Vom Enterprise Content Management zum Enterprise Information Hub

Informationen müssen im Fluss sein - sonst scheitert die Digitalisierung

Herbert Lörch ist General Manager EMEA bei Hyland und Entwickler von OnBase. Sein Ziel ist es, Unternehmen und staatliche Institutionen auf dem Weg der digitalen Transformation zu unterstützen. Lörch bringt 20 Jahre Management-Erfahrung in internationalen Unternehmen der IT-Industrie mit. Vor seiner Ernennung bei Hyland war er unter anderem als CEO bei SAPERION und in leitenden Positionen bei FileNet und der Sage Group tätig
„Internet der Dinge“, „Industrie 4.0“ oder ganz aktuell „Künstliche Intelligenz“ – sämtliche Phänomene der Digitalisierung hängen ohne Ausnahme von einem einzigen Faktor ab: Dem freien Fluss der Informationen.

Ganz gleich, ob es mal Untiefen, mal Schleusen oder mal Niedrigwasser gibt: Wenn der Datendampfer komplett zum Stehen kommt, dann gefährdet ein Unternehmen im digitalen Zeitalter seine Wertschöpfung. Vom Einkauf beispielsweise über Anlieferung und Verarbeitung bis hin zum Vertrieb muss der Informationsaustausch ohne Einschränkung gegeben sein. Egal, ob es essentielle Maschinendaten sind oder die Dokumente und Daten von Menschenhand stammen.

Zu viel hängt an betagter Technologie

Und die Realität? Die sieht noch anders aus. Nach einer Umfrage der IDG hängen 69 Prozent der Befragten noch von File-Servern im Netzwerk ab, um Dokumente zu teilen und zu verwalten. Und das ist nicht allein aufgrund des überproportional starken Datenwachstums eine Herausforderung. Vielmehr - auch das ist ein Ergebnis einer IDG-Studie - müssen Firmen mit durchschnittlich 48 Applikationen für ihre einzelnen Geschäftseinheiten klarkommen, die geschäftskritische Informationen enthalten. Mitunter, so die Studie, kommen die Unternehmen auf mehr als 100 Applikationen. Keine Frage: Wenn Daten, also Informationen, "das neue Öl" sind, wie es im Zuge der Digitalisierung allerorts heißt, dann kann es nicht sein, dass die Öltankerflotte größtenteils ungeeignet und in die Jahre gekommen ist.

Der klassische Begriff Enterprise Content Management ist nicht mehr zeitgemäß.
Der klassische Begriff Enterprise Content Management ist nicht mehr zeitgemäß.
Foto: Profit_Image/Shutterstock.com

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Nicht ohne Grund hat sich deshalb die Auffassung im Markt durchgesetzt, dass der klassische Begriff "Enterprise Content Management" nicht mehr zeitgemäß ist. Strukturierte sowie unstrukturierte Daten fließen in Massen ein, die Informationsquellen werden immer zahlreicher und das Tempo, in dem diese Daten generiert werden, steigt drastisch. Unternehmen benötigen deshalb ein zentrales Information Management. Im amerikanischen Sprachraum beginnt sich deshalb auch mehr und mehr der Begriff des "Enterprise Information Hub" durchzusetzen.

Notwendig: Die zentrale Drehscheibe der Informationen

Aus technologischer Sicht bedeutet das indes, dass die "Drehscheibe" der Informationen ihren Namen auch verdient haben muss. Daten aus beispielsweise Finanzapplikationen, ERP und Produktionssystemen müssen sich darin ohne großen Aufwand integrieren lassen, genauso wie die aus den zahlreichen anderen Quellen. Prozessual muss es dem Mitarbeiter darüber hinaus einfach gemacht werden, darauf Zugriff zu haben und damit im Alltagsgeschäft umzugehen. Das gilt auch für die Art der Information. Unerheblich, ob es sich um Text- oder Bilddateien handelt, die reibungslose Integration kennzeichnet dieses der Digitalisierung angemessene Information Management. Neben diesen Migrationsfähigkeiten muss der Zugriff auf diesen Hub mit mobilen Geräten und von außen ebenso selbstverständlich sein wie automatisierte Workflows.

Das "Datensilo" ist tödlich

Allerdings darf der zentrale Dreh- und Angelpunkt der Informationen nicht technisch überfrachtet sein. Das heißt, seine Leistungsfähigkeit darf nicht auf Kosten der Usability gehen. Moderne Collaboration Tools machen es vor: Informationen zu teilen und gemeinsam darauf zuzugreifen muss reibungslos, in Echtzeit und in benutzerfreundlicher Art und Weise gegeben sein. Denn letztlich bestimmt nicht allein das Vorhandensein der Daten ihren Wert, sondern auch deren einfache Distribution.

Die jüngste "4 digital-Studie" der Berater von Oliver Wyman und IDG Research kommt zu einem klaren Ergebnis: Silodenken blockiert die digitale Transformation. Digitale Projekte werden demnach nicht einmal in jeder fünften kleinen Firma aufeinander abgestimmt, selbst bei größeren Unternehmen ist das auch nur bei 50 Prozent der Fall. Das zeigt auch ganz klar, wie notwendig das Etablieren einer zentralen Informationsinstanz ist. Denn das aus der IT bereits seit geraumer Zeit bekannte Problem des "Datensilos" ist in der Digitalisierung nicht nur gefährlich, es bedroht die Unternehmen in ihren Grundfesten.