Alle Informationen werden im Portal zentral gespeichert und zielgerichtet verteilt. So haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Daten. Moderne Enterprise Portale gestatten in diesem Zuge auch die lesende und schreibende Anbindung von Informationen aus externen Systemen. Daten aus dem ERP-System können genauso in das Mitarbeiterportal einfließen wie Informationen aus Lotus Notes, dem Produktionsplanungs- und Steuerungssystem, der Personalzeiterfassung oder der Warenwirtschaft.
Portal zeigt Informationen aus dem ERP-System
Die Suche nach spezifischen Informationen wird dadurch enorm vereinfacht. Gibt ein Mitarbeiter beispielsweise die Nummer eines bestimmten Bauteils in einer Portalapplikation ein, werden ihm sofort alle Informationen zu diesem auf einer Portalseite angezeigt. Auf einen Blick sieht er, wie der Absatz dieses Produkts läuft, welchen Umsatz das Unternehmen mit diesem Bauteil erzielt, ob es dazu bereits Reklamationen gab, mit welcher Zeit die Fertigung des Teils kalkuliert wurde und wie groß die tatsächliche Zeitspanne ist, die für dessen Herstellung benötigt wird. Ebenso kann ein Bild des entsprechenden Bauteils im Portal hinterlegt werden. Die Daten für diese umfassende Informationsseite werden hierbei aus verschiedenen Systemen, wie dem ERP-System und der Dokumentenverwaltung, zusammengetragen.
Extranet integriert Kunden und Lieferanten
Web-basierende Portallösungen, wie die branchenneutrale Portalsoftware Intrexx des Freiburger Softwareunternehmens United Planet, bieten dem Hersteller zufolge weitere Vorteile: Einerseits sorgen sie standortübergreifend für einen einheitlichen und konsistenten Informationsstand im Unternehmen. Andererseits ist es mit einer Web-Lösung möglich, externe Portale (Extranets) aufzubauen und darüber Kunden und Lieferanten beständig mit den aktuellsten Informationen zu versorgen. Zudem können spezifische Web-Anwendungen erstellt werden, über welche die verschiedenen Standorte online direkt in das ERP-System des Unternehmens verbuchen können. Dadurch ist es unter anderem möglich, Fertigungsaufträge ins Web zu stellen und den einzelnen Standorten in einer Art Fertigungspool (mit alle wichtigen Informationen wie Preisen, Arbeitsplänen, Konstruktionszeichnungen, 3D-Modellen etc.) zur Verfügung zu stellen. Daraus können die Aufträge dann - abhängig von der jeweiligen Auslastung - in die Fertigung der Niederlassungen eingelastet werden.
Wissen im Enterprise Portal verwalten
Die effiziente Verwaltung von Wissen und Informationen im Enterprise Portal erhöht die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens deutlich. Alle wichtigen Informationen sind laut United Planet im Portal gebündelt und jederzeit verfügbar, wodurch viele zeitraubende Arbeiten entfallen und die Daten jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind. Dies hilft, Fehler bei der Produktion zu vermeiden, kundenorientierte Vorgänge zu optimieren und Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Auf diese Weise wird es für Unternehmen möglich, ihre Produkte schneller und kostengünstiger auf den Markt zu bringen als die Konkurrenz.