Die FMSB fungiert innerhalb der Hypovereinsbank-Gruppe als Backoffice im Bereich Wertpapierservice. Zu den Services gehören die Orderannahme und -weiterleitung, das Wertpapier-Clearing, die Depots, das gesetzliche Meldewesen und die Aufbereitung aller Belege und Benachrichtigungen, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden müssen. Rund eine Million Depots, über 15 Millionen Wertpapiertransaktionen pro Jahr und Bestände in über 50 000 aktiven Gattungen (etwa Aktien und Fonds), dazu 150 000 archivierte Gattungen hat die Bank zu managen.

Standardsoftware genügt nicht

Dass Standardsoftware kaum geeignet ist, um die Geschäftsanforderungen abzudecken, zeigt ein Blick auf die Unternehmensprozesse: So ist bei der FMSB in der Regel ein äußeres Ereignis der Auslöser und bestimmt die darauf folgenden Aktionen, die wiederum sehr unterschiedlich ausfallen können. An Automatisierung, wie sie mit Software von der Stange angeboten wird, ist dabei nicht zu denken. Beispielsweise erreicht die Bank eine Änderung, deren Quelle die Wertpapiermitteilung, die Meldung eines Börsenplatzes und steuerliche Neuregelungen sein können. Der FMSB-eigene Datenbestand wird daraufhin anhand bestimmter Kriterien wie "Kunden", "Region" oder "Zeit" abgeglichen. Dann wird festgestellt, in welchem Rahmen zu reagieren ist. "Unser Geschäft verlangt ein Höchstmaß an Flexibilität", erläutert Walter Schöllhorn, Leiter Depotservice FMSB. "Die Finanzmärkte sind ständig in Bewegung: Neue Aktien werden ausgegeben, alte vom Markt genommen, Steuerrichtlinien ändern sich, neue Börsenplätze und Depotbanken entstehen."

Da weder die Art der Änderungen noch der Zeitpunkt vorhersehbar sind, seien die Verantwortlichen von einer Automatisierung der Prozesse abgerückt, ergänzt Schöllhorn. Zudem betreffe eine Änderung manchmal - etwa bei exotischen Papieren - nur wenige Dutzend Kunden, dann wieder könne sich eine gesetzliche Anforderung auf Tausende von Depotinhabern auswirken. "Ganz gleich, ob nur wenige oder zehntausend Kunden betroffen sind, entscheidend ist, dass wir unsere Kundenbereiche rechtzeitig über Veränderungen informieren können. Das zeichnet einen guten Kundenservice aus", so der Depot-Manager.

Alle Anfragen aus den Fachbereichen werden heute zeitgerecht erledigt - meist sogar früher als geplant. "Es gibt keine Reports oder Analysen mehr, die nicht pünktlich fertig sind", freut sich Schöllhorn. Das war allerdings nicht immer so: Bis vor einem Jahr mussten alle Auswertungen und Reports bei der HVB Systems beauftragt und meist aufwändig in Cobol programmiert werden. Die Ergebnisse wurden dann in Listenform an die zuständigen Fachbereiche verteilt. So waren insgesamt rund 1200 teilweise kiloschwere Listen im Umlauf, von denen noch dazu gut 30 Prozent nicht wiederverwendet wurden. "Mindestens zehn Prozent des IT-Budgets sind damals allein für die Informationssuche und das Abgleichen von Listen aufgewendet worden", berichtet Norbert Eiglsperger, Leiter IT-Management der FMSB.

Umständliche Informationssuche

Bedingt durch die ehemals verwendete Cobol-Technik kam es häufig zu Engpässen, wenn es schnell gehen sollte. "Nicht selten mussten unsere Leute die Ergebnisse aus mehreren Listen zusammensuchen und dann händisch in Excel übertragen. Das war in der erforderlichen Zeit praktisch nicht machbar", erinnert sich Schöllhorn. Ein weiterer Nachteil der einstigen Listenverarbeitung: Parameter wie "Regionen", "Zeiträume" und "Produkte" ließen sich nicht verändern. Die Ergebnisse waren demnach starr, und sobald sich ein Betrachtungszeitraum veränderte, musste eine neue Liste gedruckt werden.

