Lync und OneNote sind die neuen Produktivitätstools

"Lync und OneNote sind jetzt Produktivitätstools geworden, wie wir uns das vorher gar nicht vorgestellt haben", beobachtet Eder, "die Mitarbeiter kommen von selbst und fragen, ob sie nicht mehr Sharing machen können." OneDrive war als Ablösung der Homeshares von Anfang an mit im Paket, die Nutzer verfügen über keine Homelaufwerke mehr.

Eders Blick nach vorne richtet sich jetzt auf Sharepoint und ein geplantes neues Intranet im Dezember. Das wird der nächste große Sprung, ist er überzeugt. "Wir haben lang an der Konzeption von Sharepoint gearbeitet und rollen das jetzt aus, etwa 200 Seiten sind bereits live."

6000 Nutzer an 32 Standorten

Ein Blick auf die Roadmap zeigt, dass derzeit rund 3100 User an 16 Standorten migriert sind, insgesamt geht es um 6000 Nutzer an 32 Standorten. Die Hälfte ist also geschafft. Eder bezeichnet den Wechsel auf Office 365 als "reibungslos". Hier kommt der Unternehmens-IT die private IT-Nutzung zugute, glaubt er. Auch die älteren Mitarbeiter hätten zu Hause ihren Account bei Amazon oder bei Web.de und wüssten, dass sich eine Benutzeroberfläche eben mal ändert.

Natürlich verspricht sich das schwäbische Unternehmen Kostenvorteile von der Umstellung. Die zu beziffern, ist zum jetzigen Zeitpunkt aber noch zu früh, sagt Eder. Der Business Case verfolge einen anderen Ansatz: Vor allem die Modernisierung der Workplaces gemäß "State of the Art" stand im Vordergrund. Klar ist, dass mit dem Wechsel in die Cloud weltweit lokale Infrastruktur eingespart wird, ebenso Administration und damit Personalkosten.

"WhatsApp ist verboten"

Den großen Vorteil erwartet Eder in puncto Geschwindigkeit beim Rollout neuer Lösungen. Ein weiterer Aspekt ist die leichtere Integration mobiler Endgeräte. Die meisten Angestellten arbeiten mit dem iPhone, einige mit dem iPad. Seit rund einem Jahr gibt es das WindowsPhone - und noch immer einige alte Blackberrys. Die Geräte gehören dem Unternehmen und werden auch so gehandhabt, also samt Mobile Device Management-Lösung und Policies. "WhatsApp ist verboten", stellt Eder klar. Hartmann lässt die Mitarbeiter unterschreiben, dass sie über die Nutzungsrichtlinien aufgeklärt wurden.

Wunder Punkt Datenschutz und Sicherheit in der Cloud

Ein weiterer wunder Punkt kreist um Sicherheit und Datenschutz in der Cloud. "Hier gibt es eine Gefühlslage und eine rechtliche Lage", stellt Eder fest. Nach eingehender Prüfung der Verträge durch externe Spezialisten wurden diese für gültig befunden. Hartmann ordnet seine Daten in vier Klassen ein, Informationen aus der höchsten Klasse - etwa Patientendaten - dürfen nicht in Office 365-Diensten gespeichert werden. Mitarbeiter dürfen diese daher auch nicht per Mail versenden.

Die Entscheidung für Microsoft fiel bei der Paul Hartmann AG schnell. Als mögliche Alternative galt lediglich IBM. An die Vollständigkeit der Microsoft-Lösung reichte aber dessen Angebot nicht heran. "IBM hat jetzt mit einer Plattformlösung nachgezogen", erkennt aber Matthias Seidl von Hartmanns externer Beraterfirma Lexta an.

Im Rückblick würde Eder nicht viel ändern wollen. "Ich würd's gern schneller machen", schmunzelt er, "aber dafür müsste man natürlich auch mehr Geld in die Hand nehmen."