Die fünf Unternehmensbereiche der Haniel Holding mit mehr als 800 Unternehmenseinheiten müssen seit einigen Jahren gemäß den International Financial Reporting Standards (IFRS) bilanzieren (siehe Kasten "Warum IFRS?"). Dazu wird das für den Konzernabschluss erforderliche Zahlenmaterial über das Konsolidierungswerkzeug SAP SEM-BCS (Strategic Enterprise Management-Business Consolidation Services) strukturiert erfasst und verarbeitet. Doch zur Verwaltung von Anhangsinformationen, die wichtige Erläuterungen zu den Bilanzen enthalten, eignet sich diese Software kaum. Insbesondere Kommentare zu Art und Dauer von Abschreibungen lassen sich nicht einfügen.

Erfassung an drei Stellen

Um dieses Problem zu lösen, erweiterte Haniel im Jahr 2004 zunächst das Konsolidierungswerkzeug um einen Excel-basierenden Formularsatz, in den sich die ergänzenden quantitativen Daten und qualitativen Informationen von den Unternehmensbereichen und Einzelgesellschaften eintragen ließen. Zusätzlich wurde das Gros der rein quantitativen Anhangsinformationen in Statistikkonten einer separaten SEM-Version geführt.

Doch nach zwei IFRS-konformen Konzernabschlüssen mit dieser Lösung zeigte sich, dass auch diese kombinierte Erfassung an drei Stellen nicht optimal war. "Wir hatten keine Möglichkeit, quantitative und qualitative Daten strukturiert miteinander zu verbinden", blickt Patrick Lange, Projektleiter in der zentralen IT bei Haniel, zurück. Vielmehr entstand ein hoher manueller Abstimmungsaufwand, und die Integration in den Konsolidierungs- und Berichtsprozess war erschwert. Zusätzlich drohten aufgrund der Beschränkungen der Excel-Formulartechnik weitere Nachteile, denn die aus über 800 zu konsolidierenden Einheiten anfallende Informationsmenge ist riesig und lässt sich mit einer rudimentären Versionsverwaltung und mangelhaften Auswertungsmöglichkeiten nicht bewältigen. Beispielsweise ließ sich nicht auflisten, welche Informationen Einzelgesellschaften eines Unternehmensbereiches zu einem ausgewählten Vorgang angegeben hatten. Ebenso wenig wurden Auswertungen über mehrere Jahre oder über mehrere Einzelgesellschaften hinweg unterstützt.

Vor gut zwei Jahren musste Haniel daher den Umgang mit den IFRS-Anhangsangaben (Erfassung und Verwaltung) nochmals überdenken. Die Suche nach einer entsprechenden Softwarelösung für die SAP-SEM-bezogene Anhangsverwaltung blieb indes erfolglos, und auch von SAP war in überschaubarer Zeit keine Abhilfe zu erwarten. "Die zentrale Betriebswirtschaft und die IT-Abteilung entschlossen sich deshalb, eine eigene Lösung für das Anhangs-Management zu entwickeln", blickt Projektleiter Lange zurück. Hierzu schloss man eine Entwicklungspartnerschaft mit dem Duisburger IT-Dienstleister Cundus AG, der bei Haniel bereits in diversen SAP-bezogenen Projekten tätig war.

Standard statt proprietär

Haniel steuerte die Ideen und das bilanztechnische Know-how zum Design der Lösung bei. Die Basisarchitektur und die technische Konzeption der Software, die in Anlehnung an die neue Rechnungslegung bei Haniel den Namen "Cundus iasNotes erhielt", verantwortete der IT-Dienstleister. Eine Anforderung an die künftige IFRS-Lösung war dabei, dass sie den kompletten Prozess - von der Erfassung einer Einzelgesellschaft bis zur Konsolidierung auf Konzernebene - abbildet. Zudem sollte sie eine direkte Verbindung zur Bilanz und GuV (Gewinn und Verlustrechnung) in SAP SEM-BCS schaffen und es ermöglichen, Beträge, Werte, Kommentare und Erläuterungen in einer Umgebung zu erfassen.

Ferner bestand Einvernehmen darüber, keine Individuallösung zu schaffen, sondern eine Standardanwendung, die sich später auch von anderen Konzernen für das Management der IFRS/IAS-Anhänge verwenden und vermarkten ließe. Die durchgängige Nutzung von SAP-Netweaver-Technik sollte die Release-Fähigkeit und Wartbarkeit der Lösung sicherstellen. Im Einzelnen basiert Cundus iasNotes auf einer Framework-Architektur mit dem SAP-Applikations-Server als Ablaufumgebung. Die Software ist in das Berechtigungskonzept des "SAP Enterprise Portal" integriert, Informationen und die Business-Logik liegen zentral im "SAP Business Information Warehouse", oder anders gesagt: Sie liegen im SAP-Schema der Datenbank vor und nutzen die Abap-Laufzeitumgebung. Die im Juli 2007 erhaltene Zertifizierung "Powered by SAP Netweaver" unterstreicht die Release-Fähigkeit der Anhangslösung.

Komplette Workflow-Steuerung

Im Kern der Software arbeitet eine Formular-Engine, mit der sich Inhalte jeder Art entlang einer Konzernstruktur erfassen lassen. Web-basierende Anhangsformulare werden mit der integrierten Workflow-Steuerung verteilt, ausgefüllt und anschließend wieder entsprechend der Unternehmenshierarchie zusammengefasst. Der hinterlegte Prozess beginnt auf oberster Konsolidierungsebene - der Holding - mit dem Zusammenstellen der IFRS-Anhangsformulare, die die verantwortlichen Stellen in den einzelnen Unternehmensbereichen nach Bedarf anpassen und an die untergeordneten organisatorischen Einheiten verteilen. Nach dem Erfassen werden die Formularinhalte zunächst mit den Werten aus dem SAP SEM-BCS (zum Beispiel GuV-Beträge) validiert. Der Abgleich zwischen GuV-/Bilanzdaten und Anhangsangaben auf Konsistenz und Vollständigkeit ist somit gewährleistet. Nach der Freigabe werden die Formulare auf höheren Konsolidierungsebenen automatisch aggregiert und gegebenenfalls um weitere Anhangsinformationen ergänzt. Zum Abschluss liegen auf Holding-Ebene die notwendigen Anhangsinformationen aller Einzelgesellschaften und Konsolidierungskreise gebündelt vor. Zusätzliche Transparenz und Unterstützung verschafft das integrierte Berichtswesen, mit dem sich druckoptimierte PDFs auf jeder Ebene erstellen lassen.

Seit August 2007 ist der Rollout an die 400 Anwender in den fünf Unternehmensbereichen abgeschlossen. Fachabteilungen schätzen vor allem die intuitive Bedienung. "Wir erwarten mehr Transparenz, schnellere Prozesse sowie eine bessere Organisation und Ausgestaltung der Abläufe. Der laufende Abgleich der Anhangsdaten mit den Informationen aus SAP SEM-BCS verbessert zudem die Qualität der Anhangsangaben weiter und macht sie schneller verfügbar", resümiert Lange.