Computer-Ausdrucke mit ständig gleichbleibender "Aufgabenstellung" stellen für Weiterverarbeitungsanlagen heute kaum noch Probleme dar. Kritischer wird es indessen bei Individuellen Ausdrucken, wie zum Beispiel beim Rechnungsversand. Die Poststraßen-Anbieter bemühen sich derzeit, diese Probleme durch Kontrollen in den Griff zu bekommen.
Die Weiterbearbeitung von EDV-ausgedruckten Datenträgern kann durch Online-Systeme ökonomisch betrieben werden. Was ist aber eigentlich ein Online-System? Ein Online-System sollte wenigstens folgende Arbeitsgänge ohne Unterbrechnung vornehmen können: Reißen (Schneiden), Falzen, Kuvertieren, Schließen und Frankieren.
Solange es sich bei den Ausdrucken um ein immer gleiches Formular handelt stellt die Verarbeitung heute kaum noch Probleme dar. Durch den Reißer (Schneider) wird gewährleistet, daß nur jeweils ein Formular in die Falz- und Kuvertiermaschine gelangt. Hier kann gegebenenfalls noch eine Beilage (zum Beispiel Werbeantwortkarte) hinzugefügt werden.
Durch die Messung der Papierstärke in der Kuvertiermaschine wird nochmals überprüft, daß nur die gewünschte Anzahl an Formularen ins Kuvert gelangt (Doppelblattkontrolle)
Da bei dieser Form der Online-Verarbeitung das Gewicht der Sendung von vornherein feststeht und immer gleich ist, kann auf eine elektronische Portowertermittlung verzichtet und das Postgut gleich in die Schließ- und Frankiermaschine geleitet werden.
Komplizierter und umfangreicher wird die EDV-Weiterbearbeitung dann, wenn es sich bei den Ausdrucken um individuelle Datenträger (zum Beispiel Rechnungen) handelt.
Um diesen Problemkomplex zu lösen ist ein Online-System auf entsprechende Software angewiesen. Von hier muß man steuern damit Ausdrucke an einen Empfänger nicht durcheinander, sondern hintereinander ausgedruckt werden. Weiter muß an einer bestimmten Stelle des Formulares ein Steuerzeichen mitgedruckt werden, das dem System sagt: Ab hier beginnt der Ausdruck für den Kunden A und hier endet der Ausdruck für Kunde A.
Von der EDV aus sollte weiterhin gesteuert und codiert werden, ob den Rechnungen eine Werbebeilage zugefügt werden soll oder nicht. Damit können auch die Gewichtsklassen der Bundespost ausgenutzt werden und es wird kein Porto verschenkt.
Sollte die Gesamtmenge der Datenträger die Kapazität der Kuvertieranlage überschreiten, so besteht die Möglichkeit die gesamten Rechnungen entweder von dem Kuvertiervorgang auszusteuern und dann von Hand weiter zu bearbeiten oder die Gesamtmenge in Teilmengen weiter vollautomatisch zu verarbeiten.
Durch die Genauigkeit der Codierung und die Präzision der OME (Optischen Merkmal Erkennung) wird sichergestellt, daß keine Datenträger an den falschen Adressaten gehen.
Nach dem Lesen, Reißen und Sammeln werden die Formulare in die Falz- und Kuvertieranlage weitergeleitet. Hier besteht nach dem Falzen die Möglichkeit der Portoklassenbestimmung. Durch die Papierstärke wird ermittelt, in welcher Portoklasse (bis 20 Gramm oder 21 bis 50 Gramm) die Gesamtmenge der Formulare einzuordnen ist.
Nach dem Messen der Papierstärke und der Bestimmung der Portoklasse wird dann das Postgut gleich zum Frankieren weitergeleitet oder in ein Sammelfach ausgesteuert. In einem zweiten Arbeitsgang wird es gesondert frankiert. Die Gewichtsbestimmung kann auch erst nach dem Kuvertieren über eine elektronische Waage erfolgen.
In beiden Fällen ist die Ermittlung des richtigen Portowertes sichergestellt. Die Gefahr des Über- oder Unterfrankierens ist damit ausgeschlossen. Bei diesem System können eine oder mehrere Frankiermaschinen hinter das gesamte System gestellt und durch die elektronische Waage je nach Bedarf angesteuert werden, so daß ein zweiter Arbeitsgang des Frankierens nicht mehr erforderlich ist.
Die heute auf dem Markt angebotenen Kuvertiersysteme sind inzwischen so ausgereift und praxisnah konzipiert, daß die Gefahr von Indiskretionen so gut wie ausgeschlossen ist.
þRudolf Wiegand ist Organisationsberater bei der Hader GmbH in Olching.