Unternehmen arbeiten in zentralen Bereichen wie Entwicklung, Produktion oder Vertrieb mit immer mehr Partnern weltweit Hand in Hand. Teams finden sich häufiger zu zeitlich befristeten Projekten zusammen, deren Mitglieder sind oft rund um den Globus verstreut und müssen ihre Aufgaben unabhängig von Zeit und Ort erledigen können. "Diese Teams müssen schnell und flexibel reagieren, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern. Lange Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse sind da hinderlich", erläutert Nicole Dufft, Geschäftsführerin des Berliner Marktforschungsunternehmens Berlecon Research.

Weltweiter Datenzugriff

Eine Lösung bietet die Webbasierende Zusammenarbeit über Standort-, Firmen- und Ländergrenzen hinweg. Sie hat sich beispielsweise bei Behr Industry, Spezialist für Motorkühlsysteme in Kraftfahrzeugen, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor entwickelt. "Über Online-Konferenzen arbeiten wir mit unseren Entwicklern und Konstrukteuren weltweit viel effektiver zusammen", erklärt Horst Rothenhöfer, Leiter Entwicklung Motorkühlung. "Wir können die 3D-Modelle von Kühlsystemen jetzt in Echtzeit von allen Seiten betrachten, im Detail bearbeiten und wechselseitig auf unseren Bildschirminhalt zugreifen."

Zuvor gestaltete sich der Entwicklungsprozess bei Behr Industry viel komplizierter. Die 3D-Konstruktionszeichnungen wurden in Powerpoint-Präsentationen dargestellt, mit umfangreichen Beschreibungen versehen und per E-Mail mehrmals hin- und hergeschickt. "Jetzt reicht in der Regel ein Online-Meeting von ein bis zwei Stunden aus, da jeder Teilnehmer gleichzeitig das 3D-Modell vor Augen hat und genau weiß, wovon wir reden, auch wenn er eine andere Muttersprache spricht", betont Rothenhöfer.

Effizienter und günstiger

Der Einsatz von Collaboration-Tools wie Video- und Web-Konferenzen spart zudem erheblich Reisezeit und -kosten ein. Die Konferenzen lassen sich mittlerweile sehr einfach über den Notes- oder Outlook-Kalender aufsetzen, externe Agenturen oder Kunden via E-Mail dazu einladen. Die deutschen Cisco-Mitarbeiter beispielsweise führen in Vertrieb, Entwicklung oder Marketing häufig Web-Sitzungen mit ihren Kollegen in den USA. "Das spart Zeit und Kosten und führt zu schnelleren Entscheidungen, da alle wichtigen Leute über die Online-Konferenz erreichbar sind", sagt Thomas Boele, Technical Marketing Manager bei Cisco Systems. Cisco geht laut Boele von einer Reisekostenreduktion von bis zu 20 Prozent (und einer damit verbundenen Senkung der CO2-Emissionen um bis zu zehn Prozent) innerhalb eines Jahres aus.