Das hybride System von Xamance funktioniert denkbar einfach und soll das Problem lösen, dass physische Dokumente zwar einfach eingescannt und digitalisiert werden können, das Ablegen, Ordnen und Auffinden derselben in der physischen Welt aber eine umständliche Sache bleibt. Beim Ordnen der Dokumente setzt die auf den Namen "Xambox" getaufte Lösung auf das Chaosprinzip. Neu abzulegende Dokumente werden einfach durch das Gerät gelassen und landen nach dem Scan und der elektronischen Speicherung im PDF-Format willkürlich mit anderen Dokumenten in einer mitgelieferten Papierbox. Die dazugehörige Software merkt sich die Position des abgelegten Blattes und teilt dem Anwender bei Bedarf mit, in welcher Box und welchem Register das Originaldokument zu finden ist. Die Suche nach Dokumenten erfolgt elektronisch, da die Softwarelösung eine Texterkennung für die eingescannten Belege integriert hat. Das Erstellen eines komplizierten Büro-Ordnersystems für Originaldokumente nach Datumseingang oder thematischen Bereichen entfällt.
"Der Traum einer papierlosen Welt, den wir seit dem Beginn des Computerzeitalters hegen, wird sich in absehbarer Zeit leider nicht erfüllen. Während es auf dem Computer oder im Internet eine Leichtigkeit geworden ist, Dokumente wiederzufinden, ohne den genauen Ablageort zu kennen, existierte in der physischen Welt bis dato überhaupt keine vergleichbare Lösung", erklärt Firmengründer Thomas Henry im pressetext-Interview die Hintergründe seiner Erfindung. "Durch die Xambox-Lösung können alle Vorteile der elektronischen Welt, wie Dokumenten-Bearbeitung, Suche, Drucken und E-Mail-Versand genutzt werden. Gleichzeitig unterstützt mich die Software, wenn ich das abgelegte Originaldokument in seiner physischen Form einmal benötigen sollte - etwa für juristische oder steuerrechtliche Belange", so Henry.
Mit der erstmals im Herbst 2007 präsentierten "Xambox" und der nun auf der CeBIT vorgestellten kleineren Lösung "Xambox Professional" hat das französische Start-up bereits zwei Lösungen auf dem Markt, die in über 20 Ländern erhältlich sind. Die kleinere Variante Xambox Professional zielt vor allem auf Einzelpersonen - etwa Führungskräfte oder Selbstständige - ab und kostet 799 Euro (exkl. Steuern). Bei der Scankomponente setzt Xamance auf die Fujitsu-Lösung ScanSnap S300, die vier bis sechs Seiten pro Minute scannt. Optional bietet Xamance eine verlängerte Garantie auf drei Jahre sowie die Möglichkeit eines verschlüsselten Online- und Sicherheitsbackup für die digitalisierten Dokumente an.
Die umfangreichere Xambox-Lösung, die mit einem leistungsstärkeren Scanner ausgestattet ist und einfach in verbreitete Softwarepakete wie KM, CRM oder CMS integriert werden kann, ist ab 1.790 Euro erhältlich. Abnehmer der innovativen Lösung finden sich neben Frankreich, den USA sowie dem restlichen Europa auch in Afrika. "Interessanterweise kommt die Xambox gerade in Afrika in vielen Ministerien und in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz. Da die Verbreitung von Scannern in dieser Region nicht so hoch wie in Europa oder den USA ist, stellt unser All-in-one-Konzept gerade dort eine günstige wie praktische Lösung dar, um die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt zu schlagen", meint Henry im Gespräch mit pressetext. (pte)