Erfassung und mehrmaliger Nutzung von Informationen, seien es Fakten, Adressen oder Daten - im übrigen Leitlinie für sämtliche EDV-Systeme - für verschiedene Aufgaben bedeutet, daß der Benutzer aus einem Programm heraus die unterschiedlichen Aufgaben der Daten-, Textverarbeitung, der Kommunikation und Personal-Computer-Funktionen bewältigt.

Dabei richtet sich das Programm nach den einzelnen Anforderungen an die Büroarbeit innerhalb unterschiedlicher betrieblicher Abläufe, an verschiedenen Arbeitsplätzen und unter individueller Berücksichtigung der jeweiligen Benutzer oder Bedienkräfte, zum Beispiel im Sekretariat auf Sachbearbeiter- oder Managerpositionen. Deshalb spielt die benutzerabhängige Zusammenstellung eine wichtige Rolle, so daß der Benutzer nur die Systemfunktionen zur Verfügung hat, die er für seine individuelle Aufgabenstellung braucht. Aufgabenstellung heißt hier schreiben, rechnen, kommunizieren, organisieren (zum Beispiel Terminplanung) und verwalten (zum Beispiel Ablage).

Hohe Anforderungen ans Konzept

Diese Einbeziehung in inner- und außerbetriebliche Geschäftsabläufe stellt wesentlich höhere Anforderungen an die Konzeption, Bedienbarkeit und Integrationsmöglichkeiten, denn ein solches System muß alle Funktionen enthalten, die von einem dedizierten Textsystem allgemein erwartet werden und mittlerweile werden sehr hohe Anforderungen an die 'reinrassigen' gestellt bezüglich Hilfsfunktionen, Formatumstellungen etc. Dennoch handelt es sich weder um ein Textsystem mit Datenverarbeitungsoptionen noch um ein Datenverarbeitungssystem mit Textverarbeitungsoptionen.

Vollintegrierte Systeme (wie zum Beispiel 'Butler' auf dem Philips Bürosystem 300) umfassen sowohl Textverarbeitung als auch Datenverarbeitung, Personal Computing, Kommunikationsfunktionen (intern/extern) Büroservice- und Archivierungsfunktionen. Voraussetzung für die Integration der Textverarbeitung in organisatorische Abläufe ist, daß intelligente Schnittstellen zur Datenverarbeitung und zur Daten-/Textkommunikation auf der Programmebene gegeben sind. Voraussetzung für die Einbeziehung in der Aufgabenstellung an unterschiedlichen Büroarbeitsplätzen ist die in einem Bruchteil einer Sekunde vollzogene Umschaltung von einer Aufgabe (zum Beispiel Textherstellung) zu einer anderen Aufgabe (zum Beispiel Terminplanung) und die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Benutzer.

Innerhalb von Mehrplatzsystemen ermöglicht diese Konzeption sowohl

eine Arbeits- als auch Aufgabenteilung, denn einzelne Teile der Textverarbeitung können ausgelagert und nur Teilbereiche wie zum Beispiel eine Fallbearbeitung oder Zusammenstellungen vom Verantwortlichen selbst übernommen werden. Die Textverarbeitung bekommt damit einen neuen Stellenwert: Als 'Schreibsystem' häufig abqualifiziert wird es zu einem der wichtigsten Instrumente im Rahmen der Büroautomation und -kommunikation, an dem sich die gesamte Bürorationalisierung mit auszurichten hat.

Um 'vollintegrierte Systeme' zu realisieren, sind einige Parameter zu berücksichtigen: Eindeutigen Strukturen und flexiblen 'umstrukturierten' Dateien, unterschiedlichen Programmsprachen und Vorgehensweisen bei der Konstruktion der Algorithmen, verschiedenen Bedingungen für die Struktur von Sätzen und Feldern, Benutzer-Schnittstellen oder hervorragender Performance müssen im Rahmen der Software-Entwicklung für solche Produkte Rechnung getragen werden.

Wesentlich ist die Zusammenfassung unterschiedlicher Software in einem Prozessor, so daß eine Integration auf Speicherniveau ermöglicht wird, durch die das oben erwähnte schnelle Umschalten zwischen verschiedenen Arbeitsgänge oder Anwendungen möglich ist. Bestehende Programme können sich im Ablauf gegenseitig ergänzen und unterstützen durch die Detailverknüpfung von Datenverarbeitung, Textverarbeitung und Datenkommunikation.

Daten und Texte gleichzeitig

Vollintegrierte Systeme aus der Sicht der Textverarbeitung verlangen also, daß beim Erstellen von Dokumenten alle gespeicherten Daten und Texte gleichzeitig zur Verfügung stehen und im Rahmen von Electronic Mail, Telex oder Teletex vom System versendet beziehungsweise verteilt werden.

Erfassen, Zusammenstellen, Überarbeiten und versenden von Dokumenten sind bekannte Funktionen bei der Textverarbeitung, die auch bereits Zusatzfunktionen für einfache Rechenmöglichkeiten und die Nutzung von 'Text-Dateien' beinhalten. Die Integration in ein Bürosystem ermöglicht weitere Zusatzfunktionen wie die Textverarbeitung mit Bedienerführung im Dialog oder durch Kommentare in den zu bearbeitenden Formularmasken, der Zugriff auf Adressen und Daten während der Texterstellung, nach verschiedenen Schlüsselbegriffen oder nach Blättern in Dateien oder Starten von Programmen während der Texterfassung beziehungsweise umgekehrt, um nur einige zu nennen.

Integrierte Textverarbeitung als umfassendes Instrument der Bürokommunikation nutzt so die Funktionen strukturierter (DV-) Vorgehensweise und individueller Textverarbeitung,

Offene Dateistruktur

Eine neue Programmiersprache, die die Möglichkeiten von Coba nutzt und um Textfunktionen, -erfordernisse erweitert wurde, ist bei Philips Basis für die Gestaltung zukünftiger Software-Generationen.

Für alle Dokumente bestehe eine indexsequentielle offene Dateistruktur, um den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder Funktionen zu erreichen. Es entfallen somit sämtliche sonst notwendigen Zwischenschnitte wie Speichern, Überschreiben. Arbeiten können später an gleicher Stelle, wo sie unterbrochen wurden, fortgeführt werden.

Die alte Frage in der automatisierten Textverarbeitung, ob Funktionstastenbedienung, Code-Sequenzen, Kurzmenüs oder Dialoge (Frage) sei insofern gelöst, als auf eine durchgängige starre Bedienungsphilosophie verzichtet und verschiedene Bedienmöglichkeiten integriert wurden.

*Susanne Schupp, Presseabteilung Philips Kommunikations Industrie AG, Siegen.