Der Communication Server im Alltag

Heute logt sich jeder IT-Mitarbeiter mit seinem Notebook einfach in das WLAN der Einrichtung ein, in der er gerade arbeitet. "Der Server leitet jede Anfrage zuverlässig an ihn weiter, die Hotline muss nicht mehr prüfen, wo sich die gewünschte Person befindet", schildert Klaus den geänderten Alltag. Dabei gilt immer die gleiche Telefonnummer, das Handy kann ausgeschaltet bleiben.

Die fünf Mitarbeiter im IT-Support-Center sehen auf einen Blick, ob ein Kollege verfügbar ist oder besser nicht gestört werden soll. Jeder Nutzer kann hierzu seinen Status selbst in Office Outlook eintragen, etwa "Nicht stören" oder "Abwesend". Ist ein Termin verbucht, meldet Office Outlook automatisch "In einer Besprechung". Ist kein Status eingetragen, ermittelt das System, wie es um die Verfügbarkeit des Mitarbeiters bestellt ist. "Da die Kollegen des IT-Teams untereinander Einblick in den Status haben, ermöglicht uns die Lösung eine deutlich effizientere Kommunikation", sagt Klaus. Ferner sind die Präsenzinformationen in allen Microsoft Office-Anwendungen verfügbar. Jeder Mitarbeiter sieht, ob ein Kollege gerade zu sprechen ist. Ansonsten kann ein anderes Transportmedium wie etwa eine Mail gewählt werden. Wie er zu erreichen ist, legt jeder Benutzer selbst fest, indem er definiert, welche Informationen er seinen Kontakten zeigen möchte. Geschätzt wird auch die Instant-Messaging-Funktion der Unified-Communication-Plattform. Mit ihr kann die Hotline die IT-Profis ansprechen, ohne ein Telefonat führen zu müssen. Beim Telefonieren wiederum lassen sich weitere Teilnehmer intuitiv per Drag and Drop zu einer Telefonkonferenz hinzufügen, ohne dass das ursprüngliche Gespräch unterbrochen werden muss

Einsatz als Konferenzplattform

Damit ist das Einsatzpotenzial des Servers noch nicht erschöpft: Später sollen Tumorkonferenzen stattfinden, die auch eine Online-Teilnahme erlauben. Die Konferenz tagt dann in einem Raum im Bonner St.-Marien-Hospital, der mit einem Polycom CX5000, einer 360-Grad-Kamera (ehemals Microsoft Roundtable-Kamera), ausgestattet ist. Hier sitzen die Teilnehmer vor Ort, die sich per Office Communications Server mit ihren Kollegen in Video und Ton austauschen werden. Auswärtige Teilnehmer benötigen nur einen PC mit einer handelsüblichen USB-Webcam. Sie erhalten vom Communications Server eine Einladung, sich mit ihrem Rechner vor Ort einzuklinken. Das erspart vielen Teilnehmern lange Reisen - was dem Reisekostenbudget ebenso zugute kommt wie der Umwelt.