Für die flächendeckende Informationslogistik von 124 Best Western Hotels in Deutschland, 200 Progros-Mitgliedern und 250 Vertragslieferanten war der Aufwand bislang erheblich. Der Versand von zwei Millionen Blatt Papier pro Jahr machte eine radikale Veränderung der Informationsstrukturen notwendig.

Die Eschborner Best-Western-Zentrale beauftragte die AMG Consulting GmbH & Co. KG in Dortmund, einen Spezialisten für Intranet-Lösungen, mit der Analyse der internen Kommunikationsstrukturen. "Als problematisch erwies sich die Datenhaltung in verschiedenen internen Systemen der Zentrale. Ein ganz entscheidender Faktor bei der Realisierung des neuen Systems war daher die Definition und Implementierung von Schnittstellen zu den vorhandenen Systemen. Diese Daten stehen nun für Intranews- Applikationen, wie zum Beispiel interne Abrechnung oder Adreß- und Konditionenverwaltung, zur Verfügung. Über einen sogenannten Promoter können sie im Intranet gezielt adressiert und abgerufen werden", erkärt Karl Wegner, der verantwortliche Projektmanager bei AMG.

Best Western und Progros hatten schon bei der Planung genaue Vorstellungen, welche Anforderungen ihr Intranet erfüllen muß. Gabriele Schulze, Marketingdirektorin, Mitglied der Geschäftsführung von Best Western und Projektleiterin, forderte eine Software, die sich durch einfache Bedienung als "cheftauglich" erweist. "Die Hoteliers wollen News, Erhebungen und Informationen schnell, unkompliziert und obendrein ständig auf dem neuesten Stand. Das können sie nun per Intranet", ist Schulze überzeugt.

Best Western und Progros verfolgen mit dem Aufbau des gemeinsamen Intranets unterschiedliche Ziele. Für Best Western bedeutet es die Etablierung von Dienstleistungen im Rahmen eines einheitlichen Marketings: Das Unternehmen soll sich an herausragender Stelle im Markt positionieren. Doch soll auch der Gast profitieren, und zwar durch Einsatz des Intranet für Dienstleistungen; gedacht ist an Informationen von Navigationssystemen, Bahnauskünfte oder Daten für die Messeplanung. Internet-Cafes und Internet-Terminals in "Business-Zimmern" sollen in einem zweiten Schritt folgen.

Für den Einkaufsverband Progros ist neben der Kostenreduzierung die Ausweitung der Lieferanten- und Mitgliederbasis vorrangig. Geschäftsführer Jörg Ilzig ist überzeugt: "Das bringt einen Wettbewerbsvorteil. Progros sieht sich hier als Vorreiter. Verschiedene maßgeschneiderte Angebote sollen den Lieferanten die Teilnahme schmackhaft machen."

Konstellationen und Profile unterschiedlich

Das Intranet wurde in einer Pilotphase von Mai bis September 1998, gemeinsam mit zehn repräsentativ ausgesuchten Mitgliedern und Hotels, auf Funktionalität sowie Inhalte getestet und zur Serienreife entwickelt. Gleichzeitig mit dem Progros-Intranet wurde auch für die Hotelgruppe ein Intranet installiert. So galt es, bei der Anmeldung im System unterschiedliche Konstellationen und Benutzerprofile zu berücksichtigen:

-Best Western Hotels, die nicht Mitglied der Progros sind,

-Best Western Hotels, die Mitglied bei Progros sind, und

-externe Hotels, die nur Mitglied bei Progros sind.

Aber alle arbeiten im Prinzip mit demselben System, lediglich die Inhalte sind unterschiedlich.

Organisatorisches Ziel beider Unternehmen ist es, durch elektronische Mechanismen Abläufe zu vereinfachen, beispielsweise durch elektronische Bestellfunktionen oder die elektronische Zentralregulierung (ZR). Mit der Erarbeitung dieses Moduls hat Progros die DG Diskontbank GmbH, Frankfurt, beauftragt, die es in enger Zusammenarbeit mit der AMG entwickelt hat.

Die ZR bildet die konventionellen Abläufe elektronisch ab. "Gerade im Einkaufsbereich ist schnelles Handeln wichtig. Besonders der administrative Zentralregulierungsbereich wird durch das Intranet erheblich vereinfacht", ist sich Geschäftsführer Ilzig sicher.

