Im digitalen Wandel

In 5 Schritten zu einer besseren IT-Kommunikation

Matthias Göttler ist diplomierter Informatiker (KIT) und verfügt über einen Exexutive MBA Dual Degree (RWTH Aachen und HSG). Sein beruflicher Werdegang ist durch SAP geprägt, wo er mehrere Jahre in der Entwicklung im Datenbankumfeld tätig war und seit vielen Jahr mit wechselnden Verantwortlichkeiten in der internen IT tätig ist. Seine Schwerpunkte sind Datenbank Managementsysteme, IT Prozessoptimierung, Desktop Managed Services, Sustainable IT, Mobile Business, IT Communication und Enduser Enablement. Derzeit leitet er die IT Client Infrastruktur im deutschsprachigen Raum und diverse interne Programme.  

Um eine Kommunikationsstrategie erfolgreich umzusetzen, stehen eine Vielzahl von Methoden zur Verfügung. Sie sollen dabei unterstützen, einzelne Mitarbeiter und Nutzergruppen bei wachsender Datenflut zu erreichen. Der Herausforderung, diese Kanäle optimal auszuwählen und zu bedienen, muss sich die interne IT-Kommunikation von heute stellen.

Die Menge an Informationen, die tagtäglich verarbeitet werden muss, ist enorm gestiegen. Auf ihrer Basis treffen wir Entscheidungen oft in Sekundenschnelle – und das mehrmals am Tag. Natürlich sollen alle Informationen möglichst gut aufbereitet und mit geringem Zeitaufwand konsumierbar sein, schnell auffindbar und täglich aktuell. Dies kommt nicht nur unserer Bequemlichkeit entgegen, es hat auch handfeste Vorteile. Laut einer Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO sind Unternehmen mit einer digitalen Arbeitsweise produktiver als jene, die eher papiergestützt arbeiten.

In vielen Unternehmen ist die interne Kommunikation durchaus noch ausbaubar.
In vielen Unternehmen ist die interne Kommunikation durchaus noch ausbaubar.
Foto: Trueffelpix - shutterstock.com

Wie IT-Kommunikation gelingt

Der Mitarbeiter von heute möchte keine Zeit in Kommunikation investieren, er möchte seine Arbeit erledigen. Sein IT-Arbeitsplatz ist hierfür das Werkzeug – nicht mehr und nicht weniger. IT-Kommunikation muss daher kurz sein und maximalen Mehrwert bringen. Mit 25-seitigen Anleitungen und endlosen E-Mails werden Sie das Interesse des Mitarbeiters nicht wecken können. Ihr Ziel sollte es sein, in kurzer Zeit möglichst viel Schwung in die Produktivität der Mitarbeiter zu bringen.

Digital Leader Award

Digital Leader Award

Bei der Planung Ihrer Kommunikation sollte nicht Ihr IT-Projekt im Mittelpunkt stehen, sondern der Mitarbeiter selbst. Stellen Sie sich ruhig diese Person einmal bildlich vor und geben Sie ihr einen Namen. Wer ist Ihr Empfänger? Was hat er für Bedürfnisse bezogen auf das Thema? Was können Sie machen, um seine Produktivität bezogen auf das Produkt zu steigern? Statten Sie nicht einen Arbeitsplatz einfach mit der neuesten Technologie aus, sondern fragen Sie sich, wie der Mitarbeiter ihn nutzt. Ist er eventuell in einem Bereich, der spezielle Anforderungen hat? Interessierte Mitarbeiter können Sie als Testgruppe nutzen und so direktes Feedback bekommen. In einem modernen agilen Unternehmen, haben User Stories das Pflichtenheft schon lange und mit Erfolg abgelöst.

Identifizieren Sie außerdem Key-User-Gruppen, zum Beispiel Vertreter der einzelnen Unternehmensbereiche wie Bereichsleiter. Auch Assistentinnen, die häufig Meetings organisieren müssen und oft zentrale Ansprechpartner der Mitarbeiter sind, können eine wertvolle Unterstützung sein. Binden Sie diese Schlüsselpersonen von Anfang an in Ihre Kommunikationsstrategie mit ein, geben Sie ihnen zum Beispiel in regelmäßigen Meetings aktuelle Informationen, welche diese als Multiplikatoren für Ihre IT-Kommunikation in den Teams verbreiten können. Je enger Ihre Bindung zu den Mitarbeitern ist, desto mehr Nutzen wird Ihre IT-Kommunikation Ihnen bringen.

Das richtige Werkzeug finden

Für die digitale interne IT-Kommunikation steht ein immer größer werdendes Spektrum an Kommunikationskanälen zur Verfügung. Der Zugriff auf diese ist dank Smartphone, Tablet und Vernetzung von überall möglich. Nicht nur die klassische E-Mail, sondern auch unternehmensinterne Apps, das Intranet oder eigene Social-Media-Plattformen werden zur Verbreitung von Informationen genutzt. Solange Sie konsequent in der Wahl Ihrer Kanäle sind und die betroffenen Mitarbeiter gut kennen, werden Sie die richtige Entscheidung treffen.