Seit einem Jahr hat die HVB-Group mit "Join IT" von der Acayosoft GmbH ein Werkzeug im Einsatz, mit dem sich sämtliche operativen Daten in Echtzeit durchforsten lassen. Die Quelldaten liegen dabei größtenteils in verschiedenen Access- und DB2-Datenbanken sowie auf dem Host. Für Join IT sprachen nicht zuletzt die guten Erfahrungen, die das Schwesterunternehmen HVB Info mit dem Produkt gemacht hatte. Dort wird es unter an- derem für das Reporting, die Überwachung und die Workflows der Itil-Prozesse genutzt. Als einen weiteren Vorteil betrachtet die FMSB, dass sich mit Hilfe des Tools ohne Umwege auf Originaldaten zugreifen lässt. "Wir wollten uns kein Softwareuniversum mit Zwischenschichten und zusätzlichen Datenspeichern aufbauen, wie es bei typischen Business-Intelligence-Lösungen der Fall ist", so erläutert Eiglsperger die Entscheidung zugunsten von Join IT.

Für die Entwicklung der Analysen und Reports wurde ein fünfköpfiges Team ausgebildet. Die betreffenden Mitarbeiter waren keine IT-Spezialisten und verfügten somit nicht über tief gehendes technisches Know-how. Auf die vierwöchige Schulung der Mannschaft folgte ein weiteres Training on the Job, das Acayosoft-Spezialisten nach Bedarf begleiteten. In dieser Zeit lernte das Team auch den Umgang mit SQL-Datenbanken und anderen Dateiorganisationsformen auf dem Host. "Sechs Monate sollte man rechnen, bis ein Mitarbeiter fit genug ist, um die Möglichkeiten der Software ausschöpfen zu können", rät Eiglsperger. "Die End-User dagegen sind in der Lage, mit Join-IT-Reports umzugehen, sobald sie den Browser bedienen können - also in weniger als einem Tag."

Schnellere Produktentwicklung

Mit der neuen Lösung habe die FMSB ein Fundament für ihr operatives Geschäft geschaffen, das auch bei der Entwicklung neuer Produkte helfe, beschreibt Depot-Manager Schöllhorn den Stellenwert des Werkzeugs. So ließen sich mit dem Tool Geschäftsideen überprüfen, indem es die für Entscheidungen benötigten Daten liefere. Kommt eine Anforderung ins Haus, setzt sich das Team aus dem jeweiligen Fachbereich mit den Join-IT-Experten zusammen und definiert diejenigen Parameter, Kriterien und Variablen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen der Ereignisse zu analysieren. "Je nach Umfang wird die Anforderung sofort auf den Host-Datenbeständen bei der HVB Info ausgeführt oder nachts verarbeitet, damit der operative Betrieb nicht beeinträchtigt wird", erklärt IT-Mann Eiglsperger.

Die technische Basis

Rund 80 Prozent der Abfragen können heute direkt verarbeitet werden. Den technischen Zugang für die Datenzugriffe unter IBMs Mainframe-Betriebssystem zOS stellt die HVB Info bereit. Die fertigen Reports lassen sich über eine Web-Komponente darstellen und bei Bedarf zur weiteren Aufbereitung in Excel oder Access exportieren. Hardwarebasis für Join IT ist ein Windows-2003-Server mit Microsofts Internet Integration Server und Tomcat.

Alle Listen konnten bei der FMSB zwar nicht abgeschafft werden - sie dienen unter anderem der Revision und Dokumentation. Doch ließ sich die Zahl um gut 60 Prozent reduzieren. 400 Auswertungen konnten im vergangenen Jahr mit Hilfe des Tools für die Fachbereiche erstellt werden. Viele davon werden täglich mehrfach genutzt, einige waren für einmalige Detailanalysen nötig. "Heute können wir frühzeitiger informie- ren und haben mit verschiedenen Aktionen einiges für unsere Kunden gespart", berichtet Schöllhorn. Die erzielte Verbilligung bei der Datenanalyse und -aufbereitung um rund 50 Prozent ist dabei laut IT-Manager Eiglsperger weniger entscheidend. Der weitaus größere finanzielle Effekt ergebe sich daraus, dass sich Entscheidungen schneller und vor allem sicherer treffen ließen. (kf)