Alle Einkaufsumsätze der Progros-Mitglieder werden über die Zentralregulierung erfaßt. Die Mitgliedsbetriebe erhalten dann ihre Rechnungen direkt vom Lieferanten, der gleichzeitig eine Rechnungskopie an die DG Diskontbank weiterleitet. Zweimal im Monat bekommt jedes Hotel von der Bank eine übersichtliche elektronische Aufstellung der eingereichten Rechnungen, prüft deren Richtigkeit und gibt die Beträge zur Zahlung frei.

Die entsprechende ZR-Applikation in Intranews übernimmt die Archivierung und unterstützt die plausible Bearbeitung der Änderungsanzeigen. Der Mitgliedsbetrieb hat somit durch einen einzigen Zahlungsvorgang sämtliche Rechnungen beglichen und kann zudem die Inanspruchnahme von Skonti beibehalten. Über die DG Diskontbank werden alle Lieferantenforderungen garantiert (Delkrederehaftung).

Die Konzeption der elektronischen Informationslogistik von Intranews unterstützt die Einkaufszentralen. Besondere Sendeoptionen erlauben ihnen, ihre Mitglieder und Hotels regelmäßig, aktuell und gezielt mit Informationen und Nachrichten zu versorgen. Die genaue Definition der Empfänger ermöglicht der Zentrale einen besonderen Service. Dazu bietet Intranews verschiedene Möglichkeiten der Definition von Empfängern an:

-Standorte (zum Beispiel einzelne Filialen),

-Standortgruppen (zum Beispiel mehrere Filialen in einer Region) oder - einzelne Profile (zum Beispiel Geschäftsführung).

Dies hat den Vorteil, daß die Mitglieder nur solche Daten und Informationen empfangen, die auch wirklich relevant für sie sind. Nachrichten von allgemeiner Bedeutung werden einfach an das Profil "Alle" gesendet.

Das Best-Western-Progros-Intranet ist in zehn logisch strukturierte Bereiche eingeteilt, in denen es sogenannte Kanäle, eine Art von Unterverzeichnissen, gibt. Diese liefern dem Anwender nützliche Informationen für den Einkauf. Ein Bereich ist das "Betriebsindividuelle Wiedervorlagesystem". Mit diesem System können sich die Mitglieder unter anderem Lieferanten-Angebote auf Wiedervorlage legen und auf diese zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen. Im Bereich "Branchen- news" erhalten die Intranet- Nutzer zum Beispiel regelmäßig die neuesten Informationen und Fakten von namhaften Fachmedien aus der Hotel- und Gastronomiebranche. Aber auch die aktuellsten Nachrichten aus Wirtschaft, Sport und Politik können per Knopfdruck abgerufen werden. Das Intranet garantiert mit diesen Bereichen eine einheitliche Informationsqualität für alle, da nur die aktuellsten Versionen der jeweiligen Lieferanten-, Einkaufs- und Informationsdaten verfügbar sind.

Die Progros-Mitglieder können über das Intranet rund um die Uhr elektronisch einkaufen, aktuelle Lieferantendaten abrufen sowie die Abwicklung der Zentralregulierung selbst vornehmen. Wichtigster Informationsträger ist das elektronische Einkaufshandbuch, in dem sämtliche Progros-Lieferanten detailliert mit ihrem gesamten Produktangebot und allen Lieferantendaten übersichtlich und leicht auffindbar gelistet sind. Dies bedeutet für die Mitglieder des Einkaufsverbands eine bessere und schnellere Vergleichbarkeit der Preise und Angebote. Auch das Prüfen und Freigeben von Rechnungen kann auf elektronischem Wege abgewickelt werden. "Durch das Intranet wird die tägliche Papierflut reduziert, da alle wichtigen Informationen rund um den Einkauf, wie zum Beispiel Einkaufshandbuch, Sonderaktionen der Lieferanten oder auch die selbständige Rechnungsprüfung, über das Intranet abrufbar sind", so Ilzig.

Das Intranet wird den Einkaufsvorgang aber nicht nur vereinfachen, sondern auch verbilligen. Allein die Kosten für einen herkömmlichen Einkaufsvorgang liegen erfahrungsgemäß bei etwa 150 Mark. Das Intranet macht dies für alle Mitglieder preiswerter. Zudem wird der Einkauf den Mitgliedern dahingehend erleichtert, daß sie schneller und auf unkomplizierte Weise an ihre gewünschten Informationen gelangen und die Lieferantenangebote besser vergleichen können.