5 Schritte zu einer besseren IT-Kommunikation

Ob nun in Kürze die Einführung eines neuen Betriebssystems im Unternehmen ansteht oder Sie den Mitarbeitern einfach ein paar Tipps zur Nutzung von bestehenden Lösungen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur geben wollen – setzen Sie die nächsten Schritte Ihrer IT-Kommunikation gekonnt in Szene, kurz und knackig - frisch und digital. Und vergessen Sie nicht, die Mitarbeiter mit einzubinden und ihre IT-Abteilung auch im Bereich Kommunikation zu schulen. Das lohnt sich!

Hier die fünf wichtigsten Schritte:

1

Ohne Fleiß kein Preis

Mitarbeiter gezielt ausbilden

Der digitale Wandel hat auch auf die bisherige Arbeitsweise der IT-Abteilung erhebliche Auswirkungen. Der IT-Mitarbeiter von heute liefert Expertenwissen. Über Chat, Blogs, Hotline und andere Kanäle ist er Innovator, Berater für Mitarbeiter, Managed-Service-Provider, Eskalationsmanager, Supportspezialist und auch Kommunikationsspezialist.· Fördern Sie besonders die Mitarbeiter, die Spaß und Talent im Bereich Kommunikation haben.

Machen Sie diese zu Experten und Kommunikationsverantwortliche, als Teil ihrer IT Organisation und als Bindeglied zwischen Technik und Nutzergruppen.

2

Mein Laptop, mein Smartphone, mein Tablet!

Gestalten Sie Ihre Kommunikationskampagnen und Tools geräteunabhängig

Überlegen Sie immer genau, über welchen Kanal sie ihren Mitarbeiter erreichen und wie ihre Zielgruppe arbeitet.

Der Berater bevorzugt vielleicht für Neuigkeiten eine Smartphone App. Ihre IT-Service-Management_Tools könnten – parallel zum klassischen Hotline- und Ticket-System – durch Social-Media-Komponenten, Apps und Chat ergänzt werden.

3

In der Kürze liegt die Würze

Dokumentieren Sie - aber richtig

Ist eine Dokumentation erforderlich sollte diese kurz und knackig sein. Haben Sie nicht den Anspruch jede auch nur mögliche Situation abzubilden – das hatten wir früher.

Alles auf eine Seite? Das geht! Onepager geben dem Mitarbeiter einen kurzen knackigen Überblick und sind leicht zu erfassen. Stellen Sie diese dort zur Verfügung, wo der Mitarbeiter sie braucht, so sollte zum Beispiel die Kurzanleitung zu Ihrem Konferenzsystem direkt im Meeting-Raum zur Verfügung gestellt werden, die Anleitung für den Drucker in unmittelbarer Nähe des Printers liegen. Zusätzliche Informationen können Sie über Links oder QR-Codes in der Kurzanleitung zur Verfügung stellen.

Bewerten Sie vorhandene Dokumente: Wieviel Feedback haben Sie bekommen? Wie viele Mitarbeiter haben darauf zugegriffen?

Haben Sie den Mut, auch mal alte Zöpfe abzuschneiden und löschen Sie wenig gelesene Dokumente. So sparen Sie sich deren Pflege.

4

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Bilder beleben und ergänzen

Damit meine ich nicht nur das Bild an sich, sondern auch die geschriebene Kommunikation. Wenn Sie nur nüchtern ihr Thema beschreiben, wird der Mitarbeiter wahrscheinlich schnell abschalten und aussteigen.

Kurbeln Sie das Kopfkino an und seien Sie mutig. Warum nicht einfach mal etwas Neues ausprobieren?· Ersetzen Sie Text durch kurze Videos oder Bilder.

5

Nicht perfekt, aber einzigartig

Stehen Sie zu Fehlern und reagieren Sie auf Kritik

Werden Themen oder Vorgehensweisen einmal kritisiert, lohnt es sich schnell und transparent zu antworten.

Beschreiben Sie ruhig auch mal, wie Sie mit einer Eskalation umgegangen sind. Sie werden sehen, die Mitarbeiter werden Ihnen den offenen Umgang danken.

Sie haben es geschafft! Der Mitarbeiter ist bestens durch Sie informiert und hat in nur wenigen Minuten die wichtigsten Neuerungen erfasst. Er erkennt klar seinen Mehrwert und ist zufrieden mit den technischen Anpassungen. Durch konkrete Tipps bezüglich der Nutzung haben Sie schon jetzt eine Verhaltensänderung bei ihm bewirkt und seine Produktivität nachhaltig gesteigert. Ein paar glückliche Mitarbeiter mehr. (haf)