Während in anderen Gesetzen immer nur von Speicherung und Aufbewahrung die Rede ist, wird in den GDPdU konkret von digitalen Speichermedien und Archivierung gesprochen. Unter Verweis auf die entsprechenden Passagen in der Abgabenordnung heißt es: „Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren.“ Der Begriff maschinell verwertbarer Datenträger impliziert, dass es einen Zugriff auf die Daten auf dem Speichermedium gibt. Im Prinzip ist das für elektronische Archivsysteme eine Selbstverständlichkeit, da sie in der Regel über eine Datenbank zielgenau die gewünschten Daten ermitteln und bereitstellen. Bei kleineren Datenmengen, die als Dateien gespeichert sind, kann sogar der Zugriff über ein Dateiverwaltungssystem ausreichend sein. Entscheidend ist jedoch die maschinelle Verarbeitungsfähigkeit unter dem Gesichtspunkt der Aufbewahrungsfristen. Angesichts der schnellen Veränderung von Komponenten, Betriebssystemen, Formaten und Standards eine Aufgabe, die nur durch die rechtzeitige, verlustfreie, die Information selbst nicht verändernde, dokumentierte und nachvollziehbare Migration der Daten von einem Medium auf ein anderes bewältigt werden kann.
Der Anforderung, das Archivsystem mit Auswertungen zu versehen, die jenen im Produktivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht gleichwertig sind, kann ein Archiv mit Idea- Funktionalität bei entsprechender Ausgestaltung durchaus gerecht werden. Den Ansatz eines „Idea-Client“ hat das BMF selbst in einem Schreiben als „zielführend“ und „substantiiert“ bezeichnet. Ein solches universelles Auswertungs- Tool, das mit dem Idea-Beschreibungsstandard arbeitet und die entsprechenden Auswertungsroutinen berücksichtigt, kann dem Archivsystem aufgesetzt werden. Für den Anwender bringt dies eine Vielzahl von Vorteilen. Wenn man mit einer unabhängigen Auswertungssoftware die steuerrelevanten Daten auswerten kann, muss man sie weder im operativen System vorhalten noch dorthin zurückladen.
Für den Steuerprüfer im Griff
Die Daten müssten vom Haupt- oder ERP-System lediglich sauber aufbereitet an ein externes Speicher-, Archivoder Datensicherungssystem übertragen und bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung bereitgestellt werden. Bei der Übergabe der Daten kommt es besonders darauf an, auch die richtigen Strukturinformationen über den Aufbau der Dateien und je nach dem eingesetzten Produktivsystem auch die dort vorhandenen Standardauswertungen mit zu übergeben. Dieser Lösungsansatz erlaubt dem Steuerpflichtigen darüber hinaus, seine Daten zu testen, bevor sie unveränderbar archiviert werden.
Ist die Auswertung mit Idea grundsätzlich ausreichend, sollte man also gleich einen Schritt weiter gehen und einen Idea-Client konzipieren, der direkt auf den archivierten Dateien nebst zugehörigen Stammdaten und Strukturinformationen aufsetzt und alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 (siehe Kasten „Drei Zugriffsarten“) erlaubt.
Vorteile für alle Beteiligten
Die Frage nach der GDPdU-konformen Archivierung scheint damit gelöst zu sein. Die beschriebene, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängige Lösung bringt sowohl den steuerpflichtigen Unternehmen als auch der Finanzverwaltung Vorteile. Die Unternehmen sind, was die GDPdU anbetrifft, künftig weitgehend unabhängig von Migrationen im Hauptsystem und müssen sich keine Gedanken über die Aufbewahrung auszumusternder Hard- oder Software machen. Die Finanzverwaltung kann auf Bekanntes zurückgreifen und muss sich nicht mit einer Vielzahl von unterschiedlichen DV-Systemen vertraut machen. Außerdem haben die Unternehmen jenseits der Steuerwelt die Chance, Daten weitaus besser auszuwerten, um sie dann zur effizienteren Betriebssteuerung einzusetzen. Siehe auch Kasten „Archivieren nach GDPdU“ Seite 40.