Der Begriff Human-Resource-(HR-) Outsourcing verspricht viel, hält in Deutschland aber wenig. Von allen Aufgaben einer Personalabteilung, also etwa Personalverwaltung und -planung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter, die Schulungs- und Veranstaltungsplanung sowie Bearbeitung von An- und Rückfragen der Beschäftigten wird in der Regel nur die Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister vergeben. "Die Auftraggeber wollen nur das auslagern, was überschaubar, kalkulierbar, kontrollierbar und nachvollziehbar ist", beobachtet Herbert Kunisch, Analyst bei Strategy Partners International im schweizerischen Scuol. "Die Gehaltsabrechnung ist mittlerweile ein industrialisierter Prozess. Er ist klar umrissen, und die Kosten lassen sich genau ermitteln."
Spannweite von zwei bis 20 Euro
Um so erstaunlicher ist es daher, dass sich die Preise der Dienstleister erheblich unterscheiden. Laut einer von Strategy Partners kürzlich veröffentlichten Studie mit dem Titel "So wird abgerechnet in Deutschland und der Schweiz" reicht die Spannweite von 2,02 Euro bis hin zu 20 Euro und mehr pro Abrechnung und Monat (siehe Grafik "Kosten einer Gehaltsabrechnung in Deutschland"). Günstigster Anbieter ist die VRG-Gruppe in Oldenburg (VRG = Vereinigte Rechenzentren GmbH). Den teuersten Anbieter will Strategy Partners nicht nennen - den beteiligten Unternehmen wurde bei der Befragung Vertraulichkeit zugesichert. Einzig von Marktführer Datev ist bekannt, dass er mit 6,08 Euro knapp unter dem Durchschnittspreis aller Teilnehmer liegt (6,90 Euro). Untersucht wurden insgesamt 130 Anbieter, die eigenen Angaben zufolge HR-Outsourcing-Dienste anbieten. Viele erwiesen sich bei genauem Hinschauen jedoch nur als Vermittler derartiger Dienste. Für die Bewertung wurden nur Unternehmen mit eigenem Rechenzentrum herangezogen. Die bekanntesten Anbieter sind ADP Employer Services, AC Services sowie die konzernnahen Dienstleister Siemens Business Services (SBS) und BASF IT Services.
Ein Trend zeichnet sich dabei deutlich ab: Die teuren Anbieter versuchen, ihre Preise durch Zusatzleistungen zu verschleiern. Sie vermengen das IT-Outsourcing der Personalabrechnung mit eigenen Angeboten an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen sowie zusätzlichen Beratungsleistungen. Die Autoren der Studie betonen aber ausdrücklich, nur standardisierte IT-Dienstleistungen verglichen zu haben. Dazu zählt die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters einschließlich aller gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen. Dabei registrierten die Marktforscher beträchtliche Unterschiede zwischen den Preislisten und den jeweils individuell ausgehandelten Realpreisen. Spitzenreiter VRG liegt beispielsweise de facto noch einmal 28 Prozent unter den offiziell verlangten 2,80 Euro je Abrechnung und Monat.
Die Analyse zeigt zudem, dass Anbieter in den Randlagen der Republik ihre Dienste zu wesentlich günstigeren Konditionen liefern als Dienstleister aus den Ballungszentren Berlin, München, Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt am Main und Stuttgart. Außerdem sollten SAP-Kunden, die ihre Personalabrechnungen auslagern wollen, ihren Dienstleister nicht dazu drängen, das HR-Modul des Walldorfer Softwarekonzerns zu nutzen. SAPs Personal-Management-Lösung verursacht einen merklich höheren IT-Aufwand als die meisten Konkurrenzprodukte.
SAPs HR-Modul treibt den Preis
Alle befragten HR-Dienstleister berichten übereinstimmend, dass sie beim Outsourcing von SAP-HR-Lösungen den Kunden fast doppelt so hohe Preise in Rechnung stellen müssen wie bei der Auslagerung mit Produkten der Wettbewerber. Begründet wird dies mit den höheren Lizenzgebühren und dem Mehraufwand bei der Betreuung der Installation. Kostenmildernd wirkt sich hingegen aus, wenn der Kunde seine eigene SAP-Lizenz mitbringt. Der Dienstleistungsmarkt für Personalabrechnungen wird von der Datev beherrscht. Die Strategy-Partners-Analysten schätzen, dass derzeit pro Jahr rund 220 Millionen Gehaltszettel von Dienstleistern erstellt werden, 88 Millionen liefert die Datev, sie kommt somit auf einen Marktanteil von 40 Prozent. Mit klarem Abstand folgen ADP Employer Services (etwa sechs Millionen Abrechnungen pro Jahr), VRG (zirka 3,78 Millionen) sowie AC Services und SBS (jeweils etwa 3,6 Millionen).
IT-Einsatz erhöht Produktivität
Das Marktpotenzial ist bei weitem noch nicht ausgeschöpft: "Es ist durchaus denkbar, dass externe Dienstleister bis zum Jahr 2006 ihren Anteil auf 75 Prozent vom Gesamtmarkt etwa verdoppeln", meint Kunisch. Wachsen wird aber nach wie vor nur das Geschäft mit Abrechnungen, weitergehende Dienste, etwa Schulungs- und Trainingsplanung, Personalentwicklung sowie die Reiseplanung und -abrechnung, dürften auch künftig noch kaum nachgefragt werden. "Hier würden die Dienstleister in Bereiche der unternehmerischen Entscheidung vordringen. Das wollen die Anwender nicht", erläutert Kunisch.
Eine über das reine Abrechnen hinausgehende Auslagerung ist häufig auch deshalb kaum praktikabel, weil die Arbeit in vielen Personalabteilungen noch nicht im ausreichenden Maße durch IT-Verfahren gestützt ist. Alle gängigen Softwarelösungen bieten beispielsweise Funktionen zur Nachfolge- (wer unter den eigenen Mitarbeitern hat das richtige Profil, eine frei gewordene Stelle zu besetzen?) sowie Ausbildungs- und Trainingsplanung - genutzt werden sie laut Strategy-Partners-Erhebung kaum. Auch Selbstbedienungsfunktionen und die Möglichkeit, Abrechnungen per Internet den an wechselnden Einsatzorten beschäftigten Mitarbeitern zuzustellen und dezentral zu drucken, sind selten implementiert. Einer bereits im Jahr 2001 erstellten und von Strategy Partners zitierten Studie von Pricewaterhouse-Coopers zufolge lassen sich durch konsequenten Einsatz von Softwarelösungen die Kosten in Personalabteilungen um 20 Prozent reduzieren - und zwar ohne Outsourcing. (jha)
Abb: Kosten einer Gehaltsabrechnung in Deutschland
Günstigster Anbieter von Gehaltsabrechnungen ist die VRG-Gruppe, die mit ihrem De-facto-Preis deutlich unter ihrem offiziellen Listenpreis liegt. Der Name des teuersten Anbieters wurde nicht veröffentlicht. Quelle: Strategy Partners International