Zwischen Ratingen, San Diego, London und Paris kommunizieren die Mitarbeiter des Ratinger Softwarehauses Polaris. Basis dafuer ist Lotus Notes. Tragende Saeulen sind Novell 3.11 und ein Novell- Server, ein Lotus-Notes-OS/2-Server sowie ein OS/2-SQL-Server. Neun Workstations in der Konfiguration 486/DX2 mit 8 MB Hauptspeicher und 350 MB Plattenkapazitaet bedienen Hotline, Produkt-Management und das Finanzwesen.

Wie sieht das Pflichtenheft fuer ein zukunftsorientiertes und modernes Unternehmen aus? Eine zentrale Forderung ist sicherlich der Einsatz von Informations-Management als Instrument zur Steigerung der Arbeitsproduktivitaet und damit der Wettbewerbsfaehigkeit im jeweiligen Markt. Sowohl intern als auch in der Beziehung zu Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschaeftspartnern steht die gezielte Verteilung und Nutzung von Informationen fuer das Tagesgeschaeft im Vordergrund.

Ein elementares Wettbewerbsinstrument

Die Qualitaet der Leistungserstellung oder der Servicegrad gegenueber dem Kunden haengt von elementaren Voraussetzungen ab. Wesentliche Informationen muessen in einem Hoechstmass an Zuverlaessigkeit, Aktualitaet und Schnelligkeit bereitgestellt werden koennen. Die "Versorgung" aller Personen, die in arbeitsteilige Prozesse und Entscheidungen involviert sind, mit richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt entwickelt sich zu einem elementaren Wettbewerbsinstrument.

Ein so konzipiertes Informations-Management bringt Transparenz und Flexibilitaet in die Unternehmen. Schnellerer Informationszugriff, ein bedarfsorientiertes Informationsangebot und optimierte Kommunikationswege schaffen dafuer die Grundlage. Hoehere Effizienz und Produktivitaet bleiben dann kein frommer Wunsch mehr. Die Polaris GmbH in Ratingen nutzt und vermarktet gleichzeitig europaweit Produkte und Dienst-leistungen im Umfeld von Management-Informationssystemen. Das mit der in San Diego ansaessigen Polaris Software Inc. kooperierende Unternehmen beschaeftigt derzeit zwoelf Mitarbeiter und konnte 1993 bereits zwei Millionen Mark Umsatz verbuchen. Auf dem Wege des Outsourcing wird Polaris auch in London vertreten, wo auch eine Hotline eingerichtet ist.

Schwerpunkte des Produktangebots sind zum einen Personal Information Manager (PIM) und deren Anbindung an E-Mail- und Groupwareloesungen. Zum anderen bietet Polaris Systeme fuer die Verarbeitung und Auswertung von Daten aus verschiedensten Datenbanken.

Eine besondere Prioritaet liegt in der Beratung von mittleren und groesseren Unternehmen beim Einsatz von flexiblen und leistungsfaehigen Informationssystemen auf Basis einer Client- Server-Architektur. Die Groupware Lotus Notes und deren Ergaenzung durch spezielle Polaris-Entwicklungen sind von zentraler Bedeutung.

Eine Voraussetzung fuer Beratungsqualitaet kann der Einsatz von Groupware im eigenen Haus sein. So verfaehrt Polaris. Unabhaengig vom jeweiligen Standort koennen saemtliche Geschaeftsvorgaenge mit Kunden von allen Mitarbeitern abgewickelt und eingesehen werden. Vernetzt sind die Niederlassungen in Ratingen, San Diego und London sowie die Bueros der Gesellschafter an ihren Wohnorten in Kalifornien und Deutschland.

