Case Study: SAP / SharePoint-Datenintegration

Informationsfluss zwischen den Systemen verbessern

Peter Wohlfarth ist Brückenbauer. Nicht nur, dass er es versteht, die Vertriebs- und Marketinginteressen seines Arbeitgebers unter einen Hut zu bringen. Fachlich steht er für die Brücken, die Theobald Software zwischen den heterogenen Systemwelten von SAP und Microsoft baut. Hier schreibt er für alle, die im Informationsmanagement an eingefahrenen, komplexen Software-Strukturen verzweifeln. Peter Wohlfarth ist zudem Ausbildungsleiter für Studenten der Dualen Hochschule Baden-Württemberg und pflegt einen intensiven Austausch mit universitären Einrichtungen.
Die Schnittstelle für den Datentransfer zwischen SAP ERP sowie SharePoint wird für viele Unternehmen immer häufiger zum Bremsklotz. Die Firma Wittenstein, ein Unternehmen für Antriebssysteme, bekam diesen Stolperstein in den Griff.

Der Mechatronik-Spezialist im württembergischen Igersheim, erledigt einen Großteil seiner Geschäfte in Form von Projektarbeit, wobei auch die Integration externer Dienstleister und Mitarbeiter eine wichtige Rolle spielen.

Das, was auf der einen Seite hineinfließt, soll auf der anderen Seite in der gleichen Qualität wieder herausfließen. Ähnlich einem Wehr verhält es sich auch bei der Übergabe von Daten zwischen IT-Systemen.
Das, was auf der einen Seite hineinfließt, soll auf der anderen Seite in der gleichen Qualität wieder herausfließen. Ähnlich einem Wehr verhält es sich auch bei der Übergabe von Daten zwischen IT-Systemen.
Foto: KobchaiMa - shutterstock.com

Für so eine vielschichtige und intensive Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, bei der Unmengen an Dateien in kürzester Zeit den Besitzer wechseln, braucht man nichts so sehr wie eine verlässliche Technologiebasis. "Wir nutzen SharePoint aus diesem Grund nicht primär als Intranet sondern als Grundlage, um unsere Projekte abzuwickeln und Kollaboration zu gewährleisten" meint Florian Michel. Er kümmert sich darum, dass im Hause Wittenstein das Informationsmanagement rund um die Plattform SharePoint möglichst reibungslos verläuft. Und bezeichnet sich selbst dabei gerne als "das Mädchen für alles", wenn es um das Ticketsystem, den Nintex Workflow, den Betrieb aber genauso die Schulungen in Bezug auf die Kollaborationsplattform geht.

Niemand will zwischen den Systemen hin und her springen

Und da Wittenstein für sein komplettes Stammdatenmanagement ebenfalls SAP ERP im Einsatz hat, sollten auch die Daten aus diesem System nach Bedarf in SharePoint integrierbar sein. Denn nicht selten kommt es vor, dass schnell einmal eine Materialnummer eines bestimmten Lieferanten im Projekt benötigt wird. Aber genau hier lief es bisher alles andere als rund. Die beiden Systemwelten "sprachen" nicht miteinander, was immer wieder zu zusätzlichem Aufwand führte.

Florian Michel ärgerte sich immer wieder darüber, dass Daten mühsam per Textdatei aus einer sehr statischen Systemumgebung herausgelöst werden mussten, bevor man sie überhaupt auf die SharePoint-Oberfläche importieren konnte. "Dieser Ablauf erzeugte bei uns so hohe Redundanzen in den Datenbeständen, dass wir dafür zusätzliche Ressourcen gebraucht hätten", erinnert er sich. "Wir brauchten einen Weg, der möglichst standardisiert ein geschmeidiges Datenmanagement zur Integration der SAP-Daten ermöglichte. Und das Ganze in einem handhabbaren Frontend wie SharePoint aufbereitet". Denn nicht nur der IT war stark daran gelegen, dass es hier keinerlei Ungenauigkeiten und Verzögerungen mehr gab. Auch die Mitarbeiter im Projekt selbst brauchten dringend einen gangbaren Weg aus ihrem Dilemma. Hinzu kam: niemand hatte Zeit und Lust, sich erst mühsam in einer sperrigen SAP-Maske zurecht zu finden. Im Gegenteil: jeder wollte die Daten genau dort haben, wo er auch mit ihnen arbeiten musste.

SAP-Datenbrücke erleichtert Arbeit über SharePoint

Florian Michel und sein Team stießen vor diesem Hintergrund auf eine Software, die eine direkte "Datenbrücke" zwischen den Systemen gewährleisten konnte, ohne jegliche Middleware auskam, sowie Lese- und Schreibzugriff auf SAP-Objekte garantieren konnte. Nach einigen Monaten im Produktivbetrieb wurden für Michel schon Vorteile sichtbar. "Wir sind nun in der Lage, eine Art Master Data Management umzusetzen, bei dem unsere SharePoint Elemente mit SAP-Daten angereichert werden. Damit ersparen wir unseren Mitarbeitern viel Zeit für die Suche nach Informationen sowie Mehrfachpflege."

Denn die eigentliche Besonderheit einer solchen technischen Verknüpfung lag vor allem in den Details. Über diesen neuen Verbindungspfad konnten relevante SAP-Daten nicht nur ganz leicht über SharePoint eingesehen werden, Daten konnten genauso auch ins SAP-System zurückgeschrieben werden. Das hat dann den Vorteil, dass sie anschließend sofort und frisch aktualisiert im entsprechenden Geschäftsprozess einfließen können.

Darauf sollten Sie beim Zusammenspiel von SAP & SharePoint achten:

- Aufbau einer direkten Verbindung zum Datenaustausch, ohne zusätzlicher Middleware

- Lese- und Schreibzugriff auf SAP-Objekte

- Single Sign-On zwischen SAP und SharePoint

- Komplette Administrierbarkeit und Steuerung über SharePoint-Oberfläche

- künftige SharePoint- und SAP-Releases sollten unterstützt werden

- leichte Integration mit Nintex Workflows

- darauf achten, dass künftige SAP wie auch SharePoint Releases mit der Lösung unterstützt werden

"Aktuell profitieren wir eigentlich gleich in zweierlei Hinsicht. Zum Einen befinden sich unsere Daten jetzt immer auf dem aktuellsten Stand, zum Zweiten hat sich ihre Qualität merklich erhöht," so Florian Michel zufrieden.