Es bestehen in jeder Verwaltung
- eine formale, meist hierarchische Struktur (Arbeitssystem)
- zwei informale Systeme nebeneinander:
a) Sozialsystem (Werthaltungen, Prestige, Freizeitbewußtsein),
b) das Informationssystem, sofern systematisiert.
In Wirklichkeit laufen soziale Prozesse ab, die durch Informationen gesteuert werden, wobei die Struktur fast nur das Legalitätskonzept der Gesellschaft darstellt. Die formale Organisation im Sinne der Bürokratie ist die rationalisierte Form zur Ordnung des menschlichen Verhaltens. Sie ist zweck- und zielgerichtet und kann zwar eine vorhandene Struktur unterstützen, sie jedoch nicht total abdecken, wie es der Totalitarismus erhoffte. Denn auch bestimmte Verbrechensarten und Verbrecherkollektive benötigen die Organisation; man wird sie aber schwerlich mit der Struktur gleichsetzen.
Die lnformationsanalyse gliedert ferner nach Berichtsinhalten. Diese sind erstens auf das Fachprofil bezogen und zweitens nach ihrer Rolle im Kontext indizierbar. Zur Rolle der Berichtsinhalte werden die physikalischen Dimensionen oder die Vergleichsmaßstabe gekennzeichnet (zum Beispiel = t/Monat). Das Vorkommen in gleicher Bedeutung wird neben den Format- und Herkunftangaben des Berichtes, wie Aussendestelle, Formularnummer, Anzahlen der Spalten und Auflage, wiederum auf die Begriffe in gleicher Dimension bezogen. Aus den Berichten und den dazugehörigen Begriffen entstehen somit invertierbare Dateien.
- Abteilungsregister benutzter Begriffe mit Anwendungen,
- Berichtsdateien (records) mit Vorkommen und Rollen von Begriffen,
- eine Gesamt-Vorkommensdatei (als Ankerdatei)
Das eigentliche Gewußt-wie liegt in der autonomen Reorganisation der Hauptdatei und der sogenannten Abteilungsregister. Durch die Benutzung, insbesondere durch Abfragen. entsteht schließlich ein lernfähiger Dialog mit einem komplexen Begriffssystem. Man tastet sich im Mitarbeiterkonzept an vorher unverständliche Informationszusammenhänge heran, indem vorher verschiedenartige Begriffsverwendungen semantisch zusammengeführt und nach Möglichkeit logisch verknüpft oder getrennt werden. Nehmen wir einmal den schwammigen Begriff "Bürgernähe": Welcher Sachbearbeiter benutzt ihn denn und wie? In der öffentlichen Verwaltung scheint das eine nicht mehr lokalisierbare Leerformel geworden zu sein, mit der man einer Zentralisierung entgegenwirken will, wie in der Wirtschaft mit der Diversifikation und Gewinnmaximierung oder in der Datenverarbeitung mit dem distributed processing. Aber ob solches tatsächlich lohnt, hängt doch von dem Status der gegenseitigen Information ab.
Der fundamentale Unterschied zwischen der betriebswirtschaftlichen und der soziologischen Auffassung zur "Organisation" sollte mit diesem Beitrag deutlich werden. Die Betriebswirte wollen "gestalten", und die Organisationssoziologen fühlen sich nun in die Rolle von Umweltschützern hineingedrängt, da sie auch dem informellen Geschehen einen höheren Stellenwert zuordnen. Es mag für Bildhauer von Organisationsstrukturen schmerzlich sein, daß sich ihre Gebilde nicht bewegen, und für Schwärmer des totalen Managements, daß ihre Konstrukte praktisch außer Kontrolle geraten; dennoch ist es vorstellbar, daß die Organisation nicht unbedingt zum Ansatzpunkt der Strukturveränderung des menschlichen Verhaltens in einem sozialen Gebilde wie Bürokratie oder Wirtschaft genommen werden muß. Die Information ist wichtiger als die Organisation!
(Ende der Serie)