AUSGELÖST wurde die Suche nach einem neuen Softwaresystem beim Gewürzmittelhersteller AVO durch den Außendienst. „Das war unser größtes Sorgenkind: Weder hatten die Vertriebsmitarbeiter draußen aktuelle Zahlen, noch waren sie mit der Unternehmenssoftware integriert“, berichtet Wolfgang Schaber, Leiter Organisation + DV bei dem 300-Mitarbeiter- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 55 Millionen Euro. Der Hintergrund: Die alte IT-Installation bestand aus Fibu- und Lohn- Standardprogrammen (ehemals von IBM vertriebenen Paketen) und eigenentwickelten Individuallösungen für Vertrieb, Lager, Fertigung und Außendienst. Das System war über die Jahre immer wieder modifiziert worden und immer schwieriger zu pflegen. JedeWoche wurden damit 40 000 Ordersätze gedruckt und an den Außendienst verschickt. Mit einer Bestellmenge versehen, konnten diese ins Werk zurückgesendet werden, wo sie erneut erfasst wurden.„Wir hatten einen doppelten Erfassungsaufwand bei Aufträgen, riesige Papierberge, beträchtliche Versandkosten und lange Lieferzeiten“, so Schaber. Stattdessen sollten die mit Notebooks ausgestatteten 70 Mitarbeiter künftig über tagesaktuelle Informationen verfügen, Aufträge elektronisch erfassen und an die Zentrale senden.
Zunächst musste die Außendienstanwendung von Soft M jedoch für spezifische Anforderungen weiterentwickelt werden. Das galt vor allem für die Arbeit mit individuellen Preisen. „Dieser Punkt ist geklärt: Heute wird bestellt und morgen ausgeliefert“, sieht Schaber seine Erwartungen in das Außendienstsystem erfüllt.Fast zwei Drittel aller Aufträge werden inzwischen von Außendienstlern vor Ort mit Notebooks erfasst und abends per Telefonleitung in die Zentrale gesendet. Dabei werden auch aktuelle Daten vom Server empfangen. „Mit Wegfall der doppelten Auftragserfassung gewinnen wir mindestens einen ganzen Tag.“
Parallel zur Einführung und Anpassung des Außendienstprogramms, die etwa zwei Monate dauerte, begann man sich beiAVO mit der integrierten Business-Software von Soft M zu beschäftigten. „Wir haben uns auch für den Innendienst nach einer Lösung umgesehen“, berichtet Schaber. Vom Vertragsabschluss über eine umfassende Prozessanalyse, Implementierung der Software und Schulung der Mitarbeiter bis zum Produktivstart vergingen acht Monate. Heute setzt man fast das gesamte Lösungsspektrum von Soft M ein - mit Auftragsverwaltung, Lager, Einkauf, Kalkulation, Fibu, Vertrieb, Reporting und Dokumenten- Management. „Dass die verschiedenen Module von einem einzigen Anbieter stammen, ist für mich von Vorteil: Ich habe einen Ansprechpartner und kann die Zusammenhänge besser überschauen“, so Schaber. Zufrieden ist er auch mit dem Preis. „Mit 350 000 Euro für Software und Beratung dürften die Gesamtkosten deutlich unter denen vergleichbarer Projekte liegen.“ (uk)
