Die Notwendigkeit des Einsatzes von EDV-Hotel-Systeme geht aus einer Untersuchung im Bereich der mittelständischen Hotellerie hervor. In Hotels mit Aber 200 Betten sind momentan lediglich in der Hälfte dieser Betriebe elektronische Reservierungssysteme im Einsatz. Nur 20 Prozent der Hotels mit 100 bis 200 Betten verfügen über DV, während die kleineren Hotels und Pensionen sich nur in Einzelfällen des Computers bedienen. Fachjournalist Volker Heiner aus Krefeld beschreibt in seinem Beitrag eine Turnkey-Lösung der CMG. Frankfurt, für ein mittelständisches Hotel.
Nach Untersuchungen im Hotelsektor hat die CMG (Computer Management Group), Frankfurt, speziell für die mittelständische Hotellerie ein DV-System entwickelt, daß jetzt zum Einsatz kommt. Funktionsumfang und Arbeitsaufwand des Anwendungspaketes "Microtel" entsprechen den Anforderungen eines Stadt- oder Ferienhotels in der Größenordnung von 40 bis ungefähr 150 Zimmern. Die Aufgabenbereiche von Microtel umfassen Reservierung, Empfang, Hotelkasse, Gästekartei und Berichtswesen. Diese Bereiche sind intern verbunden und ermöglichen eine automatische Weitergabe und Übernahme von Informationen und Datenfortschreibung.
Das Programm ist in seinem Aufbau so gestaltet, daß es sich an die Hotelorganisation weitgehend anpassen läßt. Im Unterschied zu einem konventionellen Arbeitsablauf finden Mehrfacherfassungen gleicher Tatbestände nicht mehr statt, und alle einmal erfaßten Daten sind jederzeit abrufbar.
Bei Eingabe einer Reservierung wird zuerst die Verfügbarkeit der Übernachtung abgefragt. Automatisch erfolgt die Anzeige alternativer Belegungsmöglichkeiten, bevor die allgemeinen Daten zum Gast eingegeben werden. Somit ist es möglich eine Reservierung direkt am Telefon durchzuführen. Die direkte Verbindung zur Gästekartei erlaubt die Übernahme der Gastinformation auf eine Reservierung.
Die Integration des Systems erfordert bei der Anreise keine Neueingabe der Gastinformationen. Über die Namenssuche läßt sich ein einzelner Name, aber auch Gruppen, anzeigen. Die Zimmerbelegung erfolgt auf der von der Reservierung bekannten Bildschirmmaske. Sollte noch keine Zimmernummer vergeben sein, schlägt Microtel freie Zimmer vor. Wird keine abweichende Eingabe gemacht, wird der Zimmerpreis, basierend auf der Personenzahl, den Stammdaten entnommen, und die Hotelrechnung eröffnet.
Im Kassenbereich ist die Umsatzerfassung auf den Gastrechnungen dem von Registrierkassen bekannten Arbeitsablauf angepaßt, gleichzeitig werden hier die Vorteile eines Mikrocomputers genutzt: automatische Buchung von Logis und Arrangement, einfacher Zimmerwechsel mit Weitergabe der betroffenen Rechnung, Umbuchungen von Rechnung zu Rechnung.
Pro Zimmer können verschiedene Rechnungen angelegt werden, und zwar mit der Möglichkeit unterschiedlicher Benennung für die Mehrfachbelegung eines Zimmers oder für die Trennung der Umsätze eines Gastes. Die Hotelkasse, in ihrer Funktion als Buchhaltung, nimmt automatisch Saldenkontrollen vor druckt Kassierabrechnungen, Umsatzbericht und Debitoren aus und liefert damit Unterlagen für die Hotelverwaltung.
Die Integration der Funktionen bewirkt die automatische Verwaltung der Hotelzimmer. So kann in der Reservierung eine bestimmte Zimmernummer - mit einem Qualitätskennzeichen, ob sie geändert werden darf, gebucht werden; bei der Anreise erfolgt die Belegung und bei Abreise wird - nach Ausdruck der Gastrechnung - das Zimmer automatisch wieder verfügbar gemacht.
Durch manuelle Eingabe erfolgt das Sperren oder die Freigabe eines Zimmers aufgrund innerbetrieblicher Erfordernisse. Dieses Blockieren verhindert das Reservieren beziehungsweise Belegen und wird in der Belegungsübersicht separat ausgewiesen. Es kann für ein einzelnes oder für alle Zimmer, für ein bestimmtes Datum oder für eine Periode durchgeführt werden.
Die Gästekartei bildet einen selbständigen Bereich innerhalb des Gesamtsystems und stellt die Grundlage für eine Reihe wichtiger Serviceaktivitäten dar. Die in der Gästekartei gesammelten Daten dienen als Grundlage für Aktionen und Aktivitäten im Bereich Marketing und Verkauf, werden als Erfolgskontrolle bei Werbeaktionen herangezogen, informieren über Gästekreis und -struktur und ermöglichen den Gästekontakt über den Ausdruck selektierter Adressen. Gleichzeitig kann jeder Mitarbeiter einen Stammgast erkennen und die einmal geäußerten Wünsche sofort erfüllen.