Bannerwerbung ohne Streuverluste

Im gesamten Datenbestand kann mit Hilfe umfangreicher Suchmechanismen recherchiert werden. Durch die Vorgabe bestimmter Suchkriterien kann das Mitglied die Menge der in Frage kommenden Lieferanten einschränken. Das Suchergebnis informiert ihn über Ansprechpartner, Konditionen und Sortiment. Da die Zentrale die Mitglieder ohne Zeitverlust über sämtliche Änderungen der Daten informiert und deren Datenbanken aktualisiert, sind alle Angaben immer auf dem neuesten Stand. Veraltete Telefonnummern, Adressen oder Konditionen gehören der Vergangenheit an. Auch bei der Suche nach bestimmten Produkten greift das System stets auf aktuelle Daten zurück. Das spart Zeit, Geld und Ärger.

Die Progros-Lieferanten präsentieren in einem elektronischen Katalog ausführlich ihre Produktpalette und die aktuellen Konditionen zu den verschiedenen Produkten. Dies bedeutet für die Mitglieder, rund um die Uhr einkaufen zu können und einen schnellen Überblick über die Produktangebote zu erhalten. Durch regelmäßige Promotions der Lieferanten belebt Progros das Geschehen auf dem elektronischen Marktplatz. Hinzu kommt die Möglichkeit der Bannerwerbung als aktives Werbeelement. Die Lieferanten haben somit, im Gegensatz zum Internet, die Möglichkeit, ihr elektronisches Angebot und ihre Werbung in einem genau definierten Markt zu plazieren. "Dies ist für den Werbenden praktisch ohne Streuverluste möglich. Die Nutzer sind genau definiert", erläutert Wegner von AMG. Da die Kopplung von Werbung auch für verschiedene Intranets möglich ist, ergeben sich für Progros Refinanzierungsmöglichkeiten, und dem Netzbetreiber AMG öffnen sich neue Marktsegmente.

Das Intranet optimiert nicht nur die vertikale Kommunikation zwischen den Zentralen und ihren Mitgliedern, sondern fördert durch eigene Foren und E-Mail auch die horizontale Kommunikation der Mitglieder untereinander.

Der Verband

Der Einkaufsverband Progros (Pro-Großverbraucher- Einkaufsgesellschaft mbH), mit 200 Mitgliedern und etwa 250 Lieferanten einer der größten Einkaufsverbände der deutschen Hotellerie und Gastronomie, ist ein Unternehmen der Dehag Hotel Service AG. Unter deren Dach befindet sich auch die Best Western Hotels Deutschland GmbH, zu der bundesweit 124 Franchisehotels zählen.

Progros ist eine Dienstleistungsgesellschaft, die für mittelständische Hotels, Hotelkooperationen, Hotelketten und Gastronomiebetriebe den Service im Einkauf erbringt. Diese Dienstleistung fällt in der Gemeinschaft effektiver und kostengünstiger aus. Seit 1986 ist die Gesellschaft am Markt. Progros hat das Ziel, ihren Mitgliedern einen günstigen Einkauf zu ermöglichen und gemeinsames Einkaufspotential zu bündeln. Die Entscheidungskompetenz des einzelnen Mitgliedsbetriebes bleibt jedoch stets unberührt. Das Angebotsspektrum deckt die Bereiche des täglichen Einkaufs bis hin zu Investitionsgütern ab. Zu den Mitgliedern zählen nicht nur Best Western Hotels, sondern auch weitere namhafte und große Hotelketten wie Holiday Inn und Lindner Hotels oder auch Einzelhotels wie der Allgäu-Stern in Sonthofen oder das Sauerland-Stern-Hotel.

Angeklickt

Das Intranews-Intranet von Best Western und Progros ermöglicht durch seinen modularen Aufbau die Verbindung beider Unternehmen sowie weiterer verschiedener Interessengruppen und deren Mitgliedern und Lieferanten zu einem zielgruppenspezifischen Marktplatz. Ziel ist, das Intranet - neben der Funktion der Informationsdrehscheibe - als elektronischen Handelsplatz zu etablieren. Die ressourcenintensive Versendung von Informationspaketen per Post oder Fax kann auf diese Weise ersetzt werden. Grundlage für die Entwicklung des Intranews-Intranets bildete das Entwicklungs-Framework "Jack" (Java Application Computing Kit).

Jochen Oehler ist Projektleiter des Intranews-Internet bei Prognos.