Zu den Geschaeftsvorgaengen, die mit dieser Groupwareloesung koordiniert werden, zaehlen:

- die taegliche Korrespondenz sowie Vertragsangelegenheiten im Personalwesen,

- die Registrierung von Neukunden und aus Marketing-Aktionen hervorgegangenen potentiellen Kunden,

- die Abwicklung qualifizierter Mailings mit Nachfassaktionen ueber Brief, Telefax oder Telefon,

- die interne Kommunikation via E-Mail,

- die umfassende Dokumentation der Hotline-Informationen von Reklamationen bis hin zu Verbesserungsvorschlaegen,

- der Informationsaustausch zwischen San Diego, London, Paris und Ratingen und demnaechst mit weiteren Partnern in Spanien und Italien,

- die Integration von Finanzbuchhaltung und Auftragsabwicklung als Informationssysteme der Geschaeftsfuehrung sowie

- die Steuerung von Projekten und Schulungen einschliesslich automatischer Einladung und Berechnung fuer Kursteilnehmer.

Tragende Saeulen in einem Novell-Netzwerk 3.11 sind ein Novell- Server, ein Lotus-Notes-OS/2-Server sowie ein OS/2-SQL-Server. Fuer die Hotline, das Produkt-Management und das Finanzwesen sind insgesamt neun Workstations in der Konfiguration 486/DX2 mit 8 MB Hauptspeicher und 350 MB Plattenkapazitaet sowie eingebautem Modem installiert. Ebenfalls in das Netz eingebunden sind drei Schulungs- und Ausbildungsplaetze. Mitarbeiter im Aussendienst und in Kundenprojekten haben ueber Laptop Zugang zum System. Ueber Modem koennen alle Mitarbeiter Telefaxe direkt versenden. Im Arbeitsalltag hat sich das gewaehlte System schnell als unverzichtbar erwiesen.

Dafuer spricht die intensive Nutzung von seiten der Mitarbeiter. Nur zu Beginn wurde die eine oder andere Kritik laut, was gestalterische Raffinessen angeht. Heute erfaehrt die gemeinsame Nutzung von Informationen und die computergestuetzte Kooperation im Team breite Zustimmung.

Abteilungsbezogene Datenbanken sind out

Groupware ist das zentrale Rueckgrat der gesamten Organisation, abteilungsbezogene Datenbanken gehoeren der Vergangenheit an.

Im Vordergrund steht ein integrativer Ansatz: Wer oft Texte erstellt, kann innerhalb der Notes-Umgebung zum Beispiel Word fuer Windows benutzen - Grundlage dafuer ist ein OLE-Link. Gleiches gilt fuer Excel-Grafiken oder -Tabellen; eine erhebliche Umstellung ist nicht erforderlich. Produktinformationen, Kundenregistrierungen sowie wichtige schriftliche oder fernmuendliche Anfragen sind lueckenlos erfasst und in dem Groupwaresystem mit Adressen von Kunden oder Lieferanten verbunden.

Ist die Adresse einmal im System, lassen sich hinterlegte Standardbriefe, Telefaxe oder Vertragsvorlagen ueber einen einzigen Befehl aufrufen, erstellen und bearbeiten.

Die Vorzuege der Anwendung

Die verhaeltnismaessig schnelle Akzeptanz der Notes-Loesung bei Polaris dokumentiert auch der Zuwachs im gespeicherten Datenvolumen. Die Korrespondenzdatenbank beispielsweise zaehlte nach nur wenigen Monaten bereits ueber 25000 Adressen.

Zwei wesentliche Vorzuege der Anwendung liegen in der zentralen Haltung und Verfuegbarkeit der Daten: Mitarbeiter setzen ihre Arbeit an einem Projekt an genau der Stelle fort, an der sie zuletzt unterbrochen wurde.

Zugleich erhalten sie Zugang zu allen relevanten Informationen und sehen den aktuellen Bearbeitungsstatus wie Notizen und Wiedervorlagen auf einen Blick. Die konkreten Arbeitsschritte des Sachbearbeiters sind spaeter vollstaendig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Der zweite Vorzug betrifft die Verwaltung der kunden- und lieferantenbezogenen Korrespondenz: Alle Dokumente wie Briefe, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen sind sofort unter der jeweiligen Adresse einzusehen. Die sonst uebliche Suche nach kryptischen Dateinamen entfaellt.

Moderne Informationssysteme muessen vor allem Datensicherheit garantieren. Im Hinblick auf die Polaris-Anwendung heisst das: Selbst ein Netzzusammenbruch darf kein Datenchaos hervorrufen.

Die in Lotus Notes integrierten Sicherheitsverfahren sorgen dafuer, dass die Datenverarbeitung an dem Punkt fortgesetzt werden kann, an dem das System seinen Dienst verweigert hat. Ein schwerwiegender Datenverlust ist weitestgehend auszuschliessen. Nicht immer zufriedenstellend ist hingegen die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Lotus Notes.

Nachdem viele Dokumente und Informationen zu integrierten Bestandteilen des taeglich intensiv genutzten Systems geworden sind, ist unter anderem bei File-Transfers zwischen San Diego, London und Ratingen Geduld geboten. Zwar kommt die Entwicklung immer schnellerer Rechner diesem Umstand entgegen, dennoch muesste Lotus hier etwas tun. Auch die Einbindung anderer Datenbanken in das System liesse sich noch klarer und einfacher gestalten.

Die permanente Verfuegbarkeit von Informationen insbesondere fuer die Geschaeftsleitung, die zwingende Bearbeitung von Vorgaengen sowie das Wiedervorlagesystem riefen im Anfangsstadium bei manchen Mitarbeitern Akzeptanzprobleme hervor. Mit der Konzentration aufs Wesentliche lernen die Mitarbeiter jedoch auch ihre persoenliche Arbeitsorganisation zu ueberdenken. Wer seinen Schreibtisch allerdings bisher nicht organisieren konnte, wird es auch mit Lotus Notes nicht leichthaben.

Andererseits wurde sehr schnell deutlich, wie Entscheidungsprozesse durch eine bessere Vorbereitung beschleunigt werden konnten. Auch die Zeit fuer interne Meetings wurde erheblich reduziert, da alle Beteiligten schon im Vorfeld ueber den aktuellen Status eines Projekts informiert waren. Dies sind nur zwei Aspekte einer hoeheren Arbeitsproduktivitaet.

Die Arbeitsleistung hoeher eingeschaetzt

Die Kooperation der Mitarbeiter erfolgt Niederlassungs- uebergreifend. Die Eigenverantwortlichkeit fuer konkrete Aufgabenbereiche ist deutlich ausgepraegt. Ein besonders wichtiges Ergebnis des Groupware-Einsatzes ist die hoehere Wertschaetzung der individuellen Arbeitsleistung.

Gleichzeitig zeigt das Beispiel Polaris, dass rund um Groupware ein vollkommen neuer Industriezweig entsteht. Auf Basis eigener Erfahrungen koennen Software- und Systemhaeuser ihre Kunden bei der Umsetzung von Workgroup-Computing-Loesungen beraten und unterstuetzen. Ausserdem erweitert sich damit auch das Angebotsspektrum aufgabenspezifischer Standardsoftware.

Groupware soll die Beratungsqualitaet erhoehen. Die Kommunikationsstrukturen der Polaris-Niederlassungen in Europa und den USA verwenden dazu Lotus Notes.

Die Verfuegbarkeit von Informationen im Kontext der Internationalisierung wird zum strategischen Element erfolgreicher Unternehmensfuehrung. Vor diesem Hintergrund konzentrieren Firmen ihren Investitionsschwerpunkt auf Systeme, die diese Anforderungen elektronisch unterstuetzen.

Folgt man den Argumenten der Anbieter, ist die Welt der grenzenlosen Kommunikation nicht mehr fern. Potentielle Anwender sind gut beraten, sich vor der Entscheidung fuer eine Kommunikationsinfrastruktur gruendlich von Leistung und Verbreitungsgrad eines Angebots zu ueberzeugen. Gute Chancen hat, wer seine Offerte aus eigener Praxis kennt. Bei Groupware auf der Basis von Notes geht die Ratinger Softwareschmiede diesen Weg.