Sie tragen dem Umstand Rechnung, dass sich die heutige Informationsflut mit den immer noch gebräuchlichen Ordnersystemen nicht mehr adäquat bändigen lässt. Die Zuordnung einer Mail zu einem Ordner wird schwieriger, je mehr sich ihre Bedeutung in einer komplexen Hierarchie zu überschneiden beginnt. Das Label-System von GMail hat dagegen den Vorzug, dass pro Mail beliebig viele solche Etiketten vergeben werden können - es ist gewissermaßen flach.

Jedes von ihnen repräsentiert ein Filterkriterium, so dass sich viele Sichten auf den Mail-Bestand eröffnen. Die Problematik, große Datenmengen in einer hierarchischen Struktur organisieren zu müssen, gilt auch für Dateisysteme. Aus diesem Grund machte Microsoft so viel Aufhebens um WinFS, das für Windows Longhorn geplant war. Es sollte Informationen vor allem auf Basis reicher Metadaten verwalten und damit eine Alternative zu den althergebrachten Verzeichnisbäumen bieten.