E-Mails, Silodenken & Rotstift
Tipp 2: Schaffen Sie das Papier ab
Wenn die Digitalisierung konsequent betrieben wird, macht sich Papier automatisch überflüssig. Denkt man. Doch das papierlose Büro, das immer wieder beschworen wird, hat sich immer noch nicht durchgesetzt. Trotzdem bin ich optimistisch, dass das in den nächsten Jahren in zunehmendem Tempo geschehen wird. Vielleicht nicht für sensible Dokumente,
Verträge und ähnliches. Aber für Urlaubslisten oder Bestellprozesse gibt es einfach zu bedienende Software, die das Erfassen, das Archivieren und das Teilen von Daten erleichtert - ganz ohne Papier, sicher gespeichert in der Cloud.
Ein Beispiel ist die digitale Personalakte, die unter anderem auch Zeugnisse erfasst. Oder die digitale Rechnung: Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen nach wie vor per Post, obwohl die elektronische Rechnung laut einer Studie von Deutsche Bank Research im Schnitt 11,60 Euro spart. Viele Unternehmen verschicken pro Monat hunderte, manche sogar über zehntausend Rechnungen per Post - und verpulvern so eine Menge Geld.
Tipp 3: Schaffen Sie E-Mails ab
Wie bitte? Sie bekommen täglich hunderte E-Mails und können deshalb unmöglich darauf verzichten? Doch, können Sie, gerade deshalb. In der Kommunikation mit anderen Unternehmen wird uns E-Mail sicher noch viele Jahre erhalten bleiben, doch die Mehrzahl der Mails, die täglich das Postfach füllen, sind von Kollegen oder Partnern, mit denen man einfach nur ein paar Worte wechseln möchte. Der Austausch, wie er früher an der Kaffeemaschine stattfand, läuft heute über E-Mail und das macht es aufwändiger bei gleichzeitig geringerem Nutzen.
Ihr Unternehmen sollte deshalb so etwas wie eine virtuelle Kaffeemaschine einführen. Das sind schlanke Kollaborationsplattformen ähnlich wie Facebook oder Whatsapp, über die sich Teams schnell und direkt austauschen können. Dort kann man abteilungs- oder themenspezifische Gruppen anlegen, über die man sich zielgerichteter austauschen kann. Und alles Wissenswerte zu einem Thema ist an einem Platz.
Noch besser ist nur dieser Tipp: Ersetzen Sie die alte Filterkaffeemaschine durch eine neue Espressomaschine (mit kostenlosem Kaffee) und freuen Sie sich über den wachsenden Austausch unter den Kollegen.
Tipp 4: Machen Sie mobil
Arbeitnehmer wünschen sich mehr Mobilität im Arbeitsalltag. So wollen Außendienstmitarbeiter unterwegs mittels Smartphone oder Tablet vollen Zugriff auf ihren Schreibtisch haben, viele Arbeitnehmer sehen das mobile Computing - das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten - als Bereicherung an, außerdem erhöhe es die Arbeitseffizienz. Der Arbeitgeber muss die Voraussetzungen schaffen - mit Daten und Prozessen, die durchgängig digitalisiert und über die Cloud aus dem Internet erreichbar sind. Für immer mehr Erfordernisse im Arbeitsalltag gibt es heute einfach zu bedienende mobile Apps, etwa zur Reisekostenabrechnung oder für den Urlaubsantrag.
Tipp 5: Bekämpfen Sie das Silodenken
Meine Abteilung, mein Projekt, mein Herrschaftswissen. Viele Mitarbeiter denken so, weil sie es so gewohnt sind und weil die Strukturen dieses Denken fördern. Und weil es schwer aufzubrechen ist. Zum Glück helfen die oben genannten Maßnahmen wie Digitalisierung und Neuordnung von Prozessen dabei. Denn Software kennt keine Abteilungs- und Wissensgrenzen, sondern schafft neue Strukturen, die an den tatsächlichen betrieblichen Erfordernissen ausgerichtet sind. Ein Beispiel: In einem Unternehmen mit gewerblichen Kunden, das einen Onlineshop betreibt, müssen IT-Abteilung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Produktion zwangsläufig zusammenarbeiten, denn sie arbeiten mit denselben Daten.
Tipp 6: Moderne Arbeitswelten als Voraussetzung für Talente
Junge Mitarbeiter - und gerade die talentiertesten - achten bei der Auswahl des Arbeitgebers nicht nur auf gute Reputation, Karrieremöglichkeiten und Work-Life-Balance. Durch die zunehmende Verschmelzung von Privat- und Berufsleben kommt der Unternehmenskultur, auch geprägt von den Abläufen im Unternehmen und den dabei verwendeten Medien, zunehmende Bedeutung zu. Nicht allein das gebotene Gehalt ist entscheidend, sondern das Gesamtpaket. Und dabei insbesondere Art und Ort zu arbeiten. Unternehmen, die hier nicht modern aufgestellt sind, werden im Kampf um die Talente am Markt nicht gewinnen können.
Nun mag sich manch Unternehmer denken: "Das ist doch alles zu teuer und zu aufwändig". Das hören wir vor allem von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Keine Frage: Die genannten Maßnahmen erfordern gewisse Investitionen in Zeit und Geld. Nach den allgemeinen Erfahrungen machen sich die Maßnahmen zur Straffung von Abläufen und zur Digitalisierung aber schon nach wenigen Monaten bezahlt. Sich diese Investitionen zu sparen, würde nur die Bürokratiemonster stärken - die im eigenen Haus und die aus staatlicher Aufzucht. (hal)