Jeden Monat bewerben sich weltweit rund 20 000 Menschen in einem der Einrichtungshäuser des schwedischen Möbelkonzerns, um Billy-Regale zu verkaufen oder alle europäischen Warenhäuser zur Weihnachtszeit mit Plüschelchen zu versorgen. Als es darum ging, eine Softwarelösung zu finden, die dem Ansturm an Bewerbungen gewachsen ist, war Ikea-Managerin Heike Oestreich zunächst enttäuscht: "Kein Anbieter hatte Erfahrung mit solch großen Projekten." Zusammen mit Brassring, einem Anbieter von Talent-Management-Lösungen, konnte das Möbelhaus dann dessen Software an die eigenen Erfordernisse anpassen.

Seit Anfang dieses Jahres nutzen auch die deutschen Niederlassungen die Software "Enterprise" von Brassring. Das in den USA ansässige Unternehmen verfügt über Niederlassungen in 117 Ländern. Das Talent-Management-System wird mittlerweile in 38 der 42 Länder eingesetzt, in denen Ikea vertreten ist. Mit Abschluss des Projektes für Ikea Deutschland mit Sitz in Hofheim-Wallau verwirklicht das internationale Unternehmen sein Ziel, Bewerberanfragen weltweit einheitlich zu bearbeiten. Über die Website können sich Interessierte direkt über Jobangebote und die Firmenkultur informieren und ihre Bewerbungsunterlagen einreichen.

Talent-Pool erleichtert Recruiting

Die Brassring-Software Enterprise 7.5 verwaltet die elektronisch und per Post eingehenden Bewerbungen. Das System liefert den Personalverantwortlichen eine Vorauswahl geeigneter Bewerber, die auf die momentan offenen Positionen passen könnten. Neben einem reduzierten Verwaltungsaufwand sollten Kosten eingespart werden. "Uns bleibt jetzt mehr Zeit für eine intensive Personalbetreuung und Gespräche mit interessanten Bewerbern", so Oestreich. Profile von qualifizierten Bewerbern und internen Mitarbeitern, die sich innerhalb der Ikea-Welt verändern möchten, für die es aber gerade keine passende Vakanz gibt, werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Von diesem Talent-Pool verspricht sich das Unternehmen, schnell auf Personalengpässe reagieren zu können. "Wer sich bei Ikea bewirbt, kann regelmäßig Stelleninformationen erhalten und eine Erinnerung, sein in der Datenbank hinterlegtes Profil zu aktualisieren", erklärt Christoph Russ, Managing Director von Brassring in Haar bei München, eine Funktionsweise des Systems. So sei es den Bewerbern selbst überlassen, auf welche Weise sie weiterhin mit ihrem potenziellen Arbeitgeber in Kontakt bleiben wollen.

Doch trotz aller Einheitlichkeit gibt es für das E-Recruitment-Tool länderspezifische Anpassungen. Beispielsweise sind die Datenfelder in den einzelnen Ländern anders angeordnet, und die Fragen an die Bewerber unterscheiden sich. "In den USA ist beispielsweise das Geburtsdatum tabu, in Japan fragt man nach der Region, Stadt und erst dann nach der Straße", erläutert Russ. Eine weitere Besonderheit des Ikea-Tools sind Fragen an die Bewerber, um abzuklären, ob sie zur Unternehmenskultur passen. Allerdings gelten diese Fragen nicht als Ausschlusskriterien. Seit dem weltweiten Start Ende 2003 haben sich bereits 300000 Menschen über die Plattform beworben. Trotz der besseren Handhabbarkeit großer Datenmengen verlässt sich die Ikea-Managerin bei der Personalauswahl nicht vollständig auf die Software: "Ich erhalte zwar mit unseren Instrumenten einen richtungweisenden Eindruck, aber das direkte Gespräch ist durch nichts zu ersetzen." (iw)