In den letzten zwei Jahren ist es recht ruhig geworden um die Datenausgabe direkt auf Mikrofilm. Allzu optimistische Erwartung sowohl auf Hersteller- als auch auf Anwenderseite - da wurde schon vom aktenlosen Büro geträumt ist einer realistischen Betrachtungsweise mit etwas weniger Euphorie gewichen. Der Papieroutput ist nicht tot zu kriegen, und COM muß seinen Platz als dritte Ausgabe-Technik auch neben den verstärkt zum Einsatz kommenden Bildschirm-Lösungen behaupten.
Immer mehr Anwender nutzen die Vorteile des Computer Output on Microfilm: Raumersparnis, sinkende Papierkosten, besserer Systemdurchsatz und schneller Zugriff auf Informationen. Vier von ihnen berichten. hö
Helmut Meßner, Stellvertretender EDV-Leiter, Deutsche Lloyd Versicherungsgesellschaft, München
Im Jahre 1971 haben wir ein COM-System Memorex 1603 angemietet. 1974 wurde das System aufgrund der günstigen Konditionen, die uns der Hersteller angeboten hatte, käuflich erworben. Heute hat sich dieser Kauf vollkommen amortisiert.
Grund für den Einsatz von COM waren ursprünglich unsere Adreßbücher, in denen alle Informationen über Kunden in alphabetischer Namensfolge enthalten sind. Diese computergedruckten Bücher wurden früher in einem bestimmten Raum ausgelegt - natürlich in begrenzter Anzahl - und jeder aus dem Haus - ganz gleich, welche Abteilung -, mußte praktisch "anstehen", um an die Daten heranzukommen. Das brachte ineffizientes Arbeiten, lange Leerläufe und Verzögerungen bei Anfragen. Durch die Übernahme dieser Adreßbücher auf Mikrofilm - aufgespult auf Memorex-Kassetten, die gegenüber anderen Rollfilmverfahren den Vorteil haben, daß der Film nach dem Suchen nicht mehr zurückgespult werden muß - steht jetzt allen Abteilungen ihr eigenes Adreßbuch zur Verfügung. Zudem können wir diese Adreßbücher jetzt monatlich in 15facher Ausfertigung an unsere Filialen senden, - bei dem vorherigen Volumen der Bücher war das gar nicht möglich.
Heute werden weitere "Adreßbücher", und zwar "Sach-Adreßbuch", "Lebens-Adreßbuch" und ein "Konzern-Adreßbuch" gleichzeitig geschrieben und mitverfilmt. Insgesamt haben wir heute 30 Bildbetrachter bei unseren Niederlassungen und 20 im Hause stehen. Weitere Arbeitsgebiete, die bereits verfilmt werden, sind die Anomaliekartei, die Sonderwagniskartei, die Provisionsabrechnung, die Buchungslisten komplett mit allen monatlichen Buchungen, der Rückversicherungbestand sowie eine Tagesliste aller Versicherungen, von denen wir Geld erwarten. Letztere ersetzt praktisch eine TP-Anwendung in unserem Hause.
Die COM-Anlage ist online angeschlossen an ein System IBM 360/40.
Die Einsparungen liegen ganz klar auf der Hand: bereits bei der Einführung konnten wir im ersten Monat 4000 Mark einsparen, danach haben wir gar nicht mehr weitergerechnet.
Und der Platzbedarf: anstelle eines 50 Meter hohen Listenturms pro Monat bringen wir sämtliche Daten in elf Lochkartenkartons inklusive der Kassetten unter.
Adolf Plank, Leiter der EDV-Abteilung, Firma Stahlgruber, München
In unserem Hause wurde bereits vor etwa dreieinhalb Jahren mit der Mikroferfilmung auf COM begonnen, und zwar in einem Service-Center in München.
Die erste Anwendung, die auf COM übernommen wurde, war die "Artikelveränderung", also alle Konten im gesamten Firmenbereich, die den Artikelbestand betreffen und ihn verändern. Vor Einführung der COM-Technik ergab die Artikelveränderung einen Papierberg von ungefähr zwei Meter Länge und sechs bis sieben Meter Höhe im Jahr, durch die langen Druckzeiten wurde der Computer blockiert. Zudem war ein Arbeiten mit diesem Riesenstapel von Listen für unsere Mitarbeiter fast unzumutbar, so daß letztlich diese Listen kaum noch eingesehen wurden.
Als nächster Bereich wurde die numerische Ablage der Rechnungen im Service verfilmt. Bei Stahlgruber werden jährlich etwa eine Million Rechnungen erstellt, das gibt eine Ablage von jährlich rund 1000 Ordnern, die sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. Heute hat sich die Ablagefläche pro Jahr auf eine halbe Schreibtischschublade reduziert, in der die Mikrofiches aufbewahrt werden. Die mühsame manuelle Ablage sowie die Papier- und Ordnerkasten fallen weg.
Ebenfalls auf Mikrofilm aufgenommen wird das Debitorenkonto, das jeden Monat vom Jahresanfang kumuliert den Sachbearbeitern zur Verfügung steht.
Für die letzten beiden Sachgebiete war vor Verfilmung die Genehmigung vom Finanzamt einzuholen, die wir sehr schnell erhielten, da es auch für die Buchprüfer angenehmer ist, Mikrofiches zu kontrollieren als Unmengen von Akten herumzuschleppen.
Derzeit stehen im Haus 18 Bildbetrachter, davon drei Betrachter-Drucker mit Kopiereinrichtung. Von Einführung von COM hatten wir einmal die Kosten durchkalkuliert und sind bereits im ersten Jahr auf eine Einsparung von 100 000 Mark gekommen. Nachdem sich unsere Zahlungen an das Service-Center mit jährlich 60 000 Mark etwa konstant halten, bestand für uns keine Notwendigkeit mehr, die Kosten genau nachzukalkulieren. Gespart wird auf alle Fälle eine Menge: am Papier, am Personal, am Lagerplatz und an Maschinenzeit.
Erwin Bossert, Abteilungsdirektor der Volksbank Pforzheim, Pforzheim
Seit November 1974 steht in unserem Hause eine eigene COM-Anlage der Firma Kodak. Mikrofilm-Erfahrung haben wir allerdings schon seit etwa zwei Jahren durch die Belegverfilmung auf Rollfilm. Für die COM-Technik haben wir uns entschlossen, da wir als Bankbetrieb unheimlich große Papiermengen auszudrukken hatten, wie zum Beispiel die, Monatslisten, die nach den gesetzlichen Vorschriften zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. So fielen Tausende von Mark allein für den Papierverbrauch pro Jahr an.
Wir haben gar nicht erst den Weg über ein Service-Unternehmen eingeschlagen, sondern gleich ein eigenes COM-System gekauft, da neben den Monatslisten auch die Tageslisten sofort auf Mikrofilm übernommen werden, die sofort am nächsten Morgen dem Bankbetrieb zur Einsicht bei Rückfragen aller Art - extern oder intern - vorliegen müssen.
Bei der Einführung des Systems wurden in alle druckintensiven Programme, Unterprogramme eingefügt. Zudem wurden wir in der Anlaufphase weitgehend vom Hersteller unterstützt.
Neben den Kosteneinsparungen für Papier war der geringe Lagerplatz für Mikrofilm ein wesentlicher Grund für den Einsatz des COM-Systems. Bereits heute stehen bei uns Regalfluchten aus der "Vor-COM-Zeit", die fast nur noch auf Rollschuhen schnell erreicht werden können. Vor Einführung des COM-Verfahrens hatten wir einen Jahresbedarf an Tabellierpapier von etwa 200 000 Blatt. Heute benötigen wir nur noch 50 Prozent davon.
Inzwischen wurde noch ein Bereich auf COM übernommen und zwar die Dispositionsunterlagen in Form von Mikrofiche für unsere Offline-Stellen, an die wir täglich die Kontostände senden. Weitere Anwendungsgebiete sind in Vorbereitung. Zudem denken wir daran, die COM-Anlage unseren Kunden im Service anzubieten.
Lothar Fleer, Prokurist Rechenzentrale Bayerischer Genossenschaften EG, München
Unser Unternehmen ist als genossenschaftliches Service-Unternehmen hauptsächlich für die bayerischen Volksbanken und Raiffeisenbanken tätig.
Die Verarbeitung von täglich über einer Million Buchungsposten erfolgt in der Nacht, damit den Kunden bei Schaltereröffnung am nächsten Morgen die Unterlagen zur Verfügung stehen. Ohne die Möglichkeit des COM-Verfahrens hätte die Zahl unserer Schnelldrucker erheblich erhöht werden müssen.
Wir kommen jetzt bereits in unser viertes "COM-Jahr". Zunächst führten wir die Verfilmung der Monatskonten ein. Die Verarbeitung erfolgte im Service, da die Anlaufkosten mit Eigenanlagen und das technische Risiko zur damaligen Zeit noch zu hoch waren. Seit Anfang 1974 arbeiten in unserem Rechenzentrum zwei eigene COM-Geräte. Mit den Datagraphix-Recordern verfilmen wir augenblicklich etwa 2,5 Millionen Seiten im Monat. Da regelmäßig hohe Spitzenbelastungen aufgefangen werden müssen, haben wir die freie Kapazität für Service-Arbeiten auf Basis der Kostendeckung genutzt.
Hier sind wir an der Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmen interessiert. Ohne den Einsatz der COM-Technik wäre für uns - trotz höherer EDV-Mieten - kaum der enge Terminplan zu halten.
COM ist für unser Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Als alleiniges Ausgabemedium wird es sich allerdings wohl nicht durchsetzen.