Vor der Einführung von Google Apps for Business nutzte iBS einer Google-Case-Study zufolge Lotus Notes als E-Mail- und Kalender-Applikation und teilweise auch als Chat-Plattform. Hosting, Administration, Management und Betrieb der IBM-Groupware wurden als externe Dienstleistung bezogen. Für den Datenaustausch wurde WebDav eingesetzt und Microsoft Office für Texte, Tabellen und Präsentationen.
Die iBS-Mitarbeiter äußerten allerdings zunehmend Kritik an der mangelnden Benutzer- und Bedienfreundlichkeit, den schlechten Suchmöglichkeiten und der Performance. Hinzu kam die eingeschränkte Erreichbarkeit außerhalb des Firmennetzes, die nur über VPN möglich war. Die Möglichkeiten zur Anbindung mobiler Geräte außer Blackberry waren sehr begrenzt, ebenso der Speicherplatz für die Email-Postfächer. "Zusätzlich zu diesen Kritikpunkten gestaltete sich auch die Verwaltung äußerst umständlich", klagt Matthias Doerner, IT Service bei der iBS AG. So habe beispielsweise kein eigener Zugriff zum Verwalten neuer Nutzer zur Verfügung gestanden, vergessene Passwörter konnten nur telefonisch bearbeitet werden. "Last, but not least erschienen uns die Konditionen nicht mehr zeitgemäß", so Doerner weiter.
Bei der Evaluierung eines neuen Systems legte iBS besonderen Wert auf eine gute Nutzer-Experience insbesondere in Sachen Bedienbarkeit und Performance, Erreichbarkeit intern wie von außerhalb des Firmennetzes sowie die einfache Anbindung mobiler Geräte. Aufgrund der Arbeit mit Daten von Bank- und Versicherungskunden war auch eine hohe Datensicherheit essentielle Voraussetzung. Neben der Kompatibilität mit Outlook und einem geringen Verwaltungsaufwand waren flexible Skalierbarkeit, die Möglichkeit einer Migration von Notes sowie die Kosten Bestandteil des Prüfkatalogs.
"Auf unserer umfangreichen Wunschliste stand auch die Möglichkeit, weitere Kommunikationsdienste wie zum Beispiel Chat zu integrieren und Daten mit unserem Nearshore-Center in der Slowakei sowie mit Mitarbeitern in Projekten beim Kunden vor Ort auf einfache Art auszutauschen", sagt IT-Mann Doerner. Perspektivisch habe man überdies Kollaborations-Funktionen erwartet. iBS evaluierte schließlich Google Apps for Business und Microsoft Exchange im Eigenbetrieb beziehungsweise als Service, die Entscheidung fiel zugunsten der Google-Lösung aus. Bei der Migration halfen der Google-Partner Wabion und die bereitgestellte Software "Google Apps Migration for Lotus Notes".
"Die äußerst wettbewerbsfähige Preisgestaltung pro Nutzer und Jahr führt zu einer deutlichen Kostenreduktion. Zudem kommen wir mit minimalem Aufwand für Administration, Archivierung sowie Security- und Anti-Spam-Maßnahmen aus. Das alles führt zu geringen Gesamtbetriebskosten, also sehr attraktiven TCO", begründet Doerner die Entscheidung. Außerdem sei eine revisionssichere Archivierung über die Postini-Produkte ohne Verwaltungssaufwand möglich.
Mittlerweile nutzen alle Mitarbeiter im Headquarter und im Nearshore-Center Google Apps. Das Feedback war (zugegeben mit Ausnahme einiger eingefleischter Lotus-Notes-Fans) durchweg positiv. Etwa 20 Prozent verwenden Outlook als Frontend, der Rest nutzt die Groupware-Funktionen via Web. Besonders gut finden die Anwender den großzügig bemessenen Speicherplatz für die Postfächer sowie die Etiketten zur Kategorisierung von Emails, die zusammen mit der Suchfunktion aufwendige Ordnerstrukturen überflüssig machen.
Das gefällt auch Ulrich Böttger, Vorstandsvorsitzender iBS AG. "Google Apps ermöglicht uns, in verteilten Teams schneller und effizienter zu kommunizieren und zu arbeiten. Mit der Einführung konnten wir allein im Bereich Email-Kommunikation gegenüber unserer bisherigen Lösung die Kosten signifikant reduzieren."
iBS ist Spezialist für SAP-Standardsoftware für Banken und Versicherungen. Mittelpunkt des Produktportfolios der im Jahr 2000 gegründeten Firma bilden Lösungen für die Bereiche Meldewesen, Risikomanagement, Tax Compliance und Geschäftsprozess-Automatisierung. Die Produktentwicklung erfolgt in enger Abstimmung mit Kunden, Partnern sowie der SAP AG, für die die iBS seit 2002 Kernkomponenten der Branchenlösung "SAP Banking" entwickelt und wartet. iBS AG beschäftigt rund 70 Mitarbeiter am Stammsitz in Wiesbaden sowie in einem Nearshore-Center in Košice (Slowakei).