"Bei den montäglichen Teammeetings komme ich mir immer vor wie ein Clown, der versucht, die Leute zu bespaßen und zum Mitmachen zu motivieren", sagt mir der Teamleiter der IT-Infrastrukturbetreuung eines mitteständischen Unternehmens beim Coaching konsterniert. Als ehemalige Systemadministratorin und Produktmanagerin in der ITK-Branche kenne ich das Verhalten nur zu gut. Und er ist nicht der erste, von dem ich das höre.

In meiner Tätigkeit als ICF Business- und Team-Coach, treffe ich oft auf Bereichs- Abteilungs- und Teamleiter von Systemhäusern oder IT-Unternehmen. Sie beklagen im Coaching häufig, dass bei Meetings die Mitarbeiter zu spät kommen oder in Gedanken noch mitten in ihrer JavaScript Programmierung stecken. Oder sie kommen in den Meeting-Raum, setzen sich hin und schauen noch schnell im Internet-Forum nach einer Lösung für ein Router Problem mit der Bemerkung: "Ich höre trotzdem schon zu". Multitasking lässt grüßen!

Und was macht das mit dem "Clown" da vorne? Er versucht es in agilen Teams motivierend mit "Es gibt heute etwas ganz wichtiges zu besprechen, wo all eure Aufmerksamkeit gefragt ist!" oder er wird in klassischen Hierarchien zum autoritären Dompteur mit den Worten "Jetzt wird hier nicht mehr gesurft. Ich erwarte von jedem die volle Aufmerksamkeit und Beteiligung beim Meeting!"

Kein Allheilmittel in Sicht

Um es vorweg zu nehmen: ein Allheilmittel im Umgang mit passiven, unvorbereiteten oder zu spät kommenden Mitarbeitenden gibt es nicht, Menschen sind keine Computer. Wir alle haben mal einen Durchhänger, einen schlechten Tag oder einen platten Reifen. Aber durch kontinuierliches Reflektieren und gemeinsames besprechen nicht nur des "Was" sondern auch des "Wie" eines Meetings, können viele zum Teil auch unterschwellige Ärgernisse aufgedeckt und bearbeitet werden.

Im Coaching frage ich also die Führungskraft, was sie sich denn genau wünscht. Wie soll eine Besprechung idealerweise ablaufen. Was könnten sich die Teilnehmenden wünschen? Ich stelle gemäß den Kernkompetenzen der Internationalen Coaching Föderation ICF wirkungsvolle Fragen, damit beispielsweise der Teamleiter der IT Infrastruktur Klarheit über die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten einnimmt, also nicht nur seine eigene Sicht beschreibt sondern auch mal die Perspektive der Teilnehmenden.

Oft kommen dann Antworten, die ich mit Scrum verbinde: regelmäßige Besprechungen zum klären akuter Fragen und zum Austausch über anstehende Arbeiten, feste Zeiten und eine festgelegte Dauer, die eingehalten wird. Das Treffen von Entscheidungen und das Besprechen von Störung auch in der Zusammenarbeit oder Kommunikation.

Dann frage ich als ICF Coach die Führungskraft ganz konkret:

Wann würden die Meeting-Teilnehmenden "Hurra, ein Meeting!" rufen?

Schweigen. Dann sprudelt es an Ideen wie:

1. Wenn das Meeting für alle Anwesenden einen Sinn macht, also die Themen alle etwas angehen.

2. Wenn die Meinung jedes einzelnen wichtig ist, also alle aktiv zuhören.

3. Wenn alle sich auf den Inhalt vorbereiten können, es also eine Agenda gibt.

4. Wenn Entscheidungen getroffen werden, weil alle vorbereitet sind und jemand die Entscheidungsmacht hat.

5. Wenn die Zeit nicht verschwendet ist, also das Meeting straff moderiert wird.

6. Wenn alle dem Ablauf folgen können, z.B. indem Angelegenheiten visualisiert werden.

7. Wenn das Meeting auch Spaß macht, also mal gelacht wird.

"Und wie soll ich das nun machen, das alle "Hurra, ein Meeting!" rufen? Werde ich dann gefragt.

Da mir als ICF Coach daran liegt, mit dem Coachee zusammen Handlungen zu entwerfen, die für den individuellen Fall passen und wofür der Coachee selber die Verantwortung übernimmt, gehe ich mit ihm die verschiedenen Meetings, Optionen und Lösungsideen